Gestion de la documentation Qualité

Notre module Qualité pour Alfresco propose les fonctionnalités suivantes :

  • la production de la documentation Qualité :
    • gestion du cycle de vie
    • création, modification, suppression
    • workflows de validation / approbation , de modification, de diffusion, de révision
  • la diffusion des documents et leur consultation.

Le module assure donc les fonctions de production de la documentation Qualité, selon des processus de validation et de diffusion, permettant la traçabilité des actions. Les processus sont historisés : Chaque document Qualité dispose de son historique complet: liste des processus effectués sur le document (la création, les modifications, les révisions). Le détail de chaque processus est accessible depuis le document Qualité : détail des étapes du processus, acteurs de chaque étape.

Les acteurs potentiels de la production des documents sont définis dans des groupes d’utilisateurs : gestionnaire Qualité, rédacteurs, validateurs, approbateurs. Ils sont sélectionnés à la création du document, et sont mémorisés afin d’être proposés comme acteurs des processus futurs de modification.

Les processus sont paramétrables : choix du nombre d’acteurs et d’étapes de validation, choix des alertes Mails, modes « création rapide » et « diffusion rapide »,  ..

La diffusion s’accompagne d’alertes Mails paramétrables, les mails permettent de valider la tâche et de consulter le document. Les gestionnaires Qualité peuvent consulter la liste des utilisateurs cibles de la diffusion, avec indication du statut de lecture.

La consultation des documents se fait sur un site Share, qui permet aux utilisateurs de retrouver leurs documents:

  • par navigation arborescente,
  • par recherche sur mot-clé,
  • par recherche multicritère, intégrant des métadonnées permettant de qualifier le domaine d’appartenance du document.

Les documents peuvent être lus directement en ligne, via la visionneuse intégrée à Alfresco, ou être téléchargés sur le poste de l’utilisateur.

Le module intègre de nombreuses autres fonctionnalités : possibilité de poser une question sur un document, fonction d’export selon l’état du document, éléments graphiques de mise en évidence de l’état des documents …

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Alfresco Enterprise 4 : quelles améliorations attendre ?

La première version Alfresco Communautaire (4.0a) est déjà disponible alors qu’Alfresco Enterprise est prévu pour la fin de l’année. StarXpert lève le voile sur les nouveautés qui caractérisent la prochaine version majeure d’Alfresco.

L’équipe d’Alfresco a mis l’accent sur trois sujets :

  • améliorer l’ergonomie d’Alfresco
  • enrichir les fonctions de réseau social d’entreprise
  • faciliter le déploiement et l’administration

Au titre de ces 3 sujets, les améliorations relevées par StarXpert sont :

  • le glisser-déplacer pour déposer des fichiers, pour déplacer des fichiers
  • l’édition en ligne des propriétés des documents
  • des possibilités de tri accrues
  • la refonte du calendrier,
  • une intégration avec Twitter, YouTube, Facebook, des fonctions de suivi des personnes et des contenus, des notifications email sur abonnement,
  • une nouvelle console d’administration (gestion des tags, des workflows, configuration…),
  • le remplacement de l’indexation Lucene par le moteur de recherche Solr. Ceci apporte des améliorations notables sur les capacités de recherche, ainsi que sur les performances d’Alfresco.

On note aussi sans surprise l’arrivée du moteur de Workflow Activiti, qui était déjà annoncé pour cette version.

Autre grande nouveauté, Alfresco Team est un outil dédié permettant d’étendre le travail collaboratif sur les contenus au terminal mobile. Alfresco le considère comme un un point clé de l’avenir. L’ECM pourra ainsi tirer partie de la révolution concernant la diffusion d’outils nomades apportée notamment par Apple (iPhone, iPad).

Activiti et Bonita : tour d’horizon des solutions de BPM open source

Il existe deux principales solutions open source permettant de modeler et de mettre en place un processus BPM : Activiti, bénéficiant du soutien d’Alfresco, et Bonita. StarXpert a préparé un livre blanc gratuit permettant de mieux comprendre Activiti et de le comparer à Bonita. Cet article fournit un aperçu rapide.

Activiti

Activiti est un projet open source de gestion des processus métier (BPM), lancé en 2010 sous licence Apache, pour implémenter le nouveau standard BPMN 2.0 de l’OMG (Object Management Group) et pour permettre de supporter de manière optimale les nouveaux défis technologiques comme l’interopérabilité et le mode cloud.

Géré sous une marque indépendante, Activiti fonctionne indépendamment du système ECM open source Alfresco. Entièrement pensé comme un moteur BPM léger et aisément intégrable, Activiti est également conçu pour fonctionner au sein d’environnements cloud évolutifs. Il est publié sous licence Apache 2.0, permettant notamment d’encourager l’utilisation et l’adoption du BPMN 2.0, standard en cours de finalisation par l’OMG.

Activiti comprend différents composants :

  • Activiti Engine
  • Activiti Modeler les fichiers du déploiement.
  • Activiti Explorer
  • Activiti Cycle

Bonita

Bonita, développé par Bonita Open Solution (bonitaSoft), combine trois solutions en une: un studio de création de processus, un moteur de BPM et une interface utilisateur final. Bonita Open Solution offre une solution simple, intuitive et graphique. Le déploiement d’un processus est relativement facile via des menus depuis le studio BonitaSoft. BonitaSoft est conçu pour les utilisateurs/développeurs. Il dispose d’une interface appelée « connecteurs » et qui permet de rajouter l’aspect technique aux activités. A ce jour un nombre important de ces connecteurs est développé et mis à disposition par la communauté. Ceux-ci permettent de communiquer avec une base de données, un web service, une GED, etc.

Un utilisateur peut effectuer des taches de suivi ou d’administration. Cette interface ressemble au module activiti-explorer dans sa partie d’administration.

Activiti vs Bonita

Activiti, lancé seulement en 2010, s’améliore à une vitesse phénoménale. Cependant, Activiti reste un outil s’adressant uniquement aux développeurs. En effet, s’il permet une grande flexibilité, il souffre d’être peu intuitif et donc peu accessible aux usagers autres que développeurs.

De son côté, Bonita reste un outil complet pour faire du BPM, et surtout plus facile à utiliser par les non-développeurs.

En savoir plus

Téléchargez gratuitement le livre blanc  » Découverte d’Activiti et comparaison avec Bonita « 

Activiti prend le relais de jBPM

Les nouvelles normes BPMNv2 (Business Process Model and Notation v2) qui régissent les applications de gestion de processus métier apportent des changements majeurs, puisqu’au delà d’une représentation graphique commune, elles définissent les sémantiques d’exécution ainsi qu’un format commun d’échange. Une des répercussions est l’abandon du projet jBPM au profit du projet Activiti, né il y a moins d’un an, et se conformant aux nouvelles normes. Pour être plus précis, Activiti prend le relais de jBPM, le chef de projet d’Activiti (Tom Baeyens) n’étant autre que le fondateur de jBPM, tandis qu’Activi sort sa première version majeure sous le nom d’Activiti 5.0, faisant suite à la version 4 de jBPM.

jBPM est pour le moment conservé dans Alfresco, cependant un outil de migration vers Activiti devrait logiquement bientôt voir le jour, puisque le nouveau standard de workflow BPMNv2 sera prochainement adopté par Alfresco. Alfresco est fortement impliqué dans l’avenir des BPMN puisqu’il a participé à la rédaction des normes BPMNv2 et fournit 8 des développeurs du projet Activiti, dont Tom Baeyens.

Activiti offre une interface de modélisation pour Eclipse ainsi qu’une interface de modélisation web (réalisée par Signavio, lequel vend une version en SaaS). Activiti 5.0 est parfaitement fonctionnel et permet de travailler avec Alfresco par le biais d’OpenCMIS. A terme, Activiti sera capable de gérer les processus de conception de workflows, les workflows d’entreprise ainsi que les workflows d’administration de serveur.

Le moteur d’Activiti est fourni sous licence Apache et peut être embarqué dans une application web. La solution est intégrée à Grails, tandis que des applications iPhone et Android sont en cours de développement. Un des points marquants réside dans la capacité d’Activiti à piloter un workflow en utilisant des valeurs présentes dans un classeur xls.

Activiti rejoint ainsi les rangs des applications implémentant BPMNv2, dont fait partie son concurrent Bonita.