Gestion de la documentation Qualité

Notre module Qualité pour Alfresco propose les fonctionnalités suivantes :

  • la production de la documentation Qualité :
    • gestion du cycle de vie
    • création, modification, suppression
    • workflows de validation / approbation , de modification, de diffusion, de révision
  • la diffusion des documents et leur consultation.

Le module assure donc les fonctions de production de la documentation Qualité, selon des processus de validation et de diffusion, permettant la traçabilité des actions. Les processus sont historisés : Chaque document Qualité dispose de son historique complet: liste des processus effectués sur le document (la création, les modifications, les révisions). Le détail de chaque processus est accessible depuis le document Qualité : détail des étapes du processus, acteurs de chaque étape.

Les acteurs potentiels de la production des documents sont définis dans des groupes d’utilisateurs : gestionnaire Qualité, rédacteurs, validateurs, approbateurs. Ils sont sélectionnés à la création du document, et sont mémorisés afin d’être proposés comme acteurs des processus futurs de modification.

Les processus sont paramétrables : choix du nombre d’acteurs et d’étapes de validation, choix des alertes Mails, modes « création rapide » et « diffusion rapide »,  ..

La diffusion s’accompagne d’alertes Mails paramétrables, les mails permettent de valider la tâche et de consulter le document. Les gestionnaires Qualité peuvent consulter la liste des utilisateurs cibles de la diffusion, avec indication du statut de lecture.

La consultation des documents se fait sur un site Share, qui permet aux utilisateurs de retrouver leurs documents:

  • par navigation arborescente,
  • par recherche sur mot-clé,
  • par recherche multicritère, intégrant des métadonnées permettant de qualifier le domaine d’appartenance du document.

Les documents peuvent être lus directement en ligne, via la visionneuse intégrée à Alfresco, ou être téléchargés sur le poste de l’utilisateur.

Le module intègre de nombreuses autres fonctionnalités : possibilité de poser une question sur un document, fonction d’export selon l’état du document, éléments graphiques de mise en évidence de l’état des documents …