Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Le projet de Gestion des conventions sous Alfresco avait pour but d’améliorer les processus de création et de suivi des conventions établies entre un établissement public et ses partenaires. Il permet de :

  • Instruire les demandes venant des directions Métiers
  • Partager les conventions et documents associés
  • Anticiper les fins de contrats et les renouvellements

Les conventions impliquent :

  • les directions Métiers de l’établissement public ; la création d’une convention se fait à leur initiative
  • le service juridique, qui doit valider les nouvelles conventions et avoir une vision globale des conventions existantes
  • le ou les partenaires avec lesquels la convention est établie.

Le schéma de principe de ce module est le suivant :

Les documents de convention sont stockés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share), dans une arborescence qui est créée automatiquement. Une nomenclature a été définie pour le nommage des dossiers de l’arborescence et pour les documents qui y sont stockés.

Les échanges avec les partenaires pour établir le contenu de la convention restent hors de la plate-forme GED Alfresco ; l’ouverture vers une édition collaborative est techniquement possible avec Alfresco, elle nécessite d’ouvrir la plate-forme à l’extérieur et de demander aux partenaires de l’utiliser.

La signature des documents se fait au format papier. Une évolution du projet pour signature électronique est envisagée ; cela nécessite l’utilisation d’un plate-forme permettant la signature de toutes les parties impliquées : l’établissement public et les partenaires.

Le cycle de vie des processus est suivi au moyen de workflows développés dans Alfresco et d’informations (sous forme de métadonnées) ajoutées aux documents de conventions.

Processus de création d’une convention sous Alfresco

Les processus de création et de révision impliquent le service juridique et les directions Métiers.
La convention est initiée par une direction Métier, qui doit obtenir la validation du service juridique.

Les directions Métiers disposent d’un formulaire pour lancer le processus de création. Ce formulaire permet de fournir les informations nécessaires au suivi et au contrôle par le service juridique :

Les documents de convention sont ensuite rédigés et soumis à validation. Le workflow est utilisé pour tracer les échanges entre la direction Métier et le service juridique, jusqu’à obtention du document finalisé. L’avis d’autres directions Métiers peut également être sollicité.

Les workflows de création et de renouvellement sont développés à l’aide du moteur Activiti d’Alfresco. Ils permettent d’affecter des tâches aux acteurs du workflow, de lancer des alertes par mail, de modifier le statut de la convention pour suivre son avancement.

Partage des documents et plan de classements

Les documents sont centralisés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share) et automatiquement classés.

Le plan de classement est créé selon une nomenclature qui prend en compte le type de convention et le nom du partenaire. Le but est de permettre de retrouver rapidement

une convention donnée en connaissant le partenaire et son type, ou d’avoir facilement la liste des conventions d’un partenaire.

Pour éviter les erreurs de saisie, les partenaires existants sont proposés sous forme de liste déroulante dans le formulaire de création de convention. S’il s’agit d’un nouveau partenaire, le formulaire permet sa création. Le gestionnaire fonctionnel peut ensuite corriger si nécessaire le nom du partenaire ; il peut également en ajouter, sur un écran réservé à la gestion.

Les droits d’accès sont gérés au moyen des fonctions standards Alfresco. Le gestionnaire fonctionnel du domaine a la capacité de donner accès aux documents, ce qui élimine les difficultés de partage qui peuvent exister dans une structure publique ayant des antennes sur toute la France.

Processus de renouvellement d’une convention sous Alfresco

Le processus de renouvellement est automatiquement déclenché, pour les conventions dont la date d’échéance approche.

Le processus génère une alerte à destination de la direction Métier en charge de la convention. Si la convention doit effectivement être renouvelée : un processus de création est relancé, la convention devant à nouveau être validée par les mêmes acteurs que lors de sa création.

Archivage des conventions sous Alfresco

Les conventions arrivées à échéance et non renouvelées restent archivées dans la GED. Le sujet de leur archivage légal n’a pas été traité dans le projet.

Pilotage

Le module « Tableau de pilotage » est utilisé en complément, afin de fournir une vue globale des workflows en cours, et des conventions selon leur statut :

Vous avez des questions ? Un projet GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent

Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

La gestion électronique des documents (GED) et processus qualité est un enjeu majeur en termes de stratégie et de développement pour les entreprises. Mais face à une gestion documentaire croissante, il est primordial de centraliser toutes les données et de préserver l’ensemble des documents.

La gestion électronique des documents

Pour administrer au mieux les flux documentaire, de nombreuses organisations recourent à des logiciels de gestion électronique de documents (GED)L’objectif : gagner en agilité en développant une gestion efficiente du savoir-faire et des connaissances internes de l’entreprise. En effet, si les logiciels utilisés par les différents services apportent des réponses concrètes à un besoin métier, la complémentarité d’une solution de gestion documentaire permet de fluidifier le partage de l’information et de faciliter l’application des procédures qualité dans le respect des normes en vigueur.

Gestion qualité : un référentiel documentaire à centraliser et ordonnancer

La gestion de la qualité constitue un référentiel documentaire essentiel pour les entreprises en quête d’amélioration et de performance. Les entreprises manufacturières ayant des exigences de qualité très élevées sont confrontées à de nombreux obstacles pour atteindre leurs objectifs de qualité. Certaines sociétés déroulent leurs activités dans un cadre strictement réglementé (notamment celles produisant des appareils médicaux, par exemple) et doivent régulièrement se soumettre à des audits, tandis que d’autres doivent respecter des normes de qualités telles que les BPF et ISO9001. La norme ISO 9001, qui décrit les exigences d’un système de management de la qualité, n’indique pas exhaustivement l’ensemble des documents à produire.

Cependant, les entreprises engagées dans une démarche de gestion de la qualité disposent généralement d’une documentation constituée d’un manuel qualité, de procédures organisationnelles et de processus fonctionnels. À cela s’ajoute également plusieurs modes opératoires (fiches d’instructions et de consignes, fiches de postes, etc) ou documents dit « d’enregistrement », certifiant les preuves de résultats et assurant la traçabilité des opérations réalisées grâce aux métadonnées.

Une gestion documentaire stratégique regroupent des données techniques à structurercentraliser et organiser rigoureusement. L’objectif étant de pouvoir l’exploiter pleinement et d’en retirer les bénéfices attendus : amélioration continue, gain de productivité, maîtrise et contrôle des procédures qualités, etc…

La GED, une réponse rationnelle à la gestion documentaire qualité

En effet, la fonction première d’un logiciel de GED est de stocker les données dématérialisées d’une organisation en un espace unique. La GED facilite ainsi l’accès et le partage d’un référentiel commun de documents qualité à tous les utilisateurs et assure leur pérennité. Il assure également une uniformisation des documents et favorise le travail collaboratif, fonctionnalités indispensables pour répondre à la mise en œuvre d’une démarche qualité en entreprise.

L’acquisition d’un logiciel de gestion documentaire permet de répondre à ces enjeux, en s’intégrant au système d’information existant de l’entreprise. Par ailleurs, il s’adapte parfaitement aux exigences et aux contraintes de la gestion qualité des entreprises.

Garantir sécurité et confidentialité

Pour autant, un tel référentiel peut contenir des informations clefs de l’entreprise qu’il n’est pas nécessaire de diffuser à l’ensemble des collaborateurs. Il est donc indispensable pour une solution de gestion documentaire d’assurer la sécurité et la confidentialité des données stockées. La GED répond très bien à cette problématique : elle offre la possibilité d’attribuer des droits d’accès différents, selon les profils utilisateurs (rédacteur, superviseur, signataire, etc…) et de définir des niveaux d’autorisation (consultation, modification, partage, etc…).

Maîtriser les procédures qualités, un enjeu primordial pour les entreprises

Le défi majeur pour les Responsables QSE (Qualité-Sécurité-Environnement) est de s’assurer que les étapes des procédures qualité de l’entreprise sont suivies par l’ensemble des acteurs de la chaîne de production. Alors que les réglementations changent constamment, comment vérifier que chaque collaborateur dispose des bonnes instructions ? Un logiciel de GED offre la certitude que l’information diffusée est conforme et que chaque intervenant dispose des procédures à jour.

Pour enchérir, la GED intègre également la possibilité de paramétrer des workflowsLes workflows constituent des processus d’automatisation des tâches permettant un enchaînement automatisé des différentes opérations et étapes de validation de tâches plus ou moins complexes. Ils reproduisent le déroulement d’un processus métier dans son intégralité. Les circuits de validation permettent ensuite de s’assurer que chaque étape est bien conforme aux critères de qualité requis.

Un responsable de projet peut suivre l’avancée d’un projet en temps réel et agir efficacement. Notamment grâce aux outils de pilotage ; alertes et notifications, tableaux de bord personnalisés et indicateurs de performance etc… Il est ainsi plus facile de contrôler les écarts entre les objectifs à atteindre et les résultats constatés.

Un atout pour l’acquisition des normes et certifications qualité

La GED facilite l’application des procédures qualité en interne mais pas que. Elle accompagnent aussi la préparation des entreprises au passage d’audit qualité pour obtenir les certifications ISO 9001 (Normes ISO 9000).

Toutefois les SMQ ne conviennent pas à toutes les sociétés de MedDev. Si votre entreprise répond aux critères suivants, il serait justifié d’envisager la mise en place d’un logiciel de gestion de documents ou d’un système de gestion de contenu pour vous aider à respecter les normes de qualité en toute efficacité :

  • Votre société doit effectuer le suivi précis des versions des documents en cours d’utilisation et de la date de leur utilisation. Ces documents peuvent être de nature variée, allant des procédures opérationnelles normalisées aux catalogues et autres supports marketing, en passant par les étiquettes de produits et les fiches techniques.
  • Votre société est tenue d’effectuer régulièrement des audits internes et d’en suivre les résultats, tout en contrôlant les mesures adoptées, sous la forme d’actions correctives et préventives, pour remédier aux problèmes, aux non-conformités et aux risques identifiés. Cette exigence s’applique particulièrement aux sociétés qui appartiennent à des secteurs fortement réglementés tels que l’industrie pharmaceutique, l’aérospatial ou l’alimentation.
  • Votre société doit régulièrement former son personnel aux nouvelles versions des documents qui voient le jour, et prouver que ses salariés ont bel et bien pris connaissance des nouveaux documents.
Vous avez des questions ? Un projet GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent.

Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco peut s’avérer délicat c’est pourquoi StarXpert met à contribution son savoir faire et ses outils.

Quels sont les problèmes fréquemment rencontrés et pourquoi migrer ?

Le volume de flux d’informations et de documents à gérer est vite exponentiel en entreprise et très souvent une GED trop ancienne se retrouve confrontée à des problèmes de performances majeures : Problèmes de stabilité dues à un volume trop important des documents, des temps de réponse trop longs et un manque cruel d’innovation de la part des éditeurs.

GED open source : une approche structurante pour votre gestion de contenu

Open source signifie que le code source est en libre accès. Par conséquent StarXpert met à votre disposition son expérience et ses outils pour vous assister dans la migration de votre ancienne solution de gestion documentaire vers Alfresco. Notre démarche consiste à migrer les composants techniques de l’application sans effectuer de refonte ni de réorganisation en profondeur du code tout en conservant les métadonnées de vos documents.

Migration de vos données depuis votre ancienne GED vers Alfresco

Injection de vos données grâce à notre outil d'injection de métadonnées ADMIT v2

StarXpert a développé un utilitaire permettant de migrer automatiquement et rapidement des millions de données depuis votre ancien outil de gestion documentaire.

Le processus automatisé permet de migrer un large volume de documents en peu de temps et de fournir un tableau de bord pour analyser les résultats.

Les avantages d'une solution Open Source pour votre entreprise

Pérénnité

Nos développeurs vous accompagnent tout au long de la migration et restent à votre écoute quelque soit le besoin.

Ouverture

 Alfresco s’intègre parfaitement aux outils Microsoft et nous vous proposons des modules à la carte selon vos besoins pour une meilleure gestion des coûts.

Sécurité

Alfresco fait suivre à la bonne personne, au bon moment, les informations dont elle a besoin, dans le respect des exigences réglementaires de conformité en matière d’archivage des documents (ISO 15489, FOIA, DoD 5015.02, EgovG et MoReq, notamment). Ainsi, vos données sont protégées sans être confinées. Et vous donnez de l’autonomie à vos équipes, sans compromettre la sécurité.

Votre GED est obsolète ? N'hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions au mieux vous conseiller

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ? En pleine transformation numérique, nombreuses sont les entreprises qui mettent en place des outils de gestion électroniques de documents leur permettant une meilleure conduite de leur administration générale. Ainsi c’est pas moins de 46% de raccourcissement du cycle de traitement des documents et jusqu’à 91% de réduction des coûts. Vous hésitez à mettre en place une solution de GED ? Découvrez-en ici les 3 principaux avantages.

1 - Réduction des coûts

La mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents telle que Alfresco ou Documemtum permet une réduction des coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information : consommation d’encre et de papier, volume utile de l’archivage physique… Elle permet par ailleurs de réduire le temps de traitement des documents et ainsi d’augmenter la productivité de vos collaborateurs. Aujourd’hui 19,5% des pertes de productivité sont intrinsèquement liées aux problématiques de gestion de documents. La GED vous permet de concilier agilité et conformité.

2 - Gestion documentaire Agile

La Gestion Électronique des Documents permet d’offrir à vos clients et collaborateurs un accès aux documents les concernant. Ils peuvent ainsi consulter les informations qui leurs sont utiles à tout moment et partout. Mieux, ils peuvent remplir les formulaires en ligne, tout comme télécharger les pièces justificatives nécessaires, gérez les droits d’accès, de modification… Les flots d’informations circulent mieux entre votre entreprise et les clients, et les processus concernant le traitement des documents se voient raccourcis, vous offrant une meilleure transparence et une plus grande réactivité. Afin de gérer au mieux la documentation Qualité et de répondre à ses nombreuses normesStarXpert à développé un module Qualité sous Alfresco grâce au moteur de workflow Activiti.

3 - Sécurisation des informations

Grâce à la GED, mettez un terme aux risques de perte ou de détérioration des documents. Vous avez dorénavant l’assurance d’un document mis à jour par tous les collaborateurs de façon simultanée. Une fois le cycle de vie du document terminé, il est possible de l’archiver au sein d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) afin de pouvoir le protéger des modifications tout en y gardant un accès simple et rapide. Aucun document n’est perdu et est accessible à tout moment.

Vous avez une question ? Un projet de GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent gratuitement.

Wébinaire 100% secteur public; Comment gérer son archivage légal avec Alfresco

Wébinaire 100% secteur public : Comment gérer son archivage légal avec notre module pour Alfresco

Ce module Alfresco développé par StarXpert pour une collectivité territoriale permet de réaliser l’archivage courant et intermédiaire dans Alfresco et d'exporter automatiquement les documents au format SEDA.

Gérer le pré-archivage
dans Alfresco

Exporter automatiquement les archives au format SEDA vers le SAE

Piloter finement les versements

StarXpert migre Rennes Métropole vers Zimbra

Rennes va entamer une transition vers le logiciel libre. La messagerie Outlook va être abandonnée au profit de Zimbra. La ville estime que cela lui fera des économies de 500 000 euros. lire la suite sur Numerama.

StarXpert leader de la collaboration et de la dématérialisation en OpenSource, a remporté le marché public de migration vers Zimbra en juin 2017.

StarXpert migre l’Ensicaen sur ZIMBRA

Retrouvez le retour d’expérience ici

Mise à jour du module Alfresco de pré-archivage et d’export SEDA

Ce module permet de préparer l’arrivée et la mise en oeuvre d’un SAE. Les principes de ce module sont les suivants :

  • l’archivage intermédiaire est effectué dans Alfresco
  • l’archivage définitif est effectué dans un SAE capable d’intégrer les archives au format SEDA générées par notre module
  • la gestion est effectuée via des types de documents disposant des métadonnées nécessaires (DUA, sort final ..)
  • une intégration par Webservices est disponible pour le SAE As@lae de l’Adullact.

Les documents soumis à archivage donnent lieu à des paquets d’archive stockés dans Alfresco, et qui pourront être intégrés dans le SAE au moyen des capacités d’export SEDA du module.

Description générale du module

  • mise à disposition du jeu de métadonnées d’archivage
  • paramétrage des métadonnées d’archivage dans le modèle de données Alfresco
  • génération d’archive XML au format SEDA
  • stockage des fichiers XML générés dans l’entrepôt Alfresco
  • transfert par WebServices pour le SAE As@lae
  • déclenchement de l’export des archives manuel ou automatique

Les informations à fournir aux archives SEDA doivent être présentes dans les méta-données. Les méta-données sont également utilisées pour indiquer les informations nécessaires au traitement du document en GED : date de déclenchement du transfert, sort du document après transfert, durée de conservation en GED …
Un export manuel peut concerner un document unique ou tout le contenu d’un dossier (documents et sous-arborescence).
Le choix de stocker les archives dans Alfresco ou de les envoyer vers As@lae est indiqué par un fichier de configuration. Il est possible de modifier le choix après que l’application ait déjà fonctionné.

Évolutions en cours
Le module est en cours d’évolution pour faciliter son usage et étendre ses fonctionnalités. Les évolutions principales sont :

  • la gestion des documents soumis à archivage se fera dans un site Share dédié
  • les documents soumis à archivage seront protégés : les fonctions de suppression et
    modification seront réservées aux membres du site de pré-archivage
  • la fonction de génération des bordereaux d’élimination va être ajoutée
  • la fréquence de génération des bordereaux sera paramétrable
  • les bordereaux ainsi que les fichiers d’export SEDA seront stockés dans le site de préarchivage

Vous êtes intéressé par cette solution et vous souhaitez une description détaillée de ce module

La Zimlet CMIS devient Zimlet Alfresco

La Zimlet Alfresco est une extension Zimbra éditée par StarXpert, qui met en place un accès à la GED Alfresco depuis Zimbra. Elle offre les fonctionnalités suivantes :

  • Enregistrement de mail dans la GED Alfresco depuis le webmail Zimbra

  • Ajout de documents Alfresco comme pièce jointe d’un mail

  • Le choix des préférences utilisateur

Cette Zimlet s’authentifie sur Alfresco.

La Zimlet Alfresco s’enrichit de nouvelles fonctionnalités.

Lors de la sauvegarde de mails:

  • Pour faciliter l’accès au dossier dans lequel enregistrer les mails, une fonction de recherche des dossiers Alfresco est disponible, ainsi que l’affichage des dossiers Alfresco favoris de l’utilisateur
  • Affichage des dossiers Favoris : L’affichage des favoris renvoie la liste des dossiers Alfresco favoris de l’utilisateur. Un double clic sur un dossier permet d’ouvrir l’arborescence des sous-dossiers.

Lors de l’ajout de documents à un Email, les nouvelles fonctionnalités sont:

  • Lancer une recherche : La recherche renvoie la liste des dossiers Alfresco trouvés correspondant. Un double clic sur un dossier permet d’ouvrir l’arborescence des sous-dossiers.

  • Le retour à l’espace racine : Permet de revenir à l’arborescence par défaut.

  • Le changement de l’arborescence par défaut : Permet de changer l’arborescence pour l’ouvrir sur la racine des sites ou la racine de l’entrepôt Alfresco.

  • Affichage des catégories : L’affichage des catégories renvoie l’arborescence des catégories Alfresco dans le cadre affichant normalement l’arborescence des dossiers. Cette arborescence peut être parcourue comme celle des dossiers, et les documents associés à une catégories seront affichés de la même façon qu’un document contenu dans un dossier.

Zimbra et le SSO

L’authentification unique (en anglais Single Sign-On : SSO) est une méthode permettant à un utilisateur d’accéder à plusieurs applications informatiques (ou sites web sécurisés) en ne procédant qu’à une seule authentification.

Zimbra intègre par défaut trois types de protocoles SSO ( SAML V2, Kerberos et SPNEGO), de plus il est aussi possible avec quelques modifications d’intégrer le protocole CAS à Zimbra.

SAML V2

Security Assertion Markup Language (SAML) est un standard informatique définissant un protocole pour échanger des informations liées à la sécurité. Basé sur le langage XML, SAML a été développé par OASIS.

SAML propose l’authentification unique (en anglais Single Sign-On ou SSO) sur le web. De cette manière, un utilisateur peut naviguer sur plusieurs sites différents en ne s’authentifiant qu’une seule fois, sans pour autant que ces sites aient accès à des informations trop confidentielles.

Les solutions de SSO au sein d’un intranet abondent (en utilisant des cookies, par exemple), mais prolonger ces solutions au-delà d’un intranet est problématique, car cela peut entraîner la prolifération de technologies propriétaires dont chacunes n’a pas nécessairement la capacité d’interagir avec les autres.

SAML est un standard supporté par un grand nombre de solutions de SSO pour les problèmes de gestion d’identité.

SAML suppose que le commettant (souvent un utilisateur) se soit inscrit avec au moins un fournisseur d’identité. Ce fournisseur d’identité est censé fournir des services d’authentification locaux au commettant. Cependant, SAML n’indique pas l’implémentation de ces services locaux ; en effet, pour SAML peu importe comment les services locaux d’authentification sont mis en application (bien que les fournisseurs de service s’en soucient certainement).

L’authentification SAML V2 est directement intégrée à Zimbra en version Network et se configure très simplement.

Kerberos

Kerberos est un protocole d’authentification AAA issu du projet « Athena » du MIT (Massachusetts Institute of Technology).

Son nom « Kerberos » vient de la mythologie grecque et correspond au nom du chien à trois têtes gardien des portes d’Hadès. Il porte relativement bien son nom puisqu’il est chargé d’authentifier, d’autoriser et de surveiller les utilisateurs voulant accéder aux ressources et services de votre réseau. Il agit en chien de garde contre les intrus sur vos services réseau. Le protocole Kerberos a été normalisé dans sa version 5 par l’IETF dans les RFC 1510 (en septembre 1993) et RFC 1964 (juin 1996).

C’est un standard qui résout de nombreux problèmes de sécurité, d’administration, et de productivité dans l’authentification des clients et des services au sein d’un réseau. En effet, Kerberos introduit le principe de Single Sign-On (SSO)

Kerberos se base sur une tierce partie de confiance pour gérer l’authentification, le KDC (Key Distribution Center). Tous les utilisateurs et services du réseau font confiance à cette tierce partie. Pour réaliser la sécurité de l’authentification, Kerberos utilise un mécanisme de chiffrement basé sur des algorithmes à clef symétrique. Chaque sujet et service du réseau a une clé secrète partagée avec le KDC.

Kerberos permet de s’authentifier à l’aide de sa session Windows et est multi protocole, ce qui permet par exemple de s’authentifier sur Zimbra, non seulement à travers un navigateur mais aussi depuis un client lourd sur les protocoles SMTP ou IMAP par exemple.

SPNEGO

SPNEGO est une implantation Microsoft du protocole Kerberos mais ne s’appuie que sur un seul protocole. Il est le plus souvent utilisé à travers le protocole HTTP. C’est une des implantations la plus répandue pour un serveur Zimbra.

Client CAS

CAS est un système d’authentification unique : On s’authentifie sur un site Web, et on est alors authentifié sur tous les sites Web qui utilisent le même serveur CAS. Il évite de s’authentifier à chaque fois qu’on accède à une application en mettant en place un système de ticket.

CAS est essentiellement un protocole basé sur des requêtes HTTP pures. Certains messages sont cependant formatés en XML.

Ce protocole est basé sur une notion d’échange de tickets, un peu à la manière de Kerberos. Ces tickets sont des « opaque handles » : ils ne transportent aucune information.

A travers la mise en place d’une librairie et d’un fichier de pré-authentification, il est possible simplement d’implanter le protocole SSO CAS sur un serveur Zimbra.