Gestion de la documentation Qualité

Notre module Qualité pour Alfresco propose les fonctionnalités suivantes :

  • la production de la documentation Qualité :
    • gestion du cycle de vie
    • création, modification, suppression
    • workflows de validation / approbation , de modification, de diffusion, de révision
  • la diffusion des documents et leur consultation.

Le module assure donc les fonctions de production de la documentation Qualité, selon des processus de validation et de diffusion, permettant la traçabilité des actions. Les processus sont historisés : Chaque document Qualité dispose de son historique complet: liste des processus effectués sur le document (la création, les modifications, les révisions). Le détail de chaque processus est accessible depuis le document Qualité : détail des étapes du processus, acteurs de chaque étape.

Les acteurs potentiels de la production des documents sont définis dans des groupes d’utilisateurs : gestionnaire Qualité, rédacteurs, validateurs, approbateurs. Ils sont sélectionnés à la création du document, et sont mémorisés afin d’être proposés comme acteurs des processus futurs de modification.

Les processus sont paramétrables : choix du nombre d’acteurs et d’étapes de validation, choix des alertes Mails, modes « création rapide » et « diffusion rapide »,  ..

La diffusion s’accompagne d’alertes Mails paramétrables, les mails permettent de valider la tâche et de consulter le document. Les gestionnaires Qualité peuvent consulter la liste des utilisateurs cibles de la diffusion, avec indication du statut de lecture.

La consultation des documents se fait sur un site Share, qui permet aux utilisateurs de retrouver leurs documents:

  • par navigation arborescente,
  • par recherche sur mot-clé,
  • par recherche multicritère, intégrant des métadonnées permettant de qualifier le domaine d’appartenance du document.

Les documents peuvent être lus directement en ligne, via la visionneuse intégrée à Alfresco, ou être téléchargés sur le poste de l’utilisateur.

Le module intègre de nombreuses autres fonctionnalités : possibilité de poser une question sur un document, fonction d’export selon l’état du document, éléments graphiques de mise en évidence de l’état des documents …

StarXpert migre l’Ensicaen sur ZIMBRA

Retrouvez le retour d’expérience ici

Mise à jour du module Alfresco de pré-archivage et d’export SEDA

Ce module permet de préparer l’arrivée et la mise en oeuvre d’un SAE. Les principes de ce module sont les suivants :

  • l’archivage intermédiaire est effectué dans Alfresco
  • l’archivage définitif est effectué dans un SAE capable d’intégrer les archives au format SEDA générées par notre module
  • la gestion est effectuée via des types de documents disposant des métadonnées nécessaires (DUA, sort final ..)
  • une intégration par Webservices est disponible pour le SAE As@lae de l’Adullact.

Les documents soumis à archivage donnent lieu à des paquets d’archive stockés dans Alfresco, et qui pourront être intégrés dans le SAE au moyen des capacités d’export SEDA du module.

Description générale du module

  • mise à disposition du jeu de métadonnées d’archivage
  • paramétrage des métadonnées d’archivage dans le modèle de données Alfresco
  • génération d’archive XML au format SEDA
  • stockage des fichiers XML générés dans l’entrepôt Alfresco
  • transfert par WebServices pour le SAE As@lae
  • déclenchement de l’export des archives manuel ou automatique

Les informations à fournir aux archives SEDA doivent être présentes dans les méta-données. Les méta-données sont également utilisées pour indiquer les informations nécessaires au traitement du document en GED : date de déclenchement du transfert, sort du document après transfert, durée de conservation en GED …
Un export manuel peut concerner un document unique ou tout le contenu d’un dossier (documents et sous-arborescence).
Le choix de stocker les archives dans Alfresco ou de les envoyer vers As@lae est indiqué par un fichier de configuration. Il est possible de modifier le choix après que l’application ait déjà fonctionné.

Évolutions en cours
Le module est en cours d’évolution pour faciliter son usage et étendre ses fonctionnalités. Les évolutions principales sont :

  • la gestion des documents soumis à archivage se fera dans un site Share dédié
  • les documents soumis à archivage seront protégés : les fonctions de suppression et
    modification seront réservées aux membres du site de pré-archivage
  • la fonction de génération des bordereaux d’élimination va être ajoutée
  • la fréquence de génération des bordereaux sera paramétrable
  • les bordereaux ainsi que les fichiers d’export SEDA seront stockés dans le site de préarchivage

Vous êtes intéressé par cette solution et vous souhaitez une description détaillée de ce module

La Zimlet CMIS devient Zimlet Alfresco

La Zimlet Alfresco est une extension Zimbra éditée par StarXpert, qui met en place un accès à la GED Alfresco depuis Zimbra. Elle offre les fonctionnalités suivantes :

  • Enregistrement de mail dans la GED Alfresco depuis le webmail Zimbra

  • Ajout de documents Alfresco comme pièce jointe d’un mail

  • Le choix des préférences utilisateur

Cette Zimlet s’authentifie sur Alfresco.

La Zimlet Alfresco s’enrichit de nouvelles fonctionnalités.

Lors de la sauvegarde de mails:

  • Pour faciliter l’accès au dossier dans lequel enregistrer les mails, une fonction de recherche des dossiers Alfresco est disponible, ainsi que l’affichage des dossiers Alfresco favoris de l’utilisateur
  • Affichage des dossiers Favoris : L’affichage des favoris renvoie la liste des dossiers Alfresco favoris de l’utilisateur. Un double clic sur un dossier permet d’ouvrir l’arborescence des sous-dossiers.

Lors de l’ajout de documents à un Email, les nouvelles fonctionnalités sont:

  • Lancer une recherche : La recherche renvoie la liste des dossiers Alfresco trouvés correspondant. Un double clic sur un dossier permet d’ouvrir l’arborescence des sous-dossiers.

  • Le retour à l’espace racine : Permet de revenir à l’arborescence par défaut.

  • Le changement de l’arborescence par défaut : Permet de changer l’arborescence pour l’ouvrir sur la racine des sites ou la racine de l’entrepôt Alfresco.

  • Affichage des catégories : L’affichage des catégories renvoie l’arborescence des catégories Alfresco dans le cadre affichant normalement l’arborescence des dossiers. Cette arborescence peut être parcourue comme celle des dossiers, et les documents associés à une catégories seront affichés de la même façon qu’un document contenu dans un dossier.

Zimbra et le SSO

L’authentification unique (en anglais Single Sign-On : SSO) est une méthode permettant à un utilisateur d’accéder à plusieurs applications informatiques (ou sites web sécurisés) en ne procédant qu’à une seule authentification.

Zimbra intègre par défaut trois types de protocoles SSO ( SAML V2, Kerberos et SPNEGO), de plus il est aussi possible avec quelques modifications d’intégrer le protocole CAS à Zimbra.

SAML V2

Security Assertion Markup Language (SAML) est un standard informatique définissant un protocole pour échanger des informations liées à la sécurité. Basé sur le langage XML, SAML a été développé par OASIS.

SAML propose l’authentification unique (en anglais Single Sign-On ou SSO) sur le web. De cette manière, un utilisateur peut naviguer sur plusieurs sites différents en ne s’authentifiant qu’une seule fois, sans pour autant que ces sites aient accès à des informations trop confidentielles.

Les solutions de SSO au sein d’un intranet abondent (en utilisant des cookies, par exemple), mais prolonger ces solutions au-delà d’un intranet est problématique, car cela peut entraîner la prolifération de technologies propriétaires dont chacunes n’a pas nécessairement la capacité d’interagir avec les autres.

SAML est un standard supporté par un grand nombre de solutions de SSO pour les problèmes de gestion d’identité.

SAML suppose que le commettant (souvent un utilisateur) se soit inscrit avec au moins un fournisseur d’identité. Ce fournisseur d’identité est censé fournir des services d’authentification locaux au commettant. Cependant, SAML n’indique pas l’implémentation de ces services locaux ; en effet, pour SAML peu importe comment les services locaux d’authentification sont mis en application (bien que les fournisseurs de service s’en soucient certainement).

L’authentification SAML V2 est directement intégrée à Zimbra en version Network et se configure très simplement.

Kerberos

Kerberos est un protocole d’authentification AAA issu du projet « Athena » du MIT (Massachusetts Institute of Technology).

Son nom « Kerberos » vient de la mythologie grecque et correspond au nom du chien à trois têtes gardien des portes d’Hadès. Il porte relativement bien son nom puisqu’il est chargé d’authentifier, d’autoriser et de surveiller les utilisateurs voulant accéder aux ressources et services de votre réseau. Il agit en chien de garde contre les intrus sur vos services réseau. Le protocole Kerberos a été normalisé dans sa version 5 par l’IETF dans les RFC 1510 (en septembre 1993) et RFC 1964 (juin 1996).

C’est un standard qui résout de nombreux problèmes de sécurité, d’administration, et de productivité dans l’authentification des clients et des services au sein d’un réseau. En effet, Kerberos introduit le principe de Single Sign-On (SSO)

Kerberos se base sur une tierce partie de confiance pour gérer l’authentification, le KDC (Key Distribution Center). Tous les utilisateurs et services du réseau font confiance à cette tierce partie. Pour réaliser la sécurité de l’authentification, Kerberos utilise un mécanisme de chiffrement basé sur des algorithmes à clef symétrique. Chaque sujet et service du réseau a une clé secrète partagée avec le KDC.

Kerberos permet de s’authentifier à l’aide de sa session Windows et est multi protocole, ce qui permet par exemple de s’authentifier sur Zimbra, non seulement à travers un navigateur mais aussi depuis un client lourd sur les protocoles SMTP ou IMAP par exemple.

SPNEGO

SPNEGO est une implantation Microsoft du protocole Kerberos mais ne s’appuie que sur un seul protocole. Il est le plus souvent utilisé à travers le protocole HTTP. C’est une des implantations la plus répandue pour un serveur Zimbra.

Client CAS

CAS est un système d’authentification unique : On s’authentifie sur un site Web, et on est alors authentifié sur tous les sites Web qui utilisent le même serveur CAS. Il évite de s’authentifier à chaque fois qu’on accède à une application en mettant en place un système de ticket.

CAS est essentiellement un protocole basé sur des requêtes HTTP pures. Certains messages sont cependant formatés en XML.

Ce protocole est basé sur une notion d’échange de tickets, un peu à la manière de Kerberos. Ces tickets sont des « opaque handles » : ils ne transportent aucune information.

A travers la mise en place d’une librairie et d’un fichier de pré-authentification, il est possible simplement d’implanter le protocole SSO CAS sur un serveur Zimbra.

Mise à jour de la Zimlet CMIS v2

StarXpert a le plaisir d’annoncer la sortie de la version 2 de sa Zimlet CMIS qui permet communiquer avec Alfresco ou Nuxéo.
La Zimlet CMIS offre deux fonctionnalités importantes aux utilisateurs du Webmail Zimbra :
  • stocker un mail et/ou ses pièces jointes dans Alfresco
  • ajouter une pièce jointe stockée dans Alfresco (ou un lien vers la pièce jointe) lors de l’écriture d’un nouveau mail

La Zimlet permet maintenant de s’affranchir de la saisie du login et du mot de passe Alfresco dans les préférences Utilisateur. L’authentification CMIS étant réalisée par l’utilisation du token Zimbra. Elle est également disponible pour Zimbra 8.7 et Alfresco 5.1

N’hésitez pas à nous demander la mise à jour au titre de votre souscription.

Gestion de la documentation Qualité dans Alfresco

Gérez et diffuser facilement votre documentation Qualité avec Alfresco : Créer, réviser, diffuser avec toute la traçabilité imposée par les normes Qualité

Laboratoire, hôpital, industrie, notre module Alfresco permet d’élaborer vos documents Qualité à l’aide des fonctions collaboratives Alfresco. La traçabilité et le respect des normes d’élaboration et de diffusion sont garantis par des processus gérés par le moteur de workflow Activiti, intégré à Alfresco. La consultation est proposée selon plusieurs axes, permettant de mettre en œuvre la cartographie de vos processus Qualité.

Visionner le Webinaire : Inscription

OwnCloud intègre la version Web de LibreOffice

OwnCloud intègre la version Web de LibreOffice
La solution de synchronisation et de partage de fichiers se dote d’une version intégrée de la suite bureautique. De quoi renforcer son attrait face à Box, Dropbox ou encore Office 365.

Nouveaux tarifs Alfresco pour les Collectivités

Alfresco est devenu en quelques années la référence en matière d’ECM et de GED dans les collectivités, grâce en particulier à son ouverture aux standards et sa capacité à monter en charge. StarXpert, partenaire Platinum accompagne nombre de collectivités dans la mise en oeuvre de leur GED Transverse, et propose de nombreux modules complémentaires (connecteur iparapheur ou Asalae, gestion des marchés publics, dématérialisation des factures, gestion de la Qualité, …)

Alfresco a annoncé début juillet 2015 de nouvelles conditions commerciales pour tout nouveau projet. Ces conditions s’adressent à :

  • toutes Villes, Communautés de communes, Inter-communalités
  • tous les Conseils Départementaux
  • tous les Conseils Régionaux

Elles permettent de mettre en place Alfresco pour l’ensemble des agents de la collectivité et pour l’ensemble des besoins. Enfin ces conditions sont disponibles à travers l’UGAP.

Pour recevoir une information personnalisée, je vous invite à prendre contact sur info (at) starxpert.fr

Une version Web de LibreOffice attendue cette année

L’article de Clubic.com en français, et la source en anglais.

Quelques réponses de Collabora