L’Université d’Auvergne adopte Zimbra pour ses 18 000 utilisateurs

L’Université d’Auvergne (UdA) a décidé en 2012 de remplacer son système de messagerie vieillissant et hétérogène. En effet, la messagerie était composée de quatre systèmes reposant sur différentes briques open source – Horde, SquirrelMail, Sendmail, Postfix. Pour des raisons historiques, ces systèmes étaient installés sur quatre serveurs, et maintenus de façon autonome par les composantes qui forment l’UdA. Un utilisateur pouvait alors se retrouver à cheval sur deux serveurs. Les différents clients de messagerie utilisés à travers l’Université — Outlook, Thunderbird, ou autre — accédaient aux mails parfois en pop et parfois en imap. Enfin, les serveurs vieillissants posaient des problèmes de fiabilité, de stockage limité, de cohérence et de sécurité des données.

UdA

Une migration rapide

La DSI a examiné les solutions de remplacement disponibles sur le marché — y compris celles utilisées par les autres universités françaises — tout en recherchant une installation sur site pour des raisons de sécurité des données. Microsoft Exchange a été écarté en raison de son coût, gmail en raison de son mode SAAS. Au final, Zimbra s’est démarqué comme étant la meilleure solution.

StarXpert a été choisie pour accompagner l’université en raison de son prix raisonnable et de la qualité de sa réponse à l’appel d’offre, démontrant une excellente compréhension de la problématique à laquelle l’Université d’Auvergne était confrontée. Le calendrier de migration fixé par la DSI était très court puisque StarXpert a été retenue en avril, l’installation de Zimbra a été effectuée le 15 mai, tandis que la migration devait impérativement être achevée fin juin.

StarXpert a effectué l’installation, le paramétrage, l’automatisation de la création des comptes, la reprise des données et la synchronisation au Système d’Informations (portail, annuaire openLDAP, processus). La solution SMIT, développée par StarXpert pour automatiser la reprise des données, s’est avérée particulièrement utile étant donné l’environnement hétérogène de l’existant. Au final, 99% des données (messages, contacts et agendas) contenues sur les serveurs et sur les postes de travail ont été reprises. La reprise des données sur les postes de travail a cependant nécessité une forte implication des équipes technique de proximité, ce point étant clé pour la réussite de la migration et de l’adhésion immédiate des usagers.

Un retour positif des utilisateurs

L’Université a soigné la conduite du changement en communiquant des explications détaillées et ciblées auprès des utilisateurs, en fonction de leurs besoins et du scénario de migration correspondant à l’utilisateur. En effet, les 18 000 utilisateurs — 3 000 enseignants et personnels administratifs, auxquels s’ajoutent 15 000 étudiants – ont des usages de la messagerie qui diffèrent selon la population. StarXpert a formé les formateurs de l’UdA, l’ensemble des personnels permanent ont été ensuite formés lors de sessions d’une demi-journée, tandis que le mémento développé par StarXpert a été distribué à tous. Des tutoriels et explications détaillées des changements et règles d’usage ont également été mis à disposition sur le web interne de l’UdA,

Le retour des utilisateurs a été très positif, en dépit du fait que la DSI a poussé à délaisser les clients lourds pour le webmail, afin de réduire les tâches d’administration (adopté par 90% des personnels permanents et la quasi-totalité des étudiants). Les avantages de Zimbra sont nombreux : fonctionnalités avancées, partage des calendriers et boîtes de services, accessibilité de partout (tablette, smartphone, à la maison…), homogénéité de l’outil, sécurité des données, fiabilité. Une nouvelle infrastructure a été mise en place pour remplacer les anciens serveurs, introduire de la haute disponibilité et permettre un volume de stockage de 8 à 20 GB pour les personnels et de 2 GB pour les étudiants.

Un transfert de compétences a permis à l’équipe de l’Université d’Auvergne de maîtriser leur projet et d’exploiter la solution au quotidien, tandis que le déploiement de Zimbra a réduit les tâches d’administration et surtout les interventions sur les postes de travail. En effet, il suffit maintenant d’une seule personne à temps partiel pour assurer la maintenance, au lieu d’une équipe. ”Le calendrier de migration était très serré mais StarXpert nous a aidé à le tenir. Nous avons travaillé de façon très proche avec le consultant.” explique Pierre Baridon, responsable de projet pour la DSI, avant de conclure : “Il s’agissait d’un projet ambitieux dont le résultat a été à la hauteur de nos attentes”.

Pour en savoir plus sur Zimbra

Inscrivez-vous à un webinaire gratuit de démonstration – le 23 mai à 10h