Conseil et déploiement de LibreOffice

Audit de l’existant

Première étape d’une étude d’opportunité ou de la mise en oeuvre d’un site pilote, les services d’audit de l’existant analysent l’architecture de vos postes de travail en couvrant tous ses aspects : fonctionnels, techniques (organisation des composants et administration) et aussi humains.

Différents périmètres peuvent être couvert, se limitant par exemple à l’utilisation faite d’une suite bureautique ou englobant au contraire le poste client dans son ensemble : système d’exploitation, applications, interfaces …

Au préalable, nous établissons avec vous le contexte de l’audit, en terme :

  • d’objectifs
  • de périmètre (matériels, fonctions, logiciels et utilisateurs concernés)
  • et d’informations à recueillir

Pour garantir le succès de l’opération, nous prenons un soin particulier à la préparation de l’audit : définition d’un planning, information des interlocuteurs, création des modèles de documents destinés à recevoir les informations …

Les éléments relevés peuvent être :

  • les applications utilisées, par groupe d’utilisateurs, incluant :
  • le niveau de besoin, d’expertise et d’adhérence des utilisateurs
  • les origines des applications : développements spécifiques ou progiciels
  • les différentes versions déployées
  • leur importance et fréquence d’emploi
  • l’existence de macros
  • les formats d’échanges internes et externes utilisés (modèles)
  • les interfaces avec d’autres applications
  • les modes de stockage et d’accès aux applications et documents pour les utilisateurs
  • les moyens d’authentification et d’identification des utilisateurs
  • le mode d’administration (déploiement, maintenance, prise en main à distance…)
  • le support utilisateurs (formations, mode d’intervention pour assistance)

Ces informations consistent à la fois en des éléments factuels (besoins exprimés, solutions actuelles) et en nos analyses associées. Celles-ci vous permettent de décider de l’évolution de votre stratégie vis à vis des postes de travail, et en particulier de connaître la faisabilité d’une migration vers d’autres solutions et de prévoir les charges associées. Ces analyses portent sur :

  • la cohérence des outils sur l’ensemble du parc
  • l’adaptation aux besoins
  • leur capacité d’évolution et d’ouverture
  • la productivité engendrée
  • la qualité de fonctionnement
  • l’interopérabilité actuelle

Conduite du changement

Lorsque l’on aborde une migration, un des plus important facteur de succès consiste en la conception préalable d’un plan de conduite du changement afin de prévenir les risques organisationnels et humain de la migration.

Ce plan, partie intégrante de la conception du projet, permet de préparer et planifier le projet de migration, en anticipant les difficultés qui pourraient être rencontrées et en proposant les solutions associées. Les difficultés induites par un changement dans le poste de travail sont de plusieurs types. Elles résident non seulement dans les difficultés pratiques réelles rencontrées par l’utilisateur, mais également dans des réactions moins rationnelles, communément assimilées à ce qu’on appelle injustement la « résistance » au changement. Ces réactions sont pourtant parfaitement normales face aux incertitudes et aux pertes possibles liées au changement.

Dans le contexte d’une migration du poste de travail, une évolution de la suite bureautique représente un des sujets ayant le plus fort impact, et doit à ce titre occuper une part importante des mesures d’accompagnement du changement et d’organisation du projet. Ainsi, le modèle de diffusion de documents doit être revu (quel format de document pour quel destinataire et pour quel usage ?) et la coexistence des utilisateurs des différentes suites particulièrement soignée.

Les actions de conduite de changement, destinées à expliquer la migration et impliquer l’utilisateur, doivent souvent prendre plusieurs formes :

  • support (utilisation du poste, mais aussi par exemple conversion de documents …)
  • communication (expliquer le profit pour l’organisation et l’utilisateur, mais aussi par exemple remonter les retours d’expérience et présenter des bilans)
  • formation (adapter la formation à la population, sa disponibilité et sa dispersion : conférence, présentiel classique, ateliers de perfectionnement, e-formation …)
  • création de motivation (associer d’autres apports à la migration en les présentant comme bénéfices)

StarXpert conçoit et vous propose des plans personnalisés de conduite de changement basés sur les objectifs du projet et sur les informations issues de l’étude de l’existant.

Conseil en architecture

StarXpert vous propose une nouvelle architecture des postes de travail couvrant l’ensemble de la problématique : implémentation des fonctions nécessaires, organisation technique des différentes briques logicielles, modes d’administration, intégration dans l’existant technique systèmes et réseaux, accompagnement humain de la migration.

Pour appréhender parfaitement le projet, nous définissons le contexte précis d’évolution de l’architecture envisagée, en définissant :

1) les objectifs principaux, par exemple :

  • améliorer le rapport fonctions apportées / coût de possession
  • faciliter l’administration (gestion des licences, rythme des mises à jour …)
  • assurer une meilleure sécurité et fiabilité
  • mieux intégrer le poste de travail au Système d’Information

2) le périmètre en terme de matériels, fonctions, logiciels et utilisateurs concernés

3) les prérequis nécessaires, notamment un état des lieux de l’architecture actuelle

4) les interlocuteurs clients impliqués, notamment les administrateurs, avec lesquels nous travaillons étroitement

Nos préconisations peuvent se concentrer sur certains aspects précis purement techniques ou fonctionnels, ou englober l’ensemble de la problématique du poste de travail. En voici quelques exemples :

  • l’intégration de postes Linux dans un domaine Windows, voire la simulation d’un domaine Windows sous Linux apportant des services communs à des postes Linux ou Windows
  • les moyens d’identification des utilisateurs, les modes d’accès aux applications et aux données
  • la définition des différents packages logiciels et leur personnalisation pour répondre aux différents besoins et types d’utilisation
  • les formats d’échanges, humains et applicatifs
  • la vérification de compatibilité entre les logiciels prescrits et les matériels existants, voire l’orientation vers de nouveaux matériels
  • les moyens d’accès aux applications non migrables
  • les méthodes et outils de développement applicatif
  • le mode de déploiement et de distribution des mises à jour (mise en place d’un laboratoire d’intégration, outils de masterisation …)
  • les moyens techniques et humains de support aux utilisateurs (formation, outil de prise en main à distance …)

Pour assurer la réussite du projet, toutes ces propositions sont inscrites dans différentes scénarii de migration, identifiant les étapes à effectuer en terme de matériels, fonctions et utilisateurs, analysant les risques associés et préconisant les modes d’échange des utilisateurs pilotes avec le reste de l’entreprise pendant les situations provisoires.

Configuration et packaging de LibreOffice

Nos connaissances des outils du monde OpenSource nous permettent de proposer des configurations d’applications et un packaging sur-mesure, prévus pour s’adapter à votre contexte d’utilisation et de déploiement.

Le lancement de cette phase nous permet de préciser le contexte de la prestation avec vous :

  • les objectifs principaux
  • le périmètre en terme de matériels, fonctions, logiciels et utilisateurs concernés
  • les pré requis nécessaires, notamment un état des lieux de l’architecture actuelle, comprenant les moyens prévus d’administration des logiciels à déployer
  • les interlocuteurs clients impliqués, notamment les administrateurs, avec lesquels nous travaillons étroitement

Cette prestation peut couvrir différents aspects :

  • intégrer différentes applications pour constituer un ensemble de fonctionnalités cohérent, avec un haut niveau d’interopérabilité
  • personnaliser la configuration d’une (ou de plusieurs) applications pour s’adapter au contexte client (intégration avec d’autres logiciels, mode d’utilisation particulier pré paramétré)
  • réaliser un outil d’installation simple et conçu pour votre configuration spécifique

Dans tous les cas, l’objectif pour les packages réalisés est :

  • d’assurer une grande facilité d’installation, en cohérence avec la stratégie de déploiement prévue
  • de faire en sorte que l’ensemble des fonctions intégrées soient immédiatement prêtes à l’emploi, sans nécessiter de paramétrage complexe et inutile de la part des utilisateurs
  • d’intégrer les solutions de déploiement et de maintenance des logiciels, ou de s’adapter aux outils existants

Cette prestation peut aller jusqu’à la fourniture d’une distribution logicielle Linux « poste de travail » complète et pré configurée, centrée sur vos seuls besoins. Un accompagnement peut ensuite être mis en place, sous forme de transfert de compétences pour l’administration des logiciels ou d’assistance au déploiement.

Il s’agit de vous aider à mettre en oeuvre votre projet de migration en visant un retour sur investissement rapide, procurant des avantages concrets à court terme et réduisant les risques humains et techniques.