Projet collaboratif Alfresco : fédérez vos équipes avec un Extranet commun !

La semaine dernière, nous avons évoqué le cas d’un workflow de validation intégrant un outil de signature éléctronique au sein d’Alfresco. Cette semaine nous allons aborder un autre cas de figure fréquement demandé par nos clients : la mise en oeuvre d’un extranet Alfresco permettant de rassembler tous les acteurs d’un projet.

En effet, nombre de projets nécessitent d’encourager la communication et le partage de documents au sein d’équipes dont la collaboration n’est pas facilitée par le manque de contacts ni par des besoins et modes de fonctionnement hétérogènes. Par exemple, le projet du grand théâtre des Cordeliers de la ville d’Albi concerne des intervenants aussi divers que maîtres d’ouvrage, assistants à la maitrise d’ouvrage, maître d’oeuvre et entreprises. Aussi la ville d’Albi avait besoin d’un outil de GED permettant de centraliser et de partager l’ensemble des documents dans le cadre du projet, mais aussi d’assurer la traçabilité des plans, des notes de synthèse, des compte-rendu de chantier etc …

L’outil de GED devait être accessible depuis le réseau local de la ville d’Albi ainsi que depuis internet via des accès sécurisés et un navigateur. Chaque utilisateur devait pouvoir accéder au système de GED par le biais d’un compte nominatif lui permettant d’accéder aux documents en fonction de ses droits. Pour cela, Alfresco a été connecté à un annuaire central, afin de récupérer les noms des utilisateurs et les groupes d’utilisateurs. Les utilisateurs sont authentifiés soit grâce à l’annuaire central Active Directory de la ville d’Albi, ou pour les utilisateurs externes via une authentification CAS connectée à l’annuaire LDAP.

Une traçabilité de l’ensemble des opérations réalisées avec chaque compte est assurée : création, suppression ou modifications (avec une gestion du versioning) des documents. Le volume de documents créés pour un tel projet requiert également la possibilité d’effectuer des recherches dans le titre des documents, les commentaires et le contenu (recherche plein texte pour les documents bureautiques : OpenOffice, Microsoft Office, PDF). Enfin, les documents supprimés sont conservés sur une sauvegarde pendant un mois.

Gestion des droits d’accès aux documents

Les droits d’accès aux répertoires sont définis en amont et sont gérés par l’administrateur du système GED. Les utilisateurs finaux ne peuvent pas de leur propre chef créer ou modifier ces droits d’accès. Lorsqu’un utilisateur crée un dossier ou un document, celui-ci hérite des droits du répertoire supérieur. Trois rôles définissent les possibilités d’accès aux répertoires et documents. Les rôles sont attribués aux utilisateurs ou groupes d’utilisateurs au niveau de chaque répertoire géré par l’administrateur du système :

  • Lecteur : permet uniquement d’accéder au répertoire et à son contenu pour consulter les documents
  • Collaborateur : permet d’accéder au répertoire et à son contenu mais également de modifier ou d’ajouter un document
  • Coordinateur : permet d’accéder à l’ensemble des répertoires et des documents. Ce rôle est réservé aux administrateurs fonctionnels du système

La notion de « propriétaire » d’un répertoire ou document est également importante. En dehors du coordinateur, seul le propriétaire d’un répertoire/document est autorisé à supprimer un document. Il ne peut donc pas y avoir de suppression intempestive sans que le propriétaire du document (en général le créateur) ne soit partie prenante. Cela montre une fois de plus l’importance d’avoir un compte nominatif par utilisateur.

En savoir plus

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