Témoignages Alfresco
Ils témoignent de leur projet Alfresco
Un organisme spécialisé dans la gestion des risques migre ses 600 collaborateurs vers Alfresco
Un organisme public de gestion de l’eau met en place un nouveau portail documentaire Alfresco
Une collectivité territoriale met en oeuvre un workflow de validation intégré à un eParapheur
Ils utilisent aussi Alfresco...
Un organisme spécialisé dans la gestion des risques migre ses 600 collaborateurs vers Alfresco
Un organisme français avait besoin d’instaurer un nouveau système de gestion documentaire. En effet, de part son activité, l’organisme génère et vend un volume important de documents liés aux risques, lesquels étaient tous stockés sur des serveurs de fichiers. Cette solution était insatisfaisante car elle ne permettait pas de connaître ni de retrouver de façon précise les documents produits pour chaque client.
Le nouveau système devait permettre de centraliser les documents, d’effectuer des recherches sur le contenu plein texte ou sur les méta-données métier, de fournir une interface conviviale, de s’interfacer avec la solution de gestion de relation client existante et avec le portail d’entreprise, et de faciliter l’application de nouvelles procédures à respecter.
L’organisme a retenu la solution Alfresco en raison de son importante couverture des besoins fonctionnels et de son coût raisonnable. Après avoir fait appel à StarXpert pour l’installation d’un prototype Alfresco, l’organisme a procédé à un appel d’offre public pour le déploiement. La proposition de StarXpert ayant été retenue, StarXpert a procédé à l’installation sur une architecture à haute disponibilité, basée sur des fermes VMware répliquées.
La reprise des données a été un élément crucial du projet : il s’est agit d’intégrer dans Alfresco plus de 20 000 documents en les associant aux méta-données métier contenues dans le CRM. StarXpert a effectué un développement spécifique afin d’interroger le CRM en liaison avec les documents à reprendre. Puis StarXpert a procédé à un transfert de compétences à destination des équipes administrateurs systèmes, et de l’équipe de développement en charge des futures évolutions de l’application.
Pour traiter la problématique de conduite du changement, l’organisme a choisi de mettre en place un beta-test sur un groupe d’utilisateurs sélectionnés, avec l’assistance de StarXpert pour répondre aux questions et résoudre les éventuelles problématiques. Ce beta-test permet également d’adapter la personnalisation d’Alfresco en prenant en compte les besoins des utilisateurs et leurs demandes d’évolution. Un des avantages certains d’Alfresco réside en sa capacité à s’interfacer avec d’autres solutions et la DSI apprécie tout particulièrement son intégration avec leur application métier.
Un organisme public de gestion de l’eau met en place un nouveau portail documentaire Alfresco
Un organisme public opérant dans le domaine de la gestion de l’eau a fait appel à StarXpert pour remplacer Ovidentia, son outil de GED devenu obsolète. L’organisme souhaitait que le nouvel outil puisse stocker les documents de façon centralisée, assurer la gestion des différentes versions et permettre aux utilisateurs d’accéder à certains documents par le biais d’un portail extranet.
StarXpert a procédé à l’installation d’Alfresco pour le compte du client avant de le personnaliser : re-branding de l’interface, création des utilisateurs et gestion des droits. StarXpert a ensuite procédé à la reprise des données grâce à ADMIT (Alfresco Data MIgration Tool), l’outil développé par StarXpert pour automatiser le processus.
ADMIT procède en quatre étapes successives :
les données et méta-données sont extraites depuis l’outil existant sous forme de fichier CSV
les données et méta-données sont converties au format Alfresco
une URL unique est créée pour chaque fichier, puis le fichier et ses méta-données sont injectés dans Alfresco
les droits des utilisateurs et des groupes associés à chaque fichier sont transférés
L’outil ADMIT, développé en Java, permet de réaliser un gain de temps considérable puisque plusieurs fichiers sont transférés en parallèle par seconde. L’organisme possédant plus de 3 000 documents, une migration manuelle des données aurait été très pénible, voir impossible dans le cas de systèmes contenant plusieurs centaines de milliers de documents. L’automatisation de la reprise des données par ADMIT permet également d’éviter les erreurs inhérentes à tout traitement manuel et d’assurer l’intégrité des données et méta-données transférées dans Alfresco. Enfin, ADMIT est aisément adaptable à la configuration souhaitée par le client et aux contraintes du système existant.
L’organisme souhaitait permettre aux utilisateurs d’accéder au portail contenant les documents sans avoir à s’authentifier, tout en restreignant l’accès à certains documents uniquement. StarXpert a tout d’abord paramétré Alfresco afin que les documents soient d’accès public à tous ceux qui en feraient la demande, sans authentication. Or pour obtenir un document, l’utilisateur doit en connaître l’URL. StarXpert a donc mis en place un système d’URL simplifiée (tinyurl) pour chaque document intégré dans le portail : une servlet chargée de convertir les URL a été développée, puis une interface a été mise en place pour fournir l’URL simplifiée au système de publication.
Ce système permet aux utilisateurs du portail de télécharger les documents dont ils possèdent l’URL simplifiée, sans pouvoir naviguer dans l’espace Alfresco dont il ne connaissent pas l’URL et donc sans voir l’ensemble des documents existants.
Une collectivité territoriale met en oeuvre un workflow de validation intégré à un eParapheur
Une collectivité territoriale souhaitait dématérialiser le processus de validation et de signature des arrêtés (décisions de nomination à un poste), avec l’aide d’un parapheur électronique. La collectivité territoriale a fait appel à StarXpert pour l’installation et le paramétrage d’Alfresco Share, et pour le développement d’un workflow de validation permettant au service des Ressources Humaines de gérer les arrêtés électroniquement.
Les arrêtés sont produits par l’application Métier, qui les déverse dans un site Alfresco Share. Les méta-données fournies par l’application Métier permettent le classement du document lors de son importation dans Alfresco. Le plan de classement est organisé par direction et par type d’arrêté.
Le site Alfresco Share est interfacé avec un parapheur électronique, permettant de signer les documents de façon numérique. Ainsi dans le dossier des arrêtés à faire signer, chaque document peut être envoyé dans le parapheur par un simple clic. Il est ensuite automatiquement converti en PDF pour ne plus être modifié. Dans le parapheur, chaque signataire dispose de huit bannettes, dont quatre principales : Dossiers à traiter, à venir, récupérables et en retard.
Lors du traitement, et pour chaque document, s’affichent : la chaîne de validation, un aperçu du document et les actions possibles (viser ou rejeter). En cas de rejet, le validateur peut écrire une annotation publique ou privée. En fin de processus de validation, le Président signe l’arrêté avec un certificat électronique.
Chaque étape de validation est enregistrée dans le dossier RH du candidat dans le site Alfresco Share. Le tableau de bord permet de connaître l’état d’avancement des dossiers.
L’application a été développée sous Alfresco Share 3.4 Enterprise et interfacée avec le parapheur de l’Adullact.