Gestion de la documentation Qualité

Notre module Qualité pour Alfresco propose les fonctionnalités suivantes :

  • la production de la documentation Qualité :
    • gestion du cycle de vie
    • création, modification, suppression
    • workflows de validation / approbation , de modification, de diffusion, de révision
  • la diffusion des documents et leur consultation.

Le module assure donc les fonctions de production de la documentation Qualité, selon des processus de validation et de diffusion, permettant la traçabilité des actions. Les processus sont historisés : Chaque document Qualité dispose de son historique complet: liste des processus effectués sur le document (la création, les modifications, les révisions). Le détail de chaque processus est accessible depuis le document Qualité : détail des étapes du processus, acteurs de chaque étape.

Les acteurs potentiels de la production des documents sont définis dans des groupes d’utilisateurs : gestionnaire Qualité, rédacteurs, validateurs, approbateurs. Ils sont sélectionnés à la création du document, et sont mémorisés afin d’être proposés comme acteurs des processus futurs de modification.

Les processus sont paramétrables : choix du nombre d’acteurs et d’étapes de validation, choix des alertes Mails, modes « création rapide » et « diffusion rapide »,  ..

La diffusion s’accompagne d’alertes Mails paramétrables, les mails permettent de valider la tâche et de consulter le document. Les gestionnaires Qualité peuvent consulter la liste des utilisateurs cibles de la diffusion, avec indication du statut de lecture.

La consultation des documents se fait sur un site Share, qui permet aux utilisateurs de retrouver leurs documents:

  • par navigation arborescente,
  • par recherche sur mot-clé,
  • par recherche multicritère, intégrant des métadonnées permettant de qualifier le domaine d’appartenance du document.

Les documents peuvent être lus directement en ligne, via la visionneuse intégrée à Alfresco, ou être téléchargés sur le poste de l’utilisateur.

Le module intègre de nombreuses autres fonctionnalités : possibilité de poser une question sur un document, fonction d’export selon l’état du document, éléments graphiques de mise en évidence de l’état des documents …

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Mise à jour du module Alfresco de pré-archivage et d’export SEDA

Ce module permet de préparer l’arrivée et la mise en oeuvre d’un SAE. Les principes de ce module sont les suivants :

  • l’archivage intermédiaire est effectué dans Alfresco
  • l’archivage définitif est effectué dans un SAE capable d’intégrer les archives au format SEDA générées par notre module
  • la gestion est effectuée via des types de documents disposant des métadonnées nécessaires (DUA, sort final ..)
  • une intégration par Webservices est disponible pour le SAE As@lae de l’Adullact.

Les documents soumis à archivage donnent lieu à des paquets d’archive stockés dans Alfresco, et qui pourront être intégrés dans le SAE au moyen des capacités d’export SEDA du module.

Description générale du module

  • mise à disposition du jeu de métadonnées d’archivage
  • paramétrage des métadonnées d’archivage dans le modèle de données Alfresco
  • génération d’archive XML au format SEDA
  • stockage des fichiers XML générés dans l’entrepôt Alfresco
  • transfert par WebServices pour le SAE As@lae
  • déclenchement de l’export des archives manuel ou automatique

Les informations à fournir aux archives SEDA doivent être présentes dans les méta-données. Les méta-données sont également utilisées pour indiquer les informations nécessaires au traitement du document en GED : date de déclenchement du transfert, sort du document après transfert, durée de conservation en GED …
Un export manuel peut concerner un document unique ou tout le contenu d’un dossier (documents et sous-arborescence).
Le choix de stocker les archives dans Alfresco ou de les envoyer vers As@lae est indiqué par un fichier de configuration. Il est possible de modifier le choix après que l’application ait déjà fonctionné.

Évolutions en cours
Le module est en cours d’évolution pour faciliter son usage et étendre ses fonctionnalités. Les évolutions principales sont :

  • la gestion des documents soumis à archivage se fera dans un site Share dédié
  • les documents soumis à archivage seront protégés : les fonctions de suppression et
    modification seront réservées aux membres du site de pré-archivage
  • la fonction de génération des bordereaux d’élimination va être ajoutée
  • la fréquence de génération des bordereaux sera paramétrable
  • les bordereaux ainsi que les fichiers d’export SEDA seront stockés dans le site de préarchivage

Vous êtes intéressé par cette solution et vous souhaitez une description détaillée de ce module

Nouveaux tarifs Alfresco pour les Collectivités

Alfresco est devenu en quelques années la référence en matière d’ECM et de GED dans les collectivités, grâce en particulier à son ouverture aux standards et sa capacité à monter en charge. StarXpert, partenaire Platinum accompagne nombre de collectivités dans la mise en oeuvre de leur GED Transverse, et propose de nombreux modules complémentaires (connecteur iparapheur ou Asalae, gestion des marchés publics, dématérialisation des factures, gestion de la Qualité, …)

Alfresco a annoncé début juillet 2015 de nouvelles conditions commerciales pour tout nouveau projet. Ces conditions s’adressent à :

  • toutes Villes, Communautés de communes, Inter-communalités
  • tous les Conseils Départementaux
  • tous les Conseils Régionaux

Elles permettent de mettre en place Alfresco pour l’ensemble des agents de la collectivité et pour l’ensemble des besoins. Enfin ces conditions sont disponibles à travers l’UGAP.

Pour recevoir une information personnalisée, je vous invite à prendre contact sur info (at) starxpert.fr

Annotation des documents Alfresco

Alfresco propose en natif de nombreuses fonctionnalités de gestion des documents; il existe également des modules OpenSource qui permettent d’améliorer encore l’expérience utilisateur.

StarXpert a développé un module (dit « Annotator ») qui permet d’ajouter des annotations sur les documents :

annotator

 

 

Cette fonctionnalité fait partie d’un module de prévisualisation qui remplace celui fourni par Alfresco. Notre module d’affichage est « full HTML5 », basé sur la librairie Media-Viewers. Il est actuellement disponible pour Alfresco 4.2. Il est disponible en téléchargement libre sur https://addons.alfresco.com/addons/alfesco-annotator .

Les annotations se créent simplement, il suffit de sélectionner une zone dans le document, puis de saisir l’annotation.

L’outil permet de visualiser les annotations simplement en positionnant la souris sur le texte annoté. La liste des annotations est proposée dans un volet ajouté sur la page de détail du document ; cette liste permet d’accéder directement au texte annoté, par simple clic sur l’annotation.

Les annotations ne modifient pas le document lui-même, elle sont stockées à part dans Alfresco.

 

 

Nouvelles fonctionnalités Ephesoft Entreprise version 3.1

Ephesoft, notre partenaire de CID (Capture Intelligente des Documents) annonce la sortie de sa nouvelle version Ephesoft Entreprise 3.1.
L’objectif principal de cette solution de capture est la réduction des coûts, l’amélioration de l’exactitude des informations extraites et l’optimisation des processus métiers.
StarXpert, partenaire Gold Ephesoft pour la France, dresse ici un aperçu global des nouvelles fonctionnalités proposées par Ephesoft Enterprise 3.1

 

Fonctionnalités générales

  • Optimisation des performances de Reporting : L’administrateur peut améliorer les performances et augmenter le RSI. La supervision des performances Ephesoft sur le temps, permet la réduction de la saisie manuelle de l’opérateur, mais aussi de retrouver les goulots d’étranglement qui limitent les performances globales et qui peuvent avoir un effet sur le temps de traitement et de réponse d’un système
  • Intégration des langues Françaises et Espagnoles
  • La version de l’OCR Recostar est passée de la version 6.0 à la version 7.0
  • Intégration des configurations pour l’authentification depuis un Ldap 2.4 en plus de Ldap 2.2 présent dans la version précédente

Amélioration de l’interface utilisateur

Possibilité pour l’utilisateur de choisir son thème sur l’interface utilisateur.

La nouvelle version d’Ephesoft offre à l’administrateur une plus grande flexibilité lors de la configuration du workflow, et un accès plus rapide aux fichiers de configuration. L’administrateur a la possibilité d’effectuer des configurations locales directement depuis le navigateur, et les modifications sont prises en compte sans avoir à effectuer un redémarrage du serveur. On note également l’amélioration de la configuration de Extraction des Métadonnées simplifiée pour l’utilisateur, notamment lors de l’utilisation d’expressions régulières.

Tableau de bord Administrateur

On voit apparaître un nouvel onglet « Config System » qui regroupe trois sous-catégories : Gestion du workflow, Demande et Détails sur la licence.

L’utilitaire « générer Regex » permet de construire/importer/exporter/tester des expressions régulières.

Création d’un nouveau type de document

On voit apparaître le bouton « classification de test » qui permet de tester la classification des documents avant d’avoir à déployer le workflow dans sa globalité.

Configuration d’un type de document

Lors de la configuration d’un nouveau type de document, il est à présent possible de configurer l’extraction Recostar des métadonnées depuis 4 pages du document et non plus uniquement dans la première page.

Résolution des problèmes de configuration

Il est possible de diagnostiquer les causes des problèmes depuis le navigateur et sans avoir à se connecter sur le serveur.

Sécurisation des accès

  • Possibilité de configurer l’application pour utiliser le protocole « https »
  • Intégration du « OAuth Security » dans le plug-in d’export CMIS
  • Tous les mots de passe dans l’application Ephesoft sont chiffrés lors de la sauvegarde dans la base de données et masqués sur l’interface administrateur
  • Le Déverrouillage et la suppression des lots est possible uniquement pour les super admin

Web-services, scripts et Plug-in

  • Possibilité de copier un type de document existant pour la création d’un nouveau type de document pour une classe de lot
  • Possibilité de classement lors de l’import d’un nouveau type de document non configuré par l’application

Le couple Ephesoft-Alfresco offre une solution complète, allant de la dématérialisation à la gestion des documents

A l’heure où les pressions sur les entreprises s’intensifient autour de la gestion des documents et courriers entrants (traçabilité, réactivité…), la dématérialisation devient une priorité pour beaucoup.

Alfresco, couplé à la solution de numérisation de son partenaire Ephesoft, propose une approche entièrement open source, allant de la dématérialisation à la gestion des contenus de l’entreprise, et cela à moindre coût.

Au delà de la numérisation, le couple Ephesoft-Alfresco permet d’associer des métadonnées aux documents scannés, puis de les classer, de façon à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés lors des recherches.

Pourquoi numériser ?

  • Protéger contre la perte, le vol ou la destruction.
  • Permettre un accès de partout et à tout moment.
  • Supprimer le papier et permettre un gain de place.

Présentation d’Ephesoft

La solution de numérisation Ephesoft propose un accès web – Ephesoft est compatible avec Explorer, Firefox, Chrome et Safari – ce qui évite d’avoir à installer un client lourd sur chaque poste. Ephesoft est la seule solution de numérisation open source respectant les standards ouverts.

Cette solution permet de scanner ou d’importer des documents provenant de fax, scanners et emails, puis de les classer et d’en extraire des métadonnées. Ephesoft utilise le module d’océration Recostar, reconnu pour sa fiabilité.

Ephesoft est partenaire d’Alfresco. La solution est compatible avec Afresco 3.x et 4.x. Ephesoft utilise le protocole CMIS pour exporter les documents vers Alfresco. Ephesoft est disponible en version Communautaire, Entreprise ou Cloud.

Avantages de la solution Ephesoft

  • Entièrement open source.
  • 100 % web.
  • Paramétrable selon les besoins des utilisateurs : Facile à utiliser et à configurer.
  • Transparence : le workfow du processus est entièrement visible par l’opérateur durant son déroulement
    • New => Locked => Running => Ready to Review & Validation => Export.
  • Gère trois points d’entrée : fax, emails et scanners.
  • Le traitement est automatisé : Minimise le risque d’erreurs.
  • Apprentissage en ligne des fax, scan et email.
  • Extraction des métadonnées par code-bar, expressions régulières et phrases.
  • Support OCR : I.R.I.S, ABBYY FineReader ou RecoStar.
  • Les formats suivants sont supportés : TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF, JPEG.
  • Intégration LDAP et Active Directory.
  • Compatible avec MySQL, MS SQL Server and Oracle.

Présentation Fonctionnelle

schema d'architecture V0.1
Ephesoft fonctionne à l’aide de « Batch Class », représentées sur le schéma ci-dessus par «  BC1, BC2, BC3 ». Chaque BC classe est configurable depuis le navigateur à partir du Module d’administration et permet de définir :

– Le Workflow du Processus :

  • Import
  • Traitement
  • Assemblage
  • Validation de la Classification
  • Validation des métadonnées
  • Export

– Les types de documents reconnaissables par ce « BC » et les metadonnées correspondantes.

En savoir plus

– Pour avoir un comparatif des versions « entreprise » et « communautaire », aller sur le site http://www.ephesoft.com/products/on-premise
– Starxpert met à votre disposition son expérience de la dématérialisation : choix de la solution, installation et intégration à la GED Alfresco. Contactez StarXpert pour votre nouvelle solution de dématérialisation.

Le module « Publication Simple » maintenant disponible pour Alfresco 4

Le module « Publication Simple » permet de rendre un document (ou plusieurs) momentanément invisible par les autres utilisateurs, tandis que le document est en cours de modification. Une fois les modifications terminées, le document peut être de nouveau rendu visible. Ce module, développé par StarXpert, est maintenant compatible avec les versions 4.x d’Alfresco.

En effet, certaines GED effectuent la dépose et la publication d’un document en même temps, que d’autres procèdent en deux temps. Le module « Publication Simple » permet de choisir le comportement d’Alfresco lors de la dépose d’un document : publication immédiate (document immédiatement accessible aux utilisateurs autorisés) ou publication différée, sous le contrôle de l’utilisateur ayant déposé le document.

Fonctionnement du module « Publication Simple »

Le module « Publication Simple » s’interface avec Alfresco Share.

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Le module met à disposition de l’utilisateur un nouvel aspect « Visible/Invisible ». Appliquer cet aspect rend le document invisible. Une nouvelle action — « Rendre Visible »– apparait alors sur la liste des actions.

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Tous les documents sont visibles par défaut. Un document rendu invisible le restera jusqu’à ce que l’utilisateur décide d’appliquer l’action « Rendre Visible ».

Il est possible d’appliquer l’aspect « Visible/Invisible » sur plusieurs documents à la fois.

NB : l’action du module « Publication Simple », nommée « Publier » dans la version 3, devient « Rendre visible » à partir de la v4. En effet, il existe déjà une action nommée « Publier » dans Alfresco 4.  StarXpert a préféré changer le nom de l’action pour éviter toute confusion et pour la rendre plus explicite pour l’utilisateur

  • Pour plus de détails sur le fonctionnement de l’action « Rendre Visible » une documentation « Spécification Fonctionnelle 2.0» est disponible. Contactez- nous pour plus de renseignements, ou pour obtenir le module.
  • Vous avez besoin d’un développement Alfresco spécifique ? Contactez StarXpert.

Nouvelle application AlfrescoSync : comment faire du Dropbox avec Alfresco ?

Les solutions de synchronisation et de sauvegarde telles que Dropbox ou Google Drive rencontrent un succès certain auprès des utilisateurs car elles sont très pratiques. C’est pourquoi Alfresco a à son tour développé AlfrescoSync, afin de permettre aux utilisateurs de synchroniser un site ou un dossier Alfresco avec leur ordinateur.

Une version beta d’Alfresco Sync aux fonctionnalités bien utiles

Alfresco Desktop Sync (version beta uniquement pour l’instant) permet d’installer un client lourd (Windows ou Mac) sur le disque dur de l’ordinateur, et de synchroniser un site, un répertoire ou un dossier avec Alfresco.

Il suffit ensuite d’effectuer les modifications en local pour qu’Alfresco se mette à jour automatiquement. L’utilisateur sélectionne les dossiers Alfresco qui l’intéressent et les copie dans son dossier Alfresco Sync local. Il n’a pas à s’encombrer de documents qui ne le concernent pas. Toutes les modifications effectuées en local sont automatiquement sauvegardées sur Alfresco.

AlfrescoSync est compatible avec les versions suivantes d’Alfresco :

  • Enterprise 4.0 et supérieure.
  • Community 4.0.c et supérieure.
  • Cloud (Compte premium uniquement ).

Installation et Configuration (Windows)

L’installeur Windows est facile à utiliser, il suffit de suivre les instructions pour installer Alfresco Sync sur le poste de travail.

L’utilisateur n’a qu’à saisir son identifiant et son mot de passe s’il s’agit d’Alfresco Cloud (compte premium uniquement), ou bien son identifiant, mot de passe et adresse du serveur Alfresco dans le cas d’un serveur privé (URL du serveur au format : http(s)://adresse:port/alfresco)

« Account Type » permet de choisir entre un Alfresco de type privé (« private ») ou cloud.

Configuration des dossiers à synchroniser

Une fois authentifié, l’utilisateur peut choisir de synchroniser un site, ou encore un ou plusieurs répertoires d’un site. Les sites synchronisables sont les sites déjà identifiés en tant que favoris de l’utilisateur. Le dossier local qui sera synchronisé avec Alfresco est renseigné à l’aide du champs « Local Folder ».

Il est possible de synchroniser plusieurs comptes Afresco privé ou Alfresco cloud avec plusieurs dossiers locaux, à condition de créer un dossier local par compte.

Une fois AlfrescoSync installé, une icône apparaît dans la barre de tâches. Celle-ci permet d’accéder à des menus contextuels. Si la synchronisation ne s’effectue pas automatiquement, il suffit de cliquer sur le bouton « Sync Now ! » pour lancer la synchronisation manuellement. Le bouton « Préférences » permet de modifier, supprimer ou ajouter des répertoires à synchroniser.

En conclusion

Nous avons réalisé quelques tests d’ AlfrescoSync 0.8.0.6 avec Alfresco 4.0.2 Entreprise et avons observé les comportements suivants :

  • AlfrescoSync utilise Webdav pour se connecter à Alfresco.
  • Par défaut, un document modifié en local mis à jour dans Alfresco provoque l’écrasement de la version précédente du document. Ce comportement peut être évité en ajoutant l’aspect versionable sur tous les documents.
  • AlfrescoSync ne gère pas les locks, un fichier ouvert par un utilisateur X ne verrouille pas le document. Un utilisateur Y peut modifier le document simultanément.
  • La modification en local par l’utilisateur Y d’un document « document.txt » verrouillé par un utilisateur X (working copie) ne génère aucun message d’erreur au niveau de l’interface utilisateur, néanmoins un message d’erreur est affiché dans logs de AlfrecsoSync (*)
  • Si l’utilisateur X déverrouille le fichier, la synchronisation écrase le document « document.txt » local de l’utilisateur Y par le contenu d’Alfresco.

En conclusion, l’application AlfrescoSync apporte des fonctionnalités bien pratiques du moment qu’un seul utilisateur à accès à un dossier. Dès lors que plusieurs utilisateurs partagent un même dossier, les choses se compliquent et la synchronisation par le biais de d’AlfrescoSync devient source d’incohérences.

AlfrescoSync n’est encore qu’en beta, aussi on peut espérer qu’une version future permettra de gérer la synchronisation de dossiers partagés entre plusieurs utilisateurs; ainsi que la synchronisation avec les tablettes et smartphones.

En savoir plus

Alfresco vous intéresse ? Téléchargez nos 10 cas d’usage pour mieux comprendre la solution.

(*) Fichiers de log de AlfrescoSync :
Windows XP: C:\Documents and Settings\<nomUtilisateur>\Application Data\AlfrescoSync
Windows 7: C:\Users\<nomUtilisateur>\AppData\Roaming\AlfrescoSync
Mac OS X: /Users/<nomUtilisateur>/Library/Application Support/AlfrescoSync

Comment enrichir votre GED Alfresco pour satisfaire vos utilisateurs ?

Alfresco a l’avantage de bien savoir s’adapter aux besoins des utilisateurs, qu’il s’agisse de personnaliser la solution, de l’intégrer aux applications métiers, ou de développer des fonctionnalités spécifiques.

Or, le développement de fonctionnalités spécifiques n’a pas besoin d’être onéreux pour améliorer la productivité des utilisateurs. Par exemple, il suffit d’à peine deux jours de développement pour créer un menu intégrant de nouvelles fonctionnalités bureautiques dans Alfresco, dans le cas de l’exemple suivant.

Exemple de développement

Le protocole Sharepoint est mis à profit par Alfresco pour pouvoir consulter un document Office existant sans quitter l’application de GED. Par contre, il n’est pas possible de créer un document Office de toute pièce dans Alfresco. Or un simple développement en webscripts permet de rajouter un menu dans Alfresco pour effectuer cette opération en trois clics.

Un nouveau menu remplace l’ancien bouton « Ajout de contenu ». Le nouveau menu offre le choix entre trois types de documents MS Office : Word, Excel et PowerPoint.

A la sélection d’un type de document, une fenêtre s’ouvre et charge les modèles existants (en fonction du type de document Office sélectionné) et disponibles dans Alfresco, sous la forme d’une liste déroulante.

Il suffit de sélectionner un modèle et de donner un nom au nouveau document. Si l’utilisateur oublie d’ajouter l’extension du fichier, celle-ci est deduite automatiquement à partir du modèle sélectionné.

Un contrôle sur l’existence du nom de fichier est ajouté pour ne pas autoriser de nom blanc :

On peut ajouter un autre test pour n’autoriser que les chiffres et les lettres.

Si, le nom est valide le document est créé dans le dossier courant :

Pour ajouter de nouveaux modèles de documents à la liste, il suffit de les placer dans le dossier approprié (« modèles Word », « modèle Exel » ou « modèles Powerpoint »).

En savoir plus sur le fonctionnement de la Gestion Electronique de Documents

Téléchargez le livre blanc Bien comprendre les fonctionnalités d’une GED

 

Sécurité Alfresco : comment configurer le contrôle des accès ?

Votre Alfresco est pénétré par des personnes externes à l’entreprise qui ont accès à votre propriété intellectuelle. Un cauchemar dont vous vous réveillez en sueurs ? Le scénario du dernier film d’espionnage faisant triompher Bruce Willis ?

Pas nécessairement mais c’est un sujet fréquent d’interrogations. En effet, il existe une fonctionnalité permettant à un gestionnaire de site d’inviter un utilisateur jusque là inexistant dans Alfresco. Si cette possibilité est intéressante pour une plate-forme ouverte–dans le cas d’un projet regroupant des équipes hétérogènes–dans un environnement d’entreprise on préfère contrôler l’accès à l’application en gérant les comptes dans un annuaire LDAP. Une telle fonctionnalité constitue alors une faille de sécurité dans le système, d’où l’importance de bien configurer Alfresco en fonction de vos besoins.

Configuration par défaut

Dans l’onglet « Membres » d’un site Share, le bouton « Inviter des personnes » nous envoie vers un formulaire permettant de rechercher un utilisateur (ou un groupe) pour l’inviter sur le site. En dessous de cette interface, une boite permet de saisir le nom et prénom d’un utilisateur, ainsi que son adresse e-mail. En cliquant sur « Inviter » un compte sera créé dans Alfresco et un mail sera envoyé aux utilisateurs.

Modifier la configuration

Selon la documentation officielle1 : « Cette fonctionnalité est désactivée si l’installation de votre application ne permet pas la création de nouveaux utilisateurs2 ». Si cela ne vous paraît pas très explicite, précisons que l’authentification d’un utilisateur depuis la base interne d’Alfresco–c’est à dire ne provenant pas d’une base LDAP–doit être désactivée pour que cette fonctionnalité cesse d’être accessible. Techniquement cela correspond à désactiver le sous-système d’authentification « alfrescoNtlm » dans votre fichier de configuration alfresco-global.properties, puis à le remplacer par une authentification LDAP.

Par exemple :

authentication.chain=passthru1:passthru,ldap1:ldap,alfrescoNtlm1:alfrescoNtlm

devient :

authentication.chain=passthru1:passthru,ldap1:ldap

En savoir plus

1 http://docs.alfresco.com/4.0/index.jsp?topic=%2Fcom.alfresco.enterprise.doc%2Ftasks%2Fmembers-invite.html

2 This feature is disabled if your installation of the application does not support the creation of new users.

Vous avez besoin d’aide pour configurer correctement votre Alfresco ? N’hésitez-pas à nous contacter.