Alfresco Day 2012 : Ce qu’il fallait en retenir

« L’ECM est un gros mot ». C’est par ces mots que John Powell, CEO d’Alfresco, a commencé sa présentation à l’Alfresco Day, le 18 octobre dernier. Ou plus exactement, le mot ECM était synonyme de gros mot en 2005, lorsque la solution Alfresco a été créée, dans le but de remédier à cette situation. En 2005, Alfresco se présentait comme l’alternative open source à Sharepoint. Aujourd’hui, Sharepoint est déployé dans de nombreuses entreprises. Cela veut-il dire qu’il n’y a plus de place pour Alfresco ?

Alfresco en 2012 : vision de l’avenir

Alfresco est aujourd’hui installé dans 2700 entreprises à travers 76 pays, avec des déploiements de plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs, ou encore de centaines de millions de documents. Alfresco compte de très belles références, telles que Airbus, St Gobain, Plastic Omnium ou la Commission Européenne.

Or si l’intégration entre Sharepoint et Office est très poussée –c’est là son principal avantage– la solution montre ses limites dès que l’on s’écarte d’un cadre purement bureautique. C’est pourquoi Alfresco vient aujourd’hui en complément de Sharepoint dans les entreprises qui l’utilisent mais qui ont besoin d’une GED aux fonctionnalités plus élargies. Il est a noter au passage qu’Alfresco met en oeuvre le protocole Sharepoint et s’intègre lui aussi à Office.

La place d’Alfresco sur le marché de la GED est décrite par Gartner comme étant celle d’un visionnaire, c’est à dire démontrant « une forte compréhension du marché et anticipation des changements ». Depuis ses débuts, Alfresco a sans cesse proposé une technologie de rupture, en contraste avec les solutions établies du marché, dont l’innovation a tendance à stagner. En 2012 plus que jamais, Alfresco cherche à intégrer les technologies et les usages de l’avenir.

Le cloud est-il incontournable ?

Alfresco constate que, d’un côté, les utilisateurs ont de plus en plus besoin d’une solution accessible tout de suite, de partout –y compris depuis les mobiles– sans avoir à se poser la question de la compatibilité matérielle ou devoir impérativement rester derrière le firewall. Certains n’hésitent d’ailleurs pas à court-circuiter la politique de sécurité de l’entreprise en mettant des documents dans Dropbox, car ils ont besoin d’un moyen simple et accessible de partager des informations.

De l’autre côté, les DSI doivent réconcilier les besoins de collaboration 2.0 de leurs utilisateurs tout en prenant en compte les contraintes de l’entreprise en matière de sécurité, de contraintes juridiques, mais aussi d’existant. Peu sont ceux qui sont prêts à confier la propriété intellectuelle de l’entreprise au cloud. La solution, celle qui va être de plus en plus appliquée dans les cinq années à venir, est celle d’un cloud hybrid.

Alfresco One

La nouvelle évolution est baptisée « Alfresco One » car elle rassemble en une seule solution un accès sur site, depuis le cloud, ou les deux; qu’elle est donc accessible depuis les postes de travail classiques mais aussi les mobiles; et qu’elle s’intègre aux applications métiers du SI grâce à son API ouverte. Un parfait exemple en est l’intégration avec Salesforce :  les utilisateurs peuvent alors ajouter des documents aux opportunités qu’ils créent dans Salesforce, en informer automatiquement leurs collaborateurs, effectuer des recherches d’attributs Salesforce dans Alfresco, et synchroniser le contenu d’Alfresco Cloud avec celui de l’Alfresco de l’entreprise.

La gestion des droits permet de restreindre l’accès entre Alfresco Cloud et l’Alfresco de l’entreprise en fonction des besoins des utilisateurs et de la politique de sécurité des données. Cette gestion fine des accès permet aux utilisateurs sur le terrain d’obtenir certaines données depuis l’exterieur, tout en protégeant l’accès général de l’Alfresco de l’entreprise.

Alfresco propose un abonnement à Alfresco Cloud, lequel repose sur les plateformes d’Amazon, moyennant un abonnement calculé au nombre d’utilisateurs.