Témoignages Alfresco

 

La plateforme Alfresco de l’Université de Grenoble : 100 000 utilisateurs, 5 000 connections/jour, 620 000 documents

Plastic Omnium fait appel à StarXpert pour un audit de performances de sa plate-forme Alfresco et pour monter de version

Un organisme spécialisé dans la gestion des risques migre ses 600 collaborateurs vers Alfresco

Un organisme public de gestion de l’eau met en place un nouveau portail documentaire Alfresco

Une collectivité territoriale met en oeuvre une Dématérialisation des Arrêtés RH avec Alfresco et le i-parapheur de l’Adullact

La ville d’Albi met en place un extranet de collaboration et de partage de documents, pour faire communiquer ses équipes

 

Ils utilisent aussi Alfresco…

    

   

 

La plateforme Alfresco de l’Université de Grenoble : 100 000 utilisateurs, 5 000 connections/jour, 620 000 documents

L’Université de Grenoble est un Pôle de Recherche et d’Enseignement Supérieur, constitué en établissement public, qui regroupe les établissements universitaires de l’académie de Grenoble en association avec leurs partenaires locaux. Cette université a été créée en 1939.

Le Pôle Université de Grenoble c’est :

  • 58 400 étudiants
  • 3 600 doctorants
  • 7 200 étudiants étrangers
  • 180 nationalités différentes
  • 265 spécialités de Masters
  • 33 filières d’ingénieurs
  • 111 spécialités de Licences
  • 138 spécialités de Licences professionnelles
  • 14 Écoles doctorales
  • 7 500 salariés
  • 740 millions d’euros de budget annuel global
  • plus de 260 associations étudiantes

Le Service Informatique Mutualisé du site Universitaire de Grenoble (SIMSU) est dirigé par M. Jacques Eudes, il compte aujourd’hui 46 personnes.

Historiquement, le campus disposait, depuis 2004/2005, d’une plateforme de gestion électronique des données mise en place et gérée par la Région, qui s’appelait le bureau virtuel Rhône-Alpes. Cette plateforme fonctionnait avec Microsoft Exchange et Sharepoint. A la rentrée de 2010, cette plateforme a été arrêtée pour des raisons financières. La Région ne souhaitait plus financer ce projet.

Le campus désirait néanmoins conserver les bénéfices de l’utilisation de cette plateforme. Trois fonctions importantes sont alors identifiées : la messagerie, les espaces individuels et l’espace collaboratif. Les différents établissements du campus choisissent d’internaliser les deux premières fonctionnalités. Pour la fonction « espace collaboratif », un livre blanc est élaboré afin de permettre d’établir un comparatif fonctionnel entre plusieurs plateformes disponibles sur le marché et d’analyser les usages en pratique. La plateforme qui sera retenue devra prendre en compte une particularité ; le nombre de documents récupérés par chaque utilisateur est faible mais le nombre d’utilisateurs qui se connectent est important.

A l’époque, le critère de l’Open Source ne constituait pas une exigence absolue mais le choix d’une solution communautaire s’est avérée être en parfaite adéquation avec les contraintes budgétaires de l’Université.

Le choix s’arrête sur la solution Alfresco. Au démarrage, la plateforme fonctionne avec la version communautaire d’Alfresco.
Fin 2011, début 2012, la version communautaire n’est plus suffisante pour supporter le nombre d’utilisateurs qui se connectent et le volume de documents échangés.

Suite à l’audit réalisé par StarXpert, l’Université décide alors de basculer sur la version Enterprise d’Alfresco.
Avec l’aide de StarXpert, une nouvelle architecture technique est définie, basée sur la séparation des services Alfresco et la virtualisation. L’utilisation des ressources serveurs a été optimisée, améliorant les temps de réponse et le nombre d’utilisateurs supportés de façon très importante.

Solution mise en œuvre

A l’heure actuelle, l’Université « utilise » la version 3.4. Le passage vers la version 4 est prévu pour l’été prochain.
L’Université réalise peu de développements. Elle souhaite en effet finir de s’approprier pleinement la plateforme avant d’envisager de nouveaux développements.

La plateforme est ouverte à l’ensemble des personnes qui sont sur le site, soit les 100 000 personnes. 2 000 utilisateurs se connectent quotidiennement. 5 000 connections sont réalisées chaque jour. La plateforme contient 620 000 documents, ce qui représente 260 Go de données. Chaque semaine, 3 Go supplémentaires sont ajoutés.

Des formations ont été organisées pour accompagner la mise en place de la plateforme Alfresco. Une fois expliqué le fonctionnement de la plateforme, la prise en main a été assez rapide. Certains utilisateurs de l’ancienne plateforme s’étaient découragés face à la lenteur de ses temps de réponse et ne l’utilisaient donc plus. Suite à l’intervention de StarXpert, les performances de la nouvelle plateforme Alfresco ont permis de reconquérir ces utilisateurs. Au démarrage, la difficulté pour eux a été de pouvoir accéder à la totalité de leurs données. Par contre, ils n’en ont perdu aucune.

Perspectives

Les usages collaboratifs sont en train de se développer. Des groupes de travail se créent. Des utilisations de nature administrative augmentent avec la préparation des conseils de classe et l’accessibilité, via la plateforme, aux comptes-rendus des conseils de classe ou encore la préparation des séances du conseil d’administration de certains établissements du campus. S’ajoute également désormais une partie gestion avec la constitution, la nuit, de rapports financiers.

La question se pose aujourd’hui d’ouvrir la plateforme à des utilisateurs externes au campus.

Conclusion

La plateforme Alfresco est utilisée à des fins essentiellement pédagogiques. Elle est utilisée pour diffuser du contenu. Les accès se font principalement par le Web. Les enseignants mettent à disposition du contenu que les étudiants récupèrent. L’inverse existe encore assez peu mais devrait se développer dans les mois à venir ; encore peu de travaux réalisés par les étudiants sont déposés sur la plateforme à destination du corps enseignant.

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Plastic Omnium fait appel à StarXpert pour un audit de performances de sa plate-forme Alfresco et pour monter de version

Plastic Omnium est une entreprise française de 20,000 personnes réparties dans 103 usines à travers 28 pays au monde. Plastic Omnium a choisit la solution Alfresco en 2007 pour dématérialiser un des processus de demande d’achats. Alfresco a été interfacé avec le système de production de Plastic Omnium grâce à un développement spécifique. Un workflow de validation permet d’automatiser la gestion des différentes étapes du processus d’achat en fonction du montant. La validation de la demande d’achat s’effectue à partir de SAP, lequel est interfacé avec Alfresco.

Plastic Omnium utilisait la version 2.1 d’Alfresco depuis 2007. En 2011, Plastic Omnium a fait appel à l’éditeur pour résoudre des dysfonctionnements du système l’obligeant à redémarrer quotidiennement la plate-forme, et qui risquaient de remettre en cause la solution adoptée. En effet, des messages bloquants apparaissaient de façon régulière, tandis que des plantages obligeaient au redémarrage. Avec 500 utilisateurs effectuant entre 300 et 400 demandes d’achats par jour, la DSI devait consacrer beaucoup de temps à la gestion de la plate-forme pour effectuer la surveillance et les diagnostics.

Alfresco a recommandé une montée de version avec l’aide d’un partenaire expérimenté, capable d’identifier la source des problèmes. Plastic Omnium a fait appel à StarXpert pour un audit de performances de la plate-forme et confirmer la nécessité de monter de version. Lors du diagnostic, StarXpert a préconisé des améliorations dans le développement spécifique permettant d’interfacer Alfresco. StarXpert a alors procédé à la montée de version et à l’adaptation et l’amélioration d’une grande partie du code applicatif. StarXpert a également stressé la plate-forme et effectué des tests de charge aboutissant sur un travail d’optimisation du système.

Le résultat est spectaculaire puisqu’aujourd’hui, la plate-forme Alfresco fonctionne sans problèmes. Les utilisateurs ont remarqué une amélioration de la réactivité de l’application. La gestion de la plate-forme Alfresco occupait une personne de la DSI a part entière, alors que cette ressource peut maintenant être utilisée à d’autres tâches. L’audit de performances et les améliorations qui ont suivi ont permis de confirmer le choix de la solution Alfresco en tant que plate-forme solide et fiable. Selon M. Abdo BOU-MANSOUR, Collective Front Office Manager à la DSI de Plastic Omnium, « le consultant de StarXpert a contribué abondamment à la réussite de ce projet. » La DSI envisage aujourd’hui d’étendre l’usage d’Alfresco à d’autres domaines.

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Un organisme spécialisé dans la gestion des risques migre ses 600 collaborateurs vers Alfresco

Un organisme français avait besoin d’instaurer un nouveau système de gestion documentaire. En effet, de part son activité, l’organisme génère et vend un volume important de documents liés aux risques, lesquels étaient tous stockés sur des serveurs de fichiers. Cette solution était insatisfaisante car elle ne permettait pas de connaître ni de retrouver de façon précise les documents produits pour chaque client.

Le nouveau système devait permettre de centraliser les documents, d’effectuer des recherches sur le contenu plein texte ou sur les méta-données métier, de fournir une interface conviviale, de s’interfacer avec la solution de gestion de relation client existante et avec le portail d’entreprise, et de faciliter l’application de nouvelles procédures à respecter.

L’organisme a retenu la solution Alfresco en raison de son importante couverture des besoins fonctionnels et de son coût raisonnable. Après avoir fait appel à StarXpert pour l’installation d’un prototype Alfresco, l’organisme a procédé à un appel d’offre public pour le déploiement. La proposition de StarXpert ayant été retenue, StarXpert a procédé à l’installation sur une architecture à haute disponibilité, basée sur des fermes VMware répliquées.

La reprise des données a été un élément crucial du projet : il s’est agit d’intégrer dans Alfresco plus de 20 000 documents en les associant aux méta-données métier contenues dans le CRM. StarXpert a effectué un développement spécifique afin d’interroger le CRM en liaison avec les documents à reprendre. Puis StarXpert a procédé à un transfert de compétences à destination des équipes administrateurs systèmes, et de l’équipe de développement en charge des futures évolutions de l’application.

Pour traiter la problématique de conduite du changement, l’organisme a choisi de mettre en place un beta-test sur un groupe d’utilisateurs sélectionnés, avec l’assistance de StarXpert pour répondre aux questions et résoudre les éventuelles problématiques. Ce beta-test permet également d’adapter la personnalisation d’Alfresco en prenant en compte les besoins des utilisateurs et leurs demandes d’évolution. Un des avantages certains d’Alfresco réside en sa capacité à s’interfacer avec d’autres solutions et la DSI apprécie tout particulièrement son intégration avec leur application métier.

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Un organisme public de gestion de l’eau met en place un nouveau portail documentaire Alfresco

Un organisme public opérant dans le domaine de la gestion de l’eau a fait appel à StarXpert pour remplacer Ovidentia, son outil de GED devenu obsolète. L’organisme souhaitait que le nouvel outil puisse stocker les documents de façon centralisée, assurer la gestion des différentes versions et permettre aux utilisateurs d’accéder à certains documents par le biais d’un portail extranet.

StarXpert a procédé à l’installation d’Alfresco pour le compte du client avant de le personnaliser : re-branding de l’interface, création des utilisateurs et gestion des droits. StarXpert a ensuite procédé à la reprise des données grâce à ADMIT (Alfresco Data MIgration Tool), l’outil développé par StarXpert pour automatiser le processus.

ADMIT procède en quatre étapes successives :

  • les données et méta-données sont extraites depuis l’outil existant sous forme de fichier CSV
  • les données et méta-données sont converties au format Alfresco
  • une URL unique est créée pour chaque fichier, puis le fichier et ses méta-données sont injectés dans Alfresco
  • les droits des utilisateurs et des groupes associés à chaque fichier sont transférés

L’outil ADMIT, développé en Java, permet de réaliser un gain de temps considérable puisque plusieurs fichiers sont transférés en parallèle par seconde. L’organisme possédant plus de 3 000 documents, une migration manuelle des données aurait été très pénible, voir impossible dans le cas de systèmes contenant plusieurs centaines de milliers de documents. L’automatisation de la reprise des données par ADMIT permet également d’éviter les erreurs inhérentes à tout traitement manuel et d’assurer l’intégrité des données et méta-données transférées dans Alfresco. Enfin, ADMIT est aisément adaptable à la configuration souhaitée par le client et aux contraintes du système existant.

L’organisme souhaitait permettre aux utilisateurs d’accéder au portail contenant les documents sans avoir à s’authentifier, tout en restreignant l’accès à certains documents uniquement. StarXpert a tout d’abord paramétré Alfresco afin que les documents soient d’accès public à tous ceux qui en feraient la demande, sans authentication. Or pour obtenir un document, l’utilisateur doit en connaître l’URL. StarXpert a donc mis en place un système d’URL simplifiée (tinyurl) pour chaque document intégré dans le portail : une servlet chargée de convertir les URL a été développée, puis une interface a été mise en place pour fournir l’URL simplifiée au système de publication.

Ce système permet aux utilisateurs du portail de télécharger les documents dont ils possèdent l’URL simplifiée, sans pouvoir naviguer dans l’espace Alfresco dont il ne connaissent pas l’URL et donc sans voir l’ensemble des documents existants.

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Une collectivité territoriale met en oeuvre une Dématérialisation des Arrêtés RH avec Alfresco et le i-parapheur de l’Adullact

Une collectivité territoriale souhaitait dématérialiser le processus de validation et de signature des arrêtés RH (décisions de nomination à un poste), avec l’aide d’un parapheur électronique. La collectivité territoriale a fait appel à StarXpert pour l’installation et le paramétrage d’Alfresco Share, et pour le développement d’un workflow de validation permettant au service des Ressources Humaines de gérer les arrêtés électroniquement.

Les arrêtés sont produits par l’application Métier, qui les déverse dans un site Alfresco Share. Les méta-données fournies par l’application Métier permettent le classement du document lors de son importation dans Alfresco. Le plan de classement est organisé par direction et par type d’arrêté.

Le site Alfresco Share est interfacé avec un parapheur électronique, permettant de signer les documents de façon numérique. Ainsi dans le dossier des arrêtés à faire signer, chaque document peut être envoyé dans le parapheur par un simple clic. Il est ensuite automatiquement converti en PDF pour ne plus être modifié. Dans le parapheur, chaque signataire dispose de huit bannettes, dont quatre principales : Dossiers à traiter, à venir, récupérables et en retard.

Lors du traitement, et pour chaque document, s’affichent : la chaîne de validation, un aperçu du document et les actions possibles (viser ou rejeter). En cas de rejet, le validateur peut écrire une annotation publique ou privée. En fin de processus de validation, le Président signe l’arrêté avec un certificat électronique.

Chaque étape de validation est enregistrée dans le dossier RH du candidat dans le site Alfresco Share. Le tableau de bord permet de connaître l’état d’avancement des dossiers.

L’application a été développée sous Alfresco Share 3.4 Enterprise et interfacée avec le i-parapheur de l’Adullact.

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