Témoignages OpenOffice / LibreOffice


Le Conseil Général de la Côte d’Or fait appel à StarXpert pour migrer ses 1800 utilisateurs vers la bureautique OpenOffice.org

Le Centre Hospitalier de Thiers migre vers OpenOffice

Le Centre Hospitalier de Rouffach migre vers OpenOffice

Sabena Technics migre vers OpenOffice

L’ACMS migre vers OpenOffice

Bayard Presse migre vers OpenOffice

StarXpert assure le support OpenOffice pour le compte du Ministère de la Justice

 

 

Le Conseil Général de la Côte d’Or fait appel à StarXpert pour migrer ses 1800 utilisateurs vers la bureautique OpenOffice

Critères du choix de la solution

La majeure partie des collaborateurs du Conseil Général de la Côte d’Or était équipée de la suite bureautique Microsoft Office 2003. En 2009, la question du remplacement de la solution s’est posée en raison de l’abandon du support d’Office 2003 par l’éditeur. Le coût du renouvellement des licences Microsoft Office a alors été estimé à près de 600 000 €.

Début 2010, le CG 21 a lancé une étude d’opportunité pour comparer les solutions du marché, à savoir Microsoft Office 2010 et OpenOffice. Le nouveau format bureautique adopté par Microsoft, et l’évolution ergonomique de la dernière version d’Office obligeant les utilisateurs à faire un effort important d’adaptation, faisaient que la question d’un changement de solution était particulièrement pertinente.

Le schéma directeur informatique du CG 21, dans le cadre le la politique du Département en matière de développement durable, préconise l’adoption de logiciels libres lorsque cela est possible. Les résultats de l’étude étaient favorables à une migration vers la suite bureautique open source. Outre l’absence de coût de licences, l’adoption d’OpenOffice présente un autre avantage : la suite bureautique libre est très répandue dans le secteur public, notamment depuis la publication du Référentiel Général d’Interopérabilité. Les utilisateurs du CG 21 ont alors accès au format standard ODF, couramment utilisé dans les échanges de documents au sein de l’administration française.

Enfin, l’adoption d’OpenOffice au CG 21 permet l’homogénéisation de la suite bureautique utilisée par tous les collaborateurs, puisqu’au delà de MS Office 2003, certains étaient encore équipés de Lotus Pro, de Wordperfect, ou de vieilles versions de MS Office.

Une méthodologie éprouvée

Le CG 21 a souhaité se faire accompagner dans sa migration par un prestataire expérimenté. StarXpert a été retenu en raison de son expérience, de ses références (telles que la migration vers OpenOffice du Ministère de l’Agriculture), de ses capacités à accompagner le CG 21 dans un projet d’envergure et de la qualité de la méthodologie préconisée.

La DSI du CG 21 a profité du projet pour refondre le poste de travail des utilisateurs sur l’ensemble du territoire. Les nouveaux clients légers installés sur des postes virtualisés grâce aux technologies VMware ont permis de simplifier le déploiement. La migration a aussi été l’occasion d’optimiser les modèles de documents, de normaliser les usages et d’introduire de nouvelles fonctionnalités, ce qui a permis d’augmenter la valeur ajoutée du projet.

Un pilote a tout d’abord été mis en place pour éprouver l’usage de la nouvelle suite bureautique au sein du CG 21, et pour évaluer les difficultés éventuelles des futurs utilisateurs. Le pilote n’ayant pas relevé de problème bloquant, le projet de migration a été lancé.

Le déploiement à l’ensemble du CG est réalisé service par service. Les utilisateurs bénéficient de sessions de formation et d’un accompagnement de proximité de la part d’un chef de projet dédié. Celui-ci va à la rencontre des utilisateurs pour leur offrir son aide, et assurer le support de premier et deuxième niveau, tout en étant appuyé par StarXpert pour le support de troisième niveau. StarXpert a fournit des formations spécifiques aux utilisateurs les plus avancés, comme par exemple pour le développement de macros.

Les applications métiers utilisant MS Office n’ont pas été migrées. La migration s’effectuera au cas par cas, dès que les éditeurs ajouteront le support d’OpenOffice à leur application. L’utilisation du moteur MS Office 2003 pour ces applications s’effectue de manière entièrement transparente pour les utilisateurs, aussi il n’y a aucune urgence à migrer.

Un bilan positif

Le projet est bien perçu par les utilisateurs qui ont bénéficié de l’introduction de nouveaux modèles de documents et de nouvelles fonctionnalités, et d’une amélioration des usages grâce à la formation. La valeur ajoutée du projet a permis de compenser l’effort d’adaptation. Philippe Baffalie, Directeur des Systèmes d’Information conclut en expliquant que « le risque d’une telle migration étant lié à l’évolution des usages plus qu’à l’outil, la méthodologie de migration proposée par StarXpert a joué un rôle important dans la réussite du projet ».

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Le Centre Hospitalier de Thiers migre vers OpenOffice.org

Le Service Informatique du CH de Thiers souhaitait unifier la suite bureautique installée sur son parc, dans le cadre d’un projet de migration d’une partie des 150 postes vers un client léger. En effet, l’existant comprenait des versions de Microsoft Office allant de 97 à 2003, ce qui posait des problèmes de compatibilité de documents. Trois solutions se présentaient alors : acheter des licences MS Office 2007 pour tous, unifier autour de MS Office 2003 ou bien migrer vers une solution libre telle qu’OpenOffice.

La migration vers MS Office 2007 impliquait le double coût de l’achat des licences et de la formation des utilisateurs, puisque l’application est trop différente pour que ces derniers puissent être livrés à eux même. Afin d’économiser le coût de formation, le CH de Thiers aurait pu compléter les licences MS Office 2003 existantes, mais cela revenait à standardiser autour d’une solution vieillissante. Une migration vers OpenOffice permettait en revanche d’économiser le coût des licences tout en ayant accès à la dernière version. ’’ Nous avons choisi de dépenser en formation et non en licences ’’ a expliqué M. Chaudriller, Responsable du Service Informatique du CH de Thiers, ce qui a convaincu la commission informatique du C.H. qui a validé ce choix.

Le « Séminaire Décideur » que propose StarXpert, auquel a participé M. Chaudriller, a apporté des réponses en termes de méthodologie de migration et des conseils en matière de conduite du changement. Il a également fourni les bases pour l’élaboration du cahier des charges du marché de migration. StarXpert a été retenue pour l’intégralité du projet : l’étude, la préparation et le déploiement de l’accompagnement. Une analyse des documents a permis d’écarter les macros obsolètes, afin de ne convertir que ce qui est nécessaire, en l’occurrence un formulaire de commandes internes à l’hôpital. Cette migration a été effectuée par StarXpert. Enfin, StarXpert a réalisé un packaging d’OpenOffice, paramétré en fonction des besoins de l’hôpital, ainsi que son installation.

StarXpert a fourni des questionnaires permettant d’évaluer le niveau et les besoins des utilisateurs. Cela a permis de les répartir en 5 groupes homogènes, puis de leur proposer une formation adaptée à leur utilisation plus ou moins avancée des modules Writer et Calc, voir d’Impress. Le service informatique a accompagné la formation effectuée par StarXpert d’une campagne de communication auprès des utilisateurs, suivant les conseils reçus lors de l’étude, afin de s’assurer de leur adhésion au projet. Le service informatique s’est également appuyé sur les utilisateurs enthousiastes (ayant déjà OpenOffice d’installé à la maison) dans le rôle d’ambassadeurs auprès de leurs collègues. Un groupe de support interne, constitué de volontaires, a ainsi été formé. Ceux-ci ont reçu une formation plus poussée pour leur permettre de répondre aux questions des collaborateurs.

La présence d’applications métiers obligeait le CH de Thiers à conserver MS Office sur une dizaine de postes. Ce chiffre est aujourd’hui ramené à 7 puisqu’un des éditeurs (Marco : Gestion de marchés publics) vient de sortir une version de son logiciel pour OpenOffice. Un autre éditeur stratégique, chargé de la gestion des dossiers médicaux, s’était engagé à le faire et a tenu promesse. Le CH Thiers a également mis en œuvre les conseils de gestion des formats de stockage et d’échange préconisés par StarXpert. Le gain de place découlant de l’utilisation du format ODF pour le stockage est aujourd’hui très apprécié par le service informatique.

La migration a été menée à bien en l’espace de 6 mois : 3 mois pour l’étude et la préparation, et 3 mois pour la formation. Le bilan est très positif puisque le projet s’est déroulé sans encombres et a été bien reçu des utilisateurs. M. Chaudriller, le résume ainsi : « nous avons la satisfaction d’avoir un OpenOffice qui ressemble à ce que nous voulions ». Les conseils qu’il donne aux candidats à la migration vers OpenOffice sont les suivants : prendre le temps d’effectuer une étude fine de l’existant afin d’identifier les usages et les fichiers qui pourraient poser problème, se faire aider par un expert de la migration OpenOffice plutôt que de partir tout seul, pour gagner du temps, prévoir du temps d’accompagnement des utilisateurs sur leur poste de travail au démarrage.

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Le Centre Hospitalier de Rouffach migre vers OpenOffice

Le centre Hospitalier de Rouffach souhaitait migrer les 521 ordinateurs – dont 454 sont des Macs – utilisés par l’ensemble du personnel de l’établissement, vers une nouvelle suite bureautique. En effet le logiciel AppleWorks, installé sur la totalité des Macs, n’offrait pas des possibilités satisfaisantes. Par ailleurs, le CH de Rouffach possédait environ 80 licences MS Office. Cependant, face au coût élevé d’achat de licences Office supplémentaires, le CH de Rouffach a décidé d’examiner l’alternative OpenOffice, dont les licences sont gratuites.

La DSI a fait appel à StarXpert pour du conseil, sous la forme d’un “séminaire décideur”. Le séminaire a permis de faire le point sur les particularités techniques et fonctionnelles d’OpenOffice, de mettre l’accent sur les aspects importants pour la réussite de la migration, et de définir les grandes lignes du projet.

En conséquence, la DSI a soigné l’accompagnement des utilisateurs, afin de remporter leur adhésion, indispensable à la réussite du projet. Un groupe de travail a d’abord été formé afin de constituer un pilote. Puis lorsque le projet de migration a démarré, un consultant de StarXpert est venu sur le site pour une durée de 16 semaines afin de dispenser la formation à mi-temps, et d’assurer l’assistance et la conversion des documents sur place le reste du temps. Il a opéré en binôme avec M. Jean-Marc Sala, Responsable de la Cellule Conduite du Changement du CH de Rouffach. Des supports de formation créés par la DSI du Centre Hospitalier ont également été mis sur l’intranet, constituant une base de connaissance évolutive.

StarXpert a effectué un recensement du fond documentaire de l’hôpital, lequel comportait peu de macros. Seule difficulté, le document de planning de l’hôpital, très complexe, a été transféré sur Calc (le tableur d’OpenOffice) par StarXpert, avec l’ajout de fonctionnalités supplémentaires.

“Nous avons demandé à StarXpert de venir sur place pour nous permettre d’effectuer le projet dans les temps impartis” explique Jean-Marc Sala, avant d’ajouter que “les utilisateurs sont très satisfaits du résultat”. Forte de cette réussite auprès du personnel administratif, la DSI a programmé la formation du personnel soignant au deuxième semestre 2007.

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Sabena Technics migre vers OpenOffice

Sabena Technics, l’entreprise de maintenance aéronautique de premier plan, a commencé par faire appel à StarXpert pour effectuer une étude d’opportunité de migration vers OpenOffice, afin de remplacer ses licences MS Office 97 jugées obsolètes, sans engendrer de dépenses trop importantes. L’étude de l ’existant a concerné les parcs informatiques des deux sites du groupe en France, ainsi que d’un site en Belgique récemment acquis par le groupe français.

Le rapport d’étude a permis d’anticiper les éventuelles difficultés de migration, d’organiser le projet et a notamment fourni des préconisations sur l’organisation du projet et sur la meilleure façon de procéder à la conduite du changement de suite bureautique. Suite à quoi StarXpert a préparé le projet de migration avec la réalisation d’un package personnalisé selon les besoins de Sabena – la réalisation de mémentos aide-mémoire et d’une charte bureautique, puis la formation des équipes techniques et la fourniture d’un support avancé.

« Faire appel à StarXpert nous a permis de migrer vers OpenOffice de façon rapide, sans encombres et cela pour un coût par utilisateur très intéressant » explique Nicolas Deroc, Senior Vice President IT de Sabena Technics. En effet, en seulement six mois, Sabena, aidée de StarXpert, a migré ses deux parcs vers la nouvelle application bureautique libre, installée universellement sous serveur Citrix. La formation a permis aux équipes diverses et exigeantes de Sabena d’adopter OpenOffice à travers la nouvelle organisation. « A l’heure du bilan, le projet est un succès. Nous avons apprécié le savoir-faire de StarXpert, qui nous a accompagné au cours de la migration » précise Nicolas Deroc.

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L’ACMS migre vers OpenOffice

L’ACMS (Association interprofessionnelle des Centres Médicaux et Sociaux de santé au travail de la région Ile-de-France) a procédé à la migration vers OpenOffice.org de son parc avoisinant un millier de postes, répartis sur une centaine de centres à travers l’île-de-France. A l’origine confrontée au besoin de renouveler son matériel informatique, la DSI de l’ACMS s’est interrogée sur les alternatives logicielles bureautiques et les implications d’une migration en termes financiers, fonctionnels et humains.

La moitié des PC à remplacer étaient équipés de licences Microsoft Word OEM et non transférables sur les nouveaux ordinateurs. Au coût d’achat de nouvelles licences Microsoft s’ajoutait celui de la formation puisque la grande majorité des postes étaient équipés en Word et Excel 97 qui nécessitait une remise à niveau des utilisateurs lors du passage à la dernière version d’Office. A cela s’ajoutait un problème de compatibilité entre certaines macros écrites sous Office 97 et la version XP d’Office.

Le coût d’achat de nouvelles licences Office était estimé à environ 300 000€ et ce, malgré un tarif préférentiel consenti par Microsoft. A l’inverse, OpenOffice.org offrait des fonctionnalités équivalentes pour un coût de licence nul. La direction informatique de l’ACMS a donc voulu en savoir plus sur l’alternative libre et aussi dans un souci d’indépendance vis à vis des éditeurs de solutions propriétaires.

Une enquête auprès des utilisateurs, suivie d’un pilote, a permis de vérifier la faisabilité du projet avant de déployer sur l’ensemble des 100 sites. La DSI a fait appel aux compétences de StarXpert pour l’assister dans son projet. Au delà de prestations de conseil à la migration, StarXpert a assuré la formation du personnel de la direction informatique, lui permettant de monter en compétence et de pouvoir assurer à son tour la formation et le support des utilisateurs, mais également le développement des macros.

Pour Robert Ravry, DSI, « La réussite du projet de migration vers OpenOffice est due à nos efforts d’accompagnement des utilisateurs. Nous avons apprécié l’expérience et les compétences apportées par StarXpert qui ont donné à la DSI les moyens de répondre aux besoins de nos utilisateurs finaux ». Forte du succès de sa migration vers OpenOffice, l’ACMS s’est depuis lancée dans d’autres projets concernant des logiciels libres, notamment les applications Mozilla.

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Bayard Presse migre vers OpenOffice

Bayard Presse envisageait de renouveler une partie de son parc composée de 900 PC et 250 Macintosh. Or, l’achat de nouveaux Mac imposait à la société de changer également de suite bureautique puisque Microsoft Office 97 n’est pas compatible avec Mac OS X. Les besoins des utilisateurs restant les mêmes, Bayard Presse ne souhaitait pas investir des sommes importantes dans la mise à jour de la suite MS Office. Bayard Presse a donc fait appel à StarXpert pour effectuer une étude d’opportunité et analyser la faisabilité d’une migration vers OpenOffice – dont la licence est gratuite – par rapport à un achat de nouvelles licences Microsoft Office.

L’étude réalisée par StarXpert a examiné les impacts financiers, techniques, humains et organisationnels engendrés. Le rapport d’étude a montré les bénéfices d’une migration (différence de coûts, avantages non-financiers) ainsi que les risques associés. Il a également défini les moyens à adopter en terme de conduite du changement, afin d’assurer le succès du projet. Fort de ces informations, Bayard Presse a pris la décision de migrer dans un premier temps les 250 Mac vers OpenOffice.org.

« Nous avons apprécié la vision objective de StarXpert, la pertinence des recommandations et le compte rendu d’étude très complet, nous permettant de prendre la décision d’investissement la plus appropriée pour l’entreprise. » déclare Christian Garrez, DSI de Bayard Presse.

Au delà de l’étude, StarXpert apporte son savoir faire sous forme d’aide au packaging, de formation et de support technique et fonctionnel de niveau 3. Après la migration des Macs, Bayard envisage d’effectuer la migration des 900 PC, phase 2 d’un projet qui s’étale sur une période de deux ans.

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StarXpert assure le support OpenOffice pour le compte du Ministère de la Justice

La qualité de la réponse de StarXpert à l’appel d’offre du Ministère de la Justice lui a permis d’être retenue face à de sérieux concurrents parmi les plus grandes SSII françaises. Les compétences techniques en bureautique libre que possède StarXpert et sa forte implication auprès de la communauté du libre ont convaincu ce ministère que StarXpert représentait le meilleur choix pour son support technique. Le choix d’un prestataire de support renforce la capacité du ministère de la justice en terme de diffusion de la suite OpenOffice au sein de ses services, avec un objectif de 5000 postes (soit 10 % environ du parc informatique) à l’horizon de la fin 2006, notamment au sein de l’administration centrale et des services déconcentrés de la direction de l’administration pénitentiaire.

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