Témoignages Zimbra

L’Université d’Auvergne adopte Zimbra pour ses 18 000 utilisateurs

Le Crédit Mutuel Arkéa migre ses 12 000 collaborateurs sous Zimbra

Les utilisateurs du CH Quimperlé plébiscitent le Webmail de Zimbra

Dexia Securities migre d’Exchange vers la messagerie collaborative Zimbra pour sa fiabilité et la simplicité de son administration

Aprolis, premier loueur de matériel de manutention en France, a choisi la solution zimbra intégrée par StarXpert pour remplacer Lotus Notes

 
 

L’Université d’Auvergne (UdA) a décidé en 2012 de remplacer son système de messagerie vieillissant et hétérogène. En effet, la messagerie était composée de quatre systèmes reposant sur différentes briques open source — Horde, SquirrelMail, Sendmail, Postfix. Pour des raisons historiques, ces systèmes étaient installés sur quatre serveurs, et maintenus de façon autonome par les composantes qui forment l’UdA. Un utilisateur pouvait alors se retrouver à cheval sur deux serveurs. Les différents clients de messagerie utilisés à travers l’Université — Outlook, Thunderbird, ou autre — accédaient aux mails parfois en pop et parfois en imap. Enfin, les serveurs vieillissants posaient des problèmes de fiabilité, de stockage limité, de cohérence et de sécurité des données.

La DSI a examiné les solutions de remplacement disponibles sur le marché — y compris celles utilisées par les autres universités françaises — tout en recherchant une installation sur site pour des raisons de sécurité des données. Microsoft Exchange a été écarté en raison de son coût, gmail en raison de son mode SAAS. Au final, Zimbra s’est démarqué comme étant la meilleure solution.

StarXpert a été choisie pour accompagner l’université en raison de son prix raisonnable et de la qualité de sa réponse à l’appel d’offre, démontrant une excellente compréhension de la problématique à laquelle l’Université d’Auvergne était confrontée. Le calendrier de migration fixé par la DSI était très court puisque StarXpert a été retenue en avril, l’installation de Zimbra a été effectuée le 15 mai, tandis que la migration devait impérativement être achevée fin juin.

StarXpert a effectué l’installation, le paramétrage, l’automatisation de la création des comptes, la reprise des données et la synchronisation au Système d’Informations (portail, annuaire openLDAP, processus). La solution SMIT, développée par StarXpert pour automatiser la reprise des données, s’est avérée particulièrement utile étant donné l’environnement hétérogène de l’existant. Au final, 99% des données (messages, contacts et agendas) contenues sur les serveurs et sur les postes de travail ont été reprises. La reprise des données sur les postes de travail a cependant nécessité une forte implication des équipes technique de proximité, ce point étant clé pour la réussite de la migration et de l’adhésion immédiate des usagers.

L’Université a soigné la conduite du changement en communiquant des explications détaillées et ciblées auprès des utilisateurs, en fonction de leurs besoins et du scénario de migration correspondant à l’utilisateur. En effet, les 18 000 utilisateurs — 3 000 enseignants et personnels administratifs, auxquels s’ajoutent 15 000 étudiants — ont des usages de la messagerie qui diffèrent selon la population. StarXpert a formé les formateurs de l’UdA, l’ensemble des personnels permanent ont été ensuite formés lors de sessions d’une demi-journée, tandis que le mémento développé par StarXpert a été distribué à tous. Des tutoriels et explications détaillées des changements et règles d’usage ont également été mis à disposition sur le web interne de l’UdA,

Le retour des utilisateurs a été très positif, en dépit du fait que la DSI a poussé à délaisser les clients lourds pour le webmail, afin de réduire les tâches d’administration (adopté par 90% des personnels permanents et la quasi-totalité des étudiants). Les avantages de Zimbra sont nombreux : fonctionnalités avancées, partage des calendriers et boîtes de services, accessibilité de partout (tablette, smartphone, à la maison…), homogénéité de l’outil, sécurité des données, fiabilité. Une nouvelle infrastructure a été mise en place pour remplacer les anciens serveurs, introduire de la haute disponibilité et permettre un volume de stockage de 8 à 20 GB pour les personnels et de 2 GB pour les étudiants.

Un transfert de compétences a permis à l’équipe de l’Université d’Auvergne de maîtriser leur projet et d’exploiter la solution au quotidien, tandis que le déploiement de Zimbra a réduit les tâches d’administration et surtout les interventions sur les postes de travail. En effet, il suffit maintenant d’une seule personne à temps partiel pour assurer la maintenance, au lieu d’une équipe. « Le calendrier de migration était très serré mais StarXpert nous a aidé à le tenir. Nous avons travaillé de façon très proche avec le consultant. » explique Pierre Baridon, responsable de projet pour la DSI, avant de conclure : « Il s’agissait d’un projet ambitieux dont le résultat a été à la hauteur de nos attentes. »


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Le Crédit Mutuel Arkéa migre ses 12 000 collaborateurs sous Zimbra

Le groupe Crédit Mutuel Arkéa a décidé de remplacer sa solution de messagerie Memo, vieillissante et non conforme aux standards du marché, ainsi que d’autres solutions dont Exchange, rentrées dans le parc informatique lors de la croissance externe du groupe. En effet, le Crédit Mutuel Arkéa, constitué de 12 000 collaborateurs, exerce à l’échelle nationale et internationale l’ensemble des métiers de la bancassurance, au travers de 3 fédérations de Crédit Mutuel et d’une vingtaine de filiales spécialisées.

La définition des besoins fonctionnels – client léger, mobilité (iPhone), emails et agendas partagés, boîtes de services, listes de diffusions, recherche puissante, classification des messages, prise en compte des ressources, agendas multiples, mode déconnecté, messagerie instantanée, accusé de lecture, confidentialité – et techniques – intégration sur Linux, multidomaines et alias, gestion souple et administration déléguée – ont conduit le Crédit Mutuel Arkéa à examiner 4 solutions possibles : Exchange, Lotus Notes, Zimbra et Nexus Neon (remplaçant de MEMO).

Après avoir recueilli le témoignage de sociétés utilisatrices de Zimbra et Lotus, le Crédit Mutuel Arkéa a fait appel à StarXpert pour l’installation d’un POC Zimbra, afin de valider la solution. Au final, le choix de la messagerie Zimbra a été motivé par son importante couverture des besoins fonctionnels et techniques, sa simplicité permettant d’envisager un projet de migration rapide, son prix raisonnable et sa politique open source.

Le projet de migration a été mené rapidement puisque moins de 6 mois se sont écoulés entre la décision du changement de messagerie et le début des migrations. L’architecture est répartie sur 5 serveurs, lesquels sont redondés. L’installation, le paramétrage et les développements liés à la migration des données ont été effectués en l’espace de 3 mois.

Un soin particulier a été pris pour la reprise des données. L’utilisation d’IMAPSYNC pour les mails présents sur les anciens serveurs de messagerie, de briques natives de Zimbra, de surcouches logicielles mises à disposition par StarXpert, ainsi que d’un développement spécifique effectué en interne pour la reprise des données MEMO, ont permis de récupérer au minimum l’intégralité des anciens mails, y compris les archives locales. A cela s’ajoutent, selon les cas, les agendas et contacts. Point important, la reprise des données s’effectue de manière transparente pour les utilisateurs.

Les utilisateurs attendaient une solution de messagerie plus moderne. Ils n’ont pas été déçus et Zimbra suscite un engouement certain parmi eux. Pour autant, le saut technologique a été important, et l’accompagnement des utilisateurs se traduit par un dispositif particulier : un dizaine d’administrateurs serveur ont été formés, une présentation de niveau avancé a été dispensée au support niveau 1, des référents dans chaque direction ont reçu une formation fonctionnelle d’une demi-journée, afin qu’ils puissent accompagner les utilisateurs dans leurs premiers pas, enfin un wiki spécifique a été mis en place, comprenant documentation fonctionnelle et FAQ. La migration est volontairement limitée à 300 BAL par semaine, en veillant à basculer des directions entières, de manière à ce que la plus-value des outils collaboratifs soit immédiatement perceptible.

A l’heure du bilan, Zimbra a apporté une plus-value fonctionnelle évidente, pour un coût de projet très raisonnable. Les utilisateurs ont été immédiatement conquis et la DSI se réjouit du succès de l’opération. Concernant l’avenir, le Crédit Mutuel Arkéa envisage la mise en place d’un nouvel annuaire central, le couplage avec Asterisk et l’intégration par le biais de zimlets d’outils de création de listes de diffusion dynamiques et pourquoi pas avec Alfresco.

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Les utilisateurs du CH Quimperlé plébiscitent le Webmail de Zimbra

La messagerie du Centre Hospitalier de Quimperlé (Finistère) était hébergée par un FAI, qui mettait à la disposition des 130 utilisateurs un client Outlook 2003 en pop3/smtp. Cette solution n’était pas satisfaisante pour plusieurs raisons : Manque de fiabilité, besoin de renforcer la sécurité et de donner un accès à la messagerie de n’importe quel poste de travail et de l’extérieur de l’établissement.

Le Service Informatique a donc étudié plusieurs solutions permettant de rapatrier le serveur de messagerie en interne. Aux logiciels propriétaires telles que Lotus Domino ou Microsoft Exchange ont été ajoutées les solutions open sources. Le Service Informatique s’est orienté vers l’open source pour son cout inférieur, pour son fonctionnement sous linux permettant d’éviter la vulnérabilité de Windows aux virus, et pour son ouverture assurant un meilleur contrôle.

Après avoir écarté OpenXchange et OBM – car non satisfaisants – le Service Informatique a brièvement envisagé de créer sa propre solution à partir de briques open source, avant de reculer devant l’ampleur de la tâche. C’est alors qu’ils ont entendu parler de la messagerie collaborative Zimbra. Les essais ont révélé une solution ergonomique, intuitive et très complète. Enfin les recommandations d’une société de la région ayant déjà installé Zimbra, ont fini de convaincre le Centre Hospitalier.

Le Service Informatique a fait appel à l’expérience de StarXpert pour définir sa méthodologie de migration, puis installer et paramétrer ses serveurs. Jean-Marc Boucher, Responsable Informatique du CH Quimperlé, décrit ainsi le projet « Lorsque nous avons discuté de la méthode avec le consultant de StarXpert, nous nous sommes compris tout de suite. » Le changement de serveur a été réalisé de façon transparente pour les utilisateurs et la migration s’est effectuée sans encombre ; L’ensemble des données ont été reprises grâce aux outils de migration fournis par Zimbra. Au total, deux jours de transfert de compétences auront suffit pour que le Service Informatique prenne la solution en main.

Le Service Informatique du CH de Quimperlé souhaitait accompagner les utilisateurs vers la nouvelle solution. Par précaution, quelques connecteurs Outlook avait été commandés pour les utilisateurs réticents au changement d’outil. Il aurait alors suffit de leur installer un client Outlook pour qu’ils puissent rester à l’identique. Au final les connecteurs Outlook n’ont pas été utilisés car la nouvelle solution plait à tout le monde. Pour cela, StarXpert a dispensé des demi-journées de formation aux utilisateurs et réalisé un mémento aide-mémoire diffusé à l’ensemble du personnel. L’interface intuitive et l’expérience de nombreux utilisateurs avec leur messagerie personnelle ont également fait que la prise en main a été très facile et la solution bien reçue.

Le webmail répond parfaitement aux besoins du personnel réparti sur plusieurs sites et circulant d’un service à l’autre. La fonction de calendrier partagé – qui n’était pas disponible avant – a révolutionné l’organisation des réunions au sein des services administratifs en engendrant un gain de temps considérable. Enfin, deux personnes utilisent aujourd’hui le module Zimbra Mobile pour synchroniser leurs iPhones.

En conclusion, Jean-Marc Boucher explique ce qui l’a séduit dans la messagerie Zimbra : « Tout d’abord le coût puisque seul le support est payant. Et puis la gestion des boîtes mail est plus simple, puisqu’avant il fallait stocker les fichiers .pst volumineux alors qu’avec Zimbra nous n’avons plus cette problématique, tout est sur le serveur et prend moins de place. Zimbra est aussi plus facile à scripter qu’une solution telle que Domino ou Exchange, ce qui représente une économie de temps considérable. Enfin, le modèle open source facilite l’intégration avec les autres briques de notre système d’information. »

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Dexia Securities migre d’Exchange vers la messagerie collaborative Zimbra pour sa fiabilité et la simplicité de son administration

Le Service Informatique de Dexia Securities voulait remplacer le serveur de messagerie Exchange 5.5 devenu obsolète. Pour les utilisateurs de Dexia Securities, l’email est très important car leur métier d’opérateur sur les marchés financiers demande une forte réactivité. En effet, Dexia Securities gère l’activité de broker du groupe Dexia (classé parmi les 20 plus grands groupes financiers de la zone Euro).

Deux solutions ont été étudiées : Mettre à jour Exchange ou migrer vers une autre solution. Le choix s’est porté sur la messagerie collaborative Zimbra, motivé par sa fiabilité. L’équipe informatique utilisant déjà des solutions unix , Zimbra s’est intégré tout naturellement dans le système d’information sécurisé. L’administration familière de Zimbra est également appréciée de l’équipe. En effet, alors qu’Exchange est difficile à scripter, Zimbra est facilement administrable en lignes de commandes.

L’existence d’un support commercial a aussi été crucial dans le choix de la solution. « Le service de messagerie est très important pour notre activité. Dans ce sens, il est indispensable d’avoir un support commercial pour :
- la résolution des incidents/bugs niveau 3
- réaliser la mise en oeuvre des opérations critiques (migration, mise à jour serveur, etc.) » explique Catalin Jeghen, Responsable Informatique de Dexia Securities.

Naturellement, le coût inférieur de la solution Zimbra a été bien accueilli lorsque la DSI a présenté le budget. Cependant les principales motivations restent la fiabilité et la sécurité. « Bien souvent, la première question qui nous est posée est celle du coût » commente Jean-François Donikian, président de StarXpert « l’autre bonne nouvelle est que Zimbra sait aussi satisfaire les exigences technologiques et fonctionnelles les plus poussées ».

Au départ la direction informatique a proposé aux utilisateurs d’utiliser le webmail. Au vu des habitudes de travail, on leur offre aujourd’hui également les clients lourds, Zimbra propos ant un connecteur Outlook . En effet, l ’ensemble des fonctions de Zimbra est utilisable via le webmail ou Microsoft Outlook.

Le bilan est positif puisque le projet s’est déroulé sans incident majeur et que les utilisateurs sont aujourd’hui satisfaits. Les conseils que M. Jeghen donne aux candidats à la migration de leur messagerie Exchange sont les suivants :
- bien analyser son parc informatique et les besoins des utilisateurs
- communiquer et accompagner les utilisateurs vers la nouvelle solution

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Aprolis, premier loueur de matériel de manutention en France, a choisi la solution zimbra intégrée par StarXpert pour remplacer Lotus Notes.

Pourquoi Zimbra et pourquoi StarXpert ?

Ce sont des raisons principalement ergonomiques et financières qui nous ont poussés à remettre en cause notre ancienne solution de messagerie Lotus Notes via un appel d’offres auprès de différents éditeurs et intégrateurs. Notre méthode a donc été la suivante : consulter IBM pour la dernière version de Lotus Notes sur serveur Domino, Microsoft pour sa solution Exchange, OpenXchange sur Linux et enfin Zimbra sur Linux intégré par StarXpert.

Si ce sont les critères ergonomiques et financiers qui ont orientés la décision vers Zimbra (70% moins cher en moyenne) c’est surtout l’expérience et les compétences techniques de StarXpert qui nous ont confortés dans notre choix final (StarXpert avait notamment mené des migrations de masse de Lotus Notes sur Domino vers Zimbra sur Linux).

Quel périmètre et quelles complexités à gérer ?

Notre projet de migration visait trois objectifs principaux : migrer les 350 utilisateurs actuels de façon indolore, rajouter 350 utilisateurs nomades et intégrer la solution Zimbra dans notre portail d’entreprise : esp@ce.aprolis.

La migration s’est faite sans encombre par lot de sorte notamment à accompagner au mieux les utilisateurs dans la prise en main de Zimbra, sachant que l’ergonomie de cette solution a été accueillie de façon positive. L’intégration de Zimbra dans notre portail d’entreprise (LifeRay sous Linux) a été prise en charge par Aprolis et fortement facilitée par le caractère open Source et communicant de la solution.

Quel retour d’expérience sur le partenariat avec StarXpert ?

Cédric Claidière et le consultant de StarXpert ont migré les données tout en s’assurant du bon déroulement des opérations auprès des utilisateurs. Le Consultant de StarXpert nous a paru très professionnel et expérimenté, professionnel car capable de gérer en direct les besoins et la relation utilisateurs, expérimenté sur la solution Zimbra (paramétrage et maîtrise des fonctionnalités) et sur son intégration en environnement linux. Au final, 99% des e-mails ont été repris dans Zimbra et l’indisponibilité de la messagerie durant la migration s’est élevée à 4 heures en moyenne par utilisateur.

En conclusion, Aprolis et StarXpert ont abordé la migration de façon conservatrice et raisonnable (en plusieurs lots avec un accompagnement maximal des utilisateurs).

Cédric Claidière, Responsable des Projets Collaboratifs, Philippe Bonino, Responsable Réseau & Telecom et Stéphane Motard, DSI.

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