Alfresco : implémenter un workflow de validation

Alfresco est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise très puissant, et nombre de DSI reconnaissent le besoin d’une telle application au sein de leur entreprise privée ou publique. Cependant, ils ne savent pas toujours comment aborder le projet. StarXpert intervient souvent pour expliquer Alfresco et sa mise en oeuvre. C’est pourquoi nous allons examiner ici un cas de figure fréquent, à savoir  la création d’un workflow de validation, tel que nous l’avons implémenté pour un de nos clients parmi les collectivités locales et territoriales .

Le workflow de validation développé ici par StarXpert permet la gestion des arrêtés (les décisions de nomination à un poste) pour le compte du service des Ressources Humaines. L’objectif de l’application est de dématérialiser le processus de validation et de signature des nominations, avec l’aide d’un parapheur électronique. Les arrêtés sont produits par l’application Métier, qui les déverse dans un site Alfresco Share. Les méta-données fournies par l’application Métier permettent le classement du document lors de son importation dans Alfresco. Le plan de classement est organisé par direction et par type d’arrêté.

Le site Alfresco Share est interfacé avec un parapheur électronique, permettant de signer les documents de façon numérique. Ainsi dans le dossier des arrêtés à faire signer, chaque document peut être envoyé dans le parapheur par un simple clic. Il est ensuite automatiquement converti en PDF pour ne plus être modifié. Dans le parapheur, chaque signataire dispose de huit bannettes, dont quatre principales : Dossiers à traiter, à venir, récupérables et en retard.

Lors du traitement, et pour chaque document, s’affichent : la chaîne de validation, un aperçu du document et les actions possibles (viser ou rejeter). En cas de rejet, le validateur peut écrire une annotation publique ou privée. En fin de processus de validation, le Président signe l’arrêté avec un certificat électronique.

Chaque étape de validation est enregistrée dans le dossier RH du candidat dans le site Alfresco Share. Le tableau de bord permet de connaître l’état d’avancement des dossiers.

L’application a été développée sous Alfresco Share 3.4 Enterprise et interfacée avec le parapheur de l’Adullact.

En savoir plus

Découvrez les fonctionnalités d’Alfresco avec une démonstration en ligne

– Vous avez un projet spécifique que vous voulez évoquer avec StarXpert ? Contactez-nous