Gestion de la documentation Qualité dans Alfresco

Présentation du module Qualité

Le module Qualité V2.1 pour Alfresco édité par StarXpert permet de dématérialiser l’ensemble de la documentation Qualité de l’organisation. Il permet de créer et de maintenir un corpus documentaire à jour grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • la production de la documentation Qualité
    - aide à la rédaction (modèles, cartouche automatique, ...)
    - gestion du cycle de vie (création, révision, archivage)
    - circuit de validation des documents Qualité
  • la diffusion des documents et leurs consultations
  • les processus de révision, de versionning et d'archivage
  • le suivi et le pilotage de l’activité

La gestion des groupes

L’application est développée sous Alfresco Share. Elle est constituée de deux sites Share:

  • Un Site de Gestion Qualité, dédié aux responsables Qualité. Ce site comprend les processus de création/ modification/ révision/ diffusion des documents et les fonctions de pilotage et de statistiques
  • Un ou plusieurs Site de Consultation Qualité. Cette fonction comprend les mécanismes d’alertes des utilisateurs et la consultation des documents applicables

Le cycle de vie des documents

Les documents sont créés dans le Site de Gestion Qualité à partir de modèles, fusionnés avec les méta-données Alfresco et élaborés grâce aux fonctions collaboratives d’Alfresco. A l’issue de l’élaboration ou de la révision du document, deux circuits entièrement paramétrables par l’initiateur sont proposés :

  • un circuit de validation, qui comprend au minimum deux étapes (rédaction et validation)
  • un circuit d'approbation qui comprend au minimum trois étapes (rédaction, validation et approbation)

A l’issue de ces processus, lcircuit de diffusion convertit le document au format PDF et le place dans le plan de classement du site de consultation Qualité. La diffusion assigne une tâche de lecture aux utilisateurs, qui peut s’accompagner d’une alerte Mail. Le processus gère l’obligation de lecture.

La consultation des documents

La consultation des documents se fait sur le Site de Consultation Qualité, qui permet aux utilisateurs de retrouver leurs documents:

  • par navigation arborescente
  • par recherche sur mot-clé
  • par recherche multicritère, intégrant des métadonnées permettant de qualifier le domaine d'appartenance du document

La lecture des documents est proposée directement sur l’interface Web, au moyen de la visionneuse de documents ne nécessitant aucun composant additionnel sur le poste utilisateur (visualisation « full HTML ») L’utilisateur dispose également de la possibilité de télécharger les documents sur son poste.

Le pilotage

Le « Tableau de pilotage » fournit une vue globale des circuits Qualité en cours et des documents Qualité gérés dans le site de Consultation Qualité. Une vue synthétique des documents selon leur statut dans le cycle de vie permet d’anticiper les révisions à planifier.

 

Démonstration du module Qualité

Démonstration enregistrée de 25 min du module Qualité :