La finalité d’un système de GED et bien sûr de stocker des documents et de disposer de mécanismes efficaces de classement et de rechercher, mais aussi de gérer le cycle de vie des documents.
Le cas client fréquent est un circuit de validation, impliquant un nombre d’étapes et un nombre d’utilisateurs variable. L’expression la plus simple de ce circuit existe en standard sous Alfresco : il comprend une étape (acceptation ou refus) et deux utilisateurs (celui qui dépose le document et celui qui valide).
Personnalisation
Ce cas de figure n’est généralement pas suffisant pour nos clients. Prenons l’exemple d’une PME en électronique, et pour qui Alfresco a été utilisé pour mettre en place le système qualité de l’entreprise. Ce système a une importance considérable, est utilisé quotidiennement par la production, et est indispensable à l’obtention de la certification qualité de l’entreprise. Le workflow adapté à ce cas client comprend 5 étapes, et un nombre d’utilisateurs impliqués variables (3 au minimum) :
La solution de StarXpert consiste à mettre en place des actions spécifiques sur les documents, matérialisées pour l’utilisateur par des éléments graphiques supplémentaires dans l’interface Web d’Alfresco : icônes, éléments de menus ou de liste déroulante. Ces éléments sont proposés aux utilisateurs en fonction de leurs droits et de l’état des documents dans le workflow. Des pages sont ajoutées pour les interactions avec l’utilisateur : saisie d’informations telles que dates, textes explicatifs, choix des utilisateurs devant intervenir dans les étapes suivantes, … Nous avons pour cela utilisé les possibilités qu’offre Alfresco aux développeurs :
- ajout des éléments graphiques par configuration de fichiers XML
- développement du code nécessaire (évaluateurs, traitement des actions) à l’aide de l’API Java.
En terme de démarche projet, nous avons commencé par recueillir le besoin client, puis l’avons traduit dans une conception fonctionnelle et technique. Le développement lui-même s’est fait en deux temps :
- d’abord une maquette permettant de valider les spécifications fonctionnelles et de montrer leur traduction en terme d’interface graphique
- puis le développement complet.
Bilan du projet
Cette démarche s’est très bien appliquée à ce projet pourtant de faible taille. La démarche consiste à combiner une phase classique de conception fonctionnelle et technique, et un maquettage rapide permis par les capacités de l’environnement de développement d’Alfresco. Le développement complet est ensuite effectué rapidement, en partant de la maquette et en se basant sur les spécifications validées par la maquette et ne laissant donc pas subsister de zone d’ombre. Le résultat est que la première version de l’application a été la bonne, elle a pu être mise en production sans demande de modification.
Pour en savoir plus
- Découvrir Activiti, le moteur de Workflow d’Alfresco
- Téléchargez le livre blanc Bien comprendre les fonctionnalités d’une GED
- Demandez un contact commercial
- Expérimentez avec un prototype Alfresco
