Nouvelle application AlfrescoSync : comment faire du Dropbox avec Alfresco ?

Les solutions de synchronisation et de sauvegarde telles que Dropbox ou Google Drive rencontrent un succès certain auprès des utilisateurs car elles sont très pratiques. C’est pourquoi Alfresco a à son tour développé AlfrescoSync, afin de permettre aux utilisateurs de synchroniser un site ou un dossier Alfresco avec leur ordinateur.

Une version beta d’Alfresco Sync aux fonctionnalités bien utiles

Alfresco Desktop Sync (version beta uniquement pour l’instant) permet d’installer un client lourd (Windows ou Mac) sur le disque dur de l’ordinateur, et de synchroniser un site, un répertoire ou un dossier avec Alfresco.

Il suffit ensuite d’effectuer les modifications en local pour qu’Alfresco se mette à jour automatiquement. L’utilisateur sélectionne les dossiers Alfresco qui l’intéressent et les copie dans son dossier Alfresco Sync local. Il n’a pas à s’encombrer de documents qui ne le concernent pas. Toutes les modifications effectuées en local sont automatiquement sauvegardées sur Alfresco.

AlfrescoSync est compatible avec les versions suivantes d’Alfresco :

  • Enterprise 4.0 et supérieure.
  • Community 4.0.c et supérieure.
  • Cloud (Compte premium uniquement ).

Installation et Configuration (Windows)

L’installeur Windows est facile à utiliser, il suffit de suivre les instructions pour installer Alfresco Sync sur le poste de travail.

L’utilisateur n’a qu’à saisir son identifiant et son mot de passe s’il s’agit d’Alfresco Cloud (compte premium uniquement), ou bien son identifiant, mot de passe et adresse du serveur Alfresco dans le cas d’un serveur privé (URL du serveur au format : http(s)://adresse:port/alfresco)

« Account Type » permet de choisir entre un Alfresco de type privé (« private ») ou cloud.

Configuration des dossiers à synchroniser

Une fois authentifié, l’utilisateur peut choisir de synchroniser un site, ou encore un ou plusieurs répertoires d’un site. Les sites synchronisables sont les sites déjà identifiés en tant que favoris de l’utilisateur. Le dossier local qui sera synchronisé avec Alfresco est renseigné à l’aide du champs « Local Folder ».

Il est possible de synchroniser plusieurs comptes Afresco privé ou Alfresco cloud avec plusieurs dossiers locaux, à condition de créer un dossier local par compte.

Une fois AlfrescoSync installé, une icône apparaît dans la barre de tâches. Celle-ci permet d’accéder à des menus contextuels. Si la synchronisation ne s’effectue pas automatiquement, il suffit de cliquer sur le bouton « Sync Now ! » pour lancer la synchronisation manuellement. Le bouton « Préférences » permet de modifier, supprimer ou ajouter des répertoires à synchroniser.

En conclusion

Nous avons réalisé quelques tests d’ AlfrescoSync 0.8.0.6 avec Alfresco 4.0.2 Entreprise et avons observé les comportements suivants :

  • AlfrescoSync utilise Webdav pour se connecter à Alfresco.
  • Par défaut, un document modifié en local mis à jour dans Alfresco provoque l’écrasement de la version précédente du document. Ce comportement peut être évité en ajoutant l’aspect versionable sur tous les documents.
  • AlfrescoSync ne gère pas les locks, un fichier ouvert par un utilisateur X ne verrouille pas le document. Un utilisateur Y peut modifier le document simultanément.
  • La modification en local par l’utilisateur Y d’un document « document.txt » verrouillé par un utilisateur X (working copie) ne génère aucun message d’erreur au niveau de l’interface utilisateur, néanmoins un message d’erreur est affiché dans logs de AlfrecsoSync (*)
  • Si l’utilisateur X déverrouille le fichier, la synchronisation écrase le document « document.txt » local de l’utilisateur Y par le contenu d’Alfresco.

En conclusion, l’application AlfrescoSync apporte des fonctionnalités bien pratiques du moment qu’un seul utilisateur à accès à un dossier. Dès lors que plusieurs utilisateurs partagent un même dossier, les choses se compliquent et la synchronisation par le biais de d’AlfrescoSync devient source d’incohérences.

AlfrescoSync n’est encore qu’en beta, aussi on peut espérer qu’une version future permettra de gérer la synchronisation de dossiers partagés entre plusieurs utilisateurs; ainsi que la synchronisation avec les tablettes et smartphones.

En savoir plus

Alfresco vous intéresse ? Téléchargez nos 10 cas d’usage pour mieux comprendre la solution.

(*) Fichiers de log de AlfrescoSync :
Windows XP: C:\Documents and Settings\<nomUtilisateur>\Application Data\AlfrescoSync
Windows 7: C:\Users\<nomUtilisateur>\AppData\Roaming\AlfrescoSync
Mac OS X: /Users/<nomUtilisateur>/Library/Application Support/AlfrescoSync

Outil de statistiques Alfresco « ASUR » : quelles nouveautés dans la version 1.5 ?

Outil de statistique Alfresco " ASUR" : quelles nouveautés dans la version 1.5 ?

Pourquoi ASUR ?

ASUR—Alfresco Share Usage Reporting—est un outil de statistiques pour Alfresco développé par StarXpert, qui permet aux entreprises de prévoir la montée en charge et l’espace futur qui sera utilisé par Alfresco. Pour cela, ASUR affiche les différentes données relatives à l’utilisation d’alfresco (nombre de fichiers créés/modifiés, nombre de connexions …) sous forme de graphes. Ces données peuvent ensuite être exportées sous forme de fichier CSV.

Nouvelles fonctionnalités d'ASUR 1.5

ASUR 1.5, la nouvelle version de l'outil de statistique pour Alfresco Share, présente un nouveau design ainsi que de nouvelles fonctionnalités :

StarXpert dévoile de nouveaux outils d’administration d’Alfresco

StarXpert installe et personnalise des serveurs Alfresco depuis 2006. En cinq ans nous avons remonté un certain nombre de demandes de nos clients visant à faciliter l’administration d’Alfresco. Nous avons répondu à ces demandes en développant de nouveaux outils, preuve qu’Alfresco est extensible grâce à son API et à son code ouverts. Nous avons regroupé ces outils sous forme d’une suite, véritable boite à outils : les StarXpert Admin Tools. En effet, les StarXpert Admin Tools sont des webscripts qui permettent de réaliser différentes taches d’administration, et qui sont intégrés à la console d’administration Share au même titre qu’ASUR (l’outil de reporting Alfresco).

Fonctionnalités des StarXpert Admin Tools :

  1. Ajouter un manager à un site : sur un site Share, seul le gestionnaire du site peut promouvoir un membre au titre de gestionnaire. Or, si le gestionnaire vient à quitter l’entreprise, personne ne peut le remplacer. Pour pallier à ce manque, le nouvel outil permet à un administrateur d’ajouter directement un nouveau gestionnaire du site.
  2. Editer les versions d’un document : les documents définis comme ‘versionnable’ sont versionnés à la manière d’un SVN. Le nouvel outil permet de gérer ces versions, pour par exemple ne garder que la dernière version d’un document par jour, ou bien reculer ou avancer de N version. L’outil permet d’éviter une proliferation de versions rendant le suivi difficile.
  3. Configuration avancée d’alfresco (JMX) : la configuration d’alfresco ( Services, ports…) peut normalement être changée en modifiant les fichiers de configuration sur un serveur à l’arrêt. Le nouvel outil permet de changer la configuration d’Alfresco à chaud en trois étapes :
    1. Téléchargement d’un fichier CSV qui contient la configuration JMX d’alfresco.
    2. Modification des attributs désirés.
    3. Upload du fichier CSV modifié. La dernière action permet de mettre à jour la configuration d’Alfresco instantanément
  4. Lister les erreurs d’indexation Lucene : Alfresco indexe les fichiers texte grâce à lucene. Le nouvel outil permet de lister les erreurs d’indexation qui peuvent se produire : nint, nitf, nicm, nintc (Voir le projet Apache Lucene pour plus de détails sur les erreurs possibles).
  5. Afficher les permissions d’un utilisateur : Alfresco ne permet pas de voir les espaces, dossiers et fichiers sur lesquels un utilisateur possède des permissions. Le nouvel outil permet de chercher un utilisateur et d’afficher en un temps record tous les nœuds sur lesquels il a des permissions. Nous avons choisi d’afficher les nœuds de type « folder » et « content » mais il est possible d’étendre l’affichage à tous les nœuds tout aussi rapidement.
  6. Suppression des permissions d’un utilisateur : si un utilisateur est désactivé, par exemple s’il a quitté la société, on doit pouvoir supprimer ses permissions, sans pour autant supprimer l’utilisateur, afin de le garder comme auteur de ses fichiers. Le nouvel outil permet de retrouver un utilisateur et de supprimer toutes ses permissions sur le repository en un temps minimal.
  7. Accès aux consoles Alfresco et aux Webscripts : Dans la console d’administration Share, le nouvel outil facilite l’accès aux consoles d’Alfresco (Workflow, AVM, Surf…) et le rechargement des Webscripts Alfresco et Share.

En savoir plus sur Alfresco Share

Démonstration de la Gestion Documentaire Alfresco

Ajouter des fonctionnalités à la console d’admin d’Alfresco Share

Parmi les nombreux atouts d’Alfresco on peut citer la possibilité d’étendre l’API par l’ajout de webscripts. Ces webscripts n’étant pas intégrés à Share, ils ne sont accessibles qu’en tapant leur url, ce qui impose bien évidemment de connaître l’url en question ! Ne serait-ce pas plus pratique si on pouvait sélectionner le webscript dont on a besoin depuis la console d’administration d’Alfresco Share ? StarXpert vous propose de découvrir comment.

Première étape : ajouter un item à la console d’administration

Remarque: toutes les modifications se font sur Alfresco Share.

L’ajout d’une fonctionnalité à la console d’administration s’effectue en deux temps:

  1. Création du webscript correspondant à la nouvelle fonctionnalité.
  2. Modification des fichiers XML de configuration

1. Création du WebScript

Il faut tout d’abord créer un webscript de la famille admin-console qui doit être placé dans Share dans le dossier /site-webscripts/org/alfresco/components/console.

Remarque : Share considère les webscripts du package org.alfresco.components.console comme des webscripts de la console d’Administration.

1.1 Fichier de configuration du webscript : nomDuWebscript.get.desc.xml

<webscript>
<shortname>StarXpert </shortname>
 <description> Déscription </description>
 <url>/components/console/nomDuWebscript</url>
 <family>admin-console</family>
</webscript>

1.2 Fichier template (présentation) : nomDuWebscript.get.html.ftl .

Vous pouvez aussi créer un fichier de traitement js/Java si la fonctionnalité l’exige.

Pour voir le résultat et faire apparaître la nouvelle fonctionnalité dans la console d’administration il suffit d’actualiser les webscripts sur Alfresco Share (http://localhost:8080/share/service/). Il nous faut maintenant configurer le titre de la nouvelle fonctionnalité.

2. Modification des fichiers XML de configuration Share

Pour configurer le nom affiché sur la console d’administration, il faut ajouter les 2 lignes suivantes au fichier slingshot.properties (/WEB-INF/classes/alfresco/messages/slingshot.properties) :

tool.nomDuWebscript.label= StarXpert Item
tool.nomDuWebscript.description=StarXpert Item

Remarque : nomDuWebscript dépend du nom de mappage url donné dans le fichier de description du webscript

Deuxième étape : Ajouter un item au menu « More » sur share

Lors de la création du nouvel item sur le menu « More » (« Outils » dans la version française), il faut faire pointer l’item vers le webscript précédemment créé.

Dans le fichier share-config.xml (/WEB-INF/classes/alfresco/share-config.xml), la balise <app-items> contient tous les éléments du menu « More » et leurs permissions.

Dans la balise <app-items>, ajouter un conteneur avec les privilèges souhaités :
<container-group id= »tools » permission= »admin »>
<item type= »link » id= »StarXpertItem »>/console/admin-console/nomDuWebscript</item>
</container-group>

Attention : /console/admin-console/nomDuWebscript ne correspond pas au mappage URL du webscript, mais précise la région graphique dans laquelle apparait le webscript.

Pour afficher correctement le nom de l’item sur le menu il faut modifier le fichier slingshot.properties en ajoutant les 2 lignes suivantes

 header.StarXpertItem.label=StarXpert Item
 header.StarXpertItem.description= StarXpert Item

On peut également personnaliser le menu avec une icône au format png (16*16 pixels) : StarXpertItem.png et placer l’icône dans le dossier : /components/images/header/.

Redémarrer Alfresco pour voir le résultat.

Remarque: La modification des fichiers share-config.xml et slingshot.properties n’est pas recommandée car lors d’une mise à jour, ces fichiers seront réinitialisés. Il est recommandé de packager ces développements dans un module ou sous forme d’extension. Les mécanismes d’extention de Share ont été améliorés avec Alfresco 3.4, ils feront l’objet d’un article sur ce blog prochainenement.