Comment créer un site web en un temps record avec Alfresco Web Quick Start

La Gestion de Contenu Web (WCM) est devenue une partie incontournable de la Gestion de Contenu de d’entreprise. Alfresco proposait depuis longtemps une solution appelée Alfresco WCM. Or, celle-ci avait l’inconvénient majeur de nécessiter des compétences informatiques pour effectuer une mise en place initiale, pour par exemple paramétrer des formulaires XSD et des templates FreeMarker.

Alfresco WCM est maintenant remplacée par le module Web Quick Start. Le point clé de cette nouvelle solution est sa simplicité de mise en œuvre, qu’il s’agisse de son installation ou de son utilisation. De plus, Web Quick Start intègre des modèles de sites permettant de démarrer sur un existant et d’avoir immédiatement une visualisation du fonctionnement et des concepts de l’outil.

La solution Web Quick Start est basée sur Alfresco Share. Elle bénéficie donc de la facilité d’utilisation de cette interface développée selon les concepts du « Web 2.0 ».

Fonctionnalités principales

Web Quick Start apporte les fonctionnalités suivantes (liste non exhaustive) :

  • modification de la structure du site publié en modifiant l’organisation des dossiers Alfresco Share
  • gestion des menus d’accès aux rubriques
  • paramétrage de la page d’accueil par sélection d’éléments des différentes rubriques, par choix de carrousel d’images, extraits d’articles de blogs, extraits de contenus
  • gestion des liens entre rubriques et articles
  • définition de templates pour la page d’accueil de chaque rubrique ou sous-rubrique, pour les articles d’une rubrique, pour les contenus d’une rubrique
  • accès à des publications (téléchargement de documents PDF présents dans le référentiel Alfresco)
  • formulaire de contact
  • commentaire sur les articles
  • gestion du multilinguisme
  • recherche plein texte

Installation et utilisation

L’installation de Web Quick Start sur Alfresco se résume à l’installation de modules Alfresco. La procédure décrite sur le wiki d’Alfresco s’effectue en quelques minutes.

Une fois Web Quick Start installé, une visualisation rapide de ses capacités est proposée à l’aide des exemples fournis avec le produit.

La procédure à suivre pour cela est :

  • créer un site Alfresco Share,
  • utiliser la fonction Personnaliser le tableau de bord puis Ajouter des dashlets
  • choisir la dashlet Démarrage rapide WQS

Le tableau de bord du site proposera alors la dashlet Web Quick Start :

  • Web Quick Start est fourni avec deux modèles de site. Choisir un modèle puis faire Import.

Le site pubié correspondant est alors accessible depuis l’url http://monServeur:8080/wcmqs.

Aperçu du fonctionnement

La structuration du site publié, les pages et les contenus sont définis et gérés dans l’espace documentaire du site Alfresco Share.

Cet espace est organisé comme suit (exemple après avoir importé le modèle Government) :

La branche éditoriale sera utilisée pour effectuer et tester des modifications, la branche Live correspond elle à ce qui sera visualisé par les utilisateurs. La validation d’une modification s’effectue via un workflow pré-défini.

Les sous-répertoires du site correspondent aux rubriques du site; le contenu des sous-répertoires sont les pages affichées. Les sous-répertoires d’une rubrique correspondent aux sous-rubriques.

La modification des pages s’effectue par l’éditeur web intégré à Alfresco Share.

Pour aller plus loin

Le paramétrage s’effectue principalement via les méta-données des dossiers et des pages.

Les modèles de pages sont des pages Surf. Leur définition implique donc des fichiers XML et des templates Freemarker.

Alfresco Enterprise 4 : quelles améliorations attendre ?

La première version Alfresco Communautaire (4.0a) est déjà disponible alors qu’Alfresco Enterprise est prévu pour la fin de l’année. StarXpert lève le voile sur les nouveautés qui caractérisent la prochaine version majeure d’Alfresco.

L’équipe d’Alfresco a mis l’accent sur trois sujets :

  • améliorer l’ergonomie d’Alfresco
  • enrichir les fonctions de réseau social d’entreprise
  • faciliter le déploiement et l’administration

Au titre de ces 3 sujets, les améliorations relevées par StarXpert sont :

  • le glisser-déplacer pour déposer des fichiers, pour déplacer des fichiers
  • l’édition en ligne des propriétés des documents
  • des possibilités de tri accrues
  • la refonte du calendrier,
  • une intégration avec Twitter, YouTube, Facebook, des fonctions de suivi des personnes et des contenus, des notifications email sur abonnement,
  • une nouvelle console d’administration (gestion des tags, des workflows, configuration…),
  • le remplacement de l’indexation Lucene par le moteur de recherche Solr. Ceci apporte des améliorations notables sur les capacités de recherche, ainsi que sur les performances d’Alfresco.

On note aussi sans surprise l’arrivée du moteur de Workflow Activiti, qui était déjà annoncé pour cette version.

Autre grande nouveauté, Alfresco Team est un outil dédié permettant d’étendre le travail collaboratif sur les contenus au terminal mobile. Alfresco le considère comme un un point clé de l’avenir. L’ECM pourra ainsi tirer partie de la révolution concernant la diffusion d’outils nomades apportée notamment par Apple (iPhone, iPad).

Alfresco Share : éditer collaborativement des documents MS Office… sans SharePoint

Alfresco Share 3.4 est riche de nouvelles fonctionnalités qui en font une solution de GED collaborative complète, capable d’éditer des documents MS Office sans avoir à recourir à SharePoint. Les capacités d’Alfresco Share à ce sujet sont un des éléments clés de la solution, sur lesquels cet article se propose de faire le point.

Alfresco a introduit avec la version 3 le support du protocole SharePoint. Cela signifie que Alfresco, vu de la suite Microsoft Office, est un serveur SharePoint; en effet les fonctionnalités collaboratives de Microsoft Office se basant sur la présence d’un serveur SharePoint deviennent opérationnelles en la présence d’Alfresco Share. L’édition en ligne de documents MS Office stockés dans Alfresco Share se base sur ces fonctionnalités collaboratives, les capacités et l’ergonomie sont donc celles proposées par Microsoft. Concrètement, l’utilisateur a le choix entre accéder aux documents depuis MS Office ou depuis l’interface Web Share. Dans les deux cas, il peut accéder directement au document stocké sous Alfresco, sans passer par un étape de téléchargement en local sur son poste.

Alfresco annonce le support SharePoint pour les versions 2007 et 2003 de Microsoft Office. Quelques éléments du protocole SharePoint ne sont pour l’instant pas supportés par Alfresco, tels que alertes sur document, les liens, les tâches, les méta-données personnalisées et les sous-sites.

Fonctionnement

Depuis MS Office, l’accès à Share peut se faire simplement par le menu « Fichier > Ouvrir », en fournissant l’URL d’accès au serveur Alfresco. L’utilisateur peut également directement créer un nouveau document dans Share à partir de MS Office. Depuis l’interface Web Alfresco Share, l’utilisateur peut ouvrir un document simplement par la fonction « Modifier en ligne » comme montré sur cet exemple :

L’utilisateur obtient alors le même résultat qu’après un double-clic sur l’explorateur de fichiers, à savoir l’ouverture du document sous MS Office. Il existe toutefois une différence importante : le volet « Espace de travail partagé » de MS Office est activé, ce qui donne accès aux fonctionnalités collaboratives :

Volet Collaboratif sous MS Office 2003

Le document est automatiquement verrouillé, l’utilisateur peut directement le modifier, le sauvegarder avec une prise en compte immédiate dans Alfresco. Il peut également choisir de l’extraire, afin de pouvoir l’éditer hors-ligne.

Le volet « espace de travail partagé » offre d’autres fonctionnalités telles que l’accès aux autres documents de l’espace de travail, la liste des membres de l’espace de travail, l’accès à l’historique des versions …

La mise en place de ce fonctionnement requiert une conduite du changement auprès des utilisateurs. Il existe en effet plusieurs manières de procéder, l’utilisateur doit donc être guidé. On peut noter par exemple que la création d’un document directement dans Share se traduit par défaut par la création d’un espace de travail (donc d’un site Share). Il est souvent souhaité de limiter ce fonctionnement ; cela peut être obtenu par paramétrage d’Alfresco Share, toutefois le mode opératoire à utiliser doit être explicité et diffusé auprès des utilisateurs.

Liens utiles

Alfresco 3.4 ou la migration vers Share

Comprendre Alfresco Share en 2 jours

Prototype Alfresco Share

Versions Alfresco : comprendre le nommage et la numérotation

Il n’est pas simple au premier abord de comprendre les numérotations de versions d’Alfresco et les différences entre les versions Communautaires et Entreprise. C’est pourquoi cet article se propose de faire le point sur ces deux sujets.

Les versions Communautaires et Entreprise sont basées sur le même référentiel de code source, la version communautaire n’est donc pas une version bridée du produit. Les versions communautaires sont proposées en téléchargement libre, alors que les versions Entreprises sont fournies uniquement aux clients ayant payé la souscription Entreprise. Ces dernières bénéficient d’un processus d’assurance qualité, ce qui n’est pas le cas des versions communautaires. De ce fait, les versions Entreprises sortent après les versions communautaires; elles peuvent donc contenir des corrections de problèmes détectés lors des tests d’Assurance Qualité. La compatibilité ascendante est garantie sur les versions Entreprises, elle ne l’est pas sur les versions communautaires. Il est arrivé par exemple que des fonctions nouvelles ait été incluses dans une version communautaire, et finalement non retenues dans le produit final donc non présent dans les versions Entreprises. Il est a noter que la souscription Alfresco inclut d’autres services tels quels que accès au support technique, accès aux correctifs (services packs), accès à des ressources sur le site Network.

Le nommage des versions n’a pas été constant dans le temps, ce qui a souvent été source de confusion. La version communautaire s’est d’abord appelée « Community », puis « Labs ». La numérotation a été constituée classiquement de deux nombre (majeur/mineur) mais s’est parfois vu adjoindre une lettre dont la signification n’a pas toujours été évidente. Par exemple la version Communautaire 3.3g a été nommée ainsi car elle contenait une pré-version de l’intégration à Google Docs, ce qui explique qu’il n’y ai pas de eu 3.3a, b, c, d, e ou f avant la g.

Alfresco a récemment décidé de normaliser ses noms de versions pour les rendre plus compréhensibles. Ainsi, la norme suivie pour la version communautaire est : Alfresco Community Majeur.Mineur.Build, où Majeur est le numéro qui identifie les releases majeures, Mineur est le numéro qui identifie les releases mineures et Build est une lettre représentant le build. La lettre de build commence à ‘a’ et s’incrémente ensuite. Il sera donc simple de déterminer quelle est la dernière version du produit. Ce système commence avec la 3.4.a.

Pour la version Entreprise, le nommage devient Alfresco Enterprise Majeur.Mineur.ServicePack.HotFix. ServicePack et HotFix sont optionnels. La première version Entreprise de la 3.4 se nommera donc 3.4.0.

[article de référence]

Tirer partie d’OpenOffice dans Alfresco

Un besoin souvent relevé par nos clients consiste à pouvoir modifier automatiquement un document bureautique au cours de son cycle de vie dans Alfresco. Cette fonctionnalité peut être utile pour par exemple insérer dans le document des informations saisies par l’utilisateur dans un formulaire Alfresco, ou pour changer un libellé représentant l’état du document, ou encore pour insérer le nom des utilisateurs ayant validé le document, etc.

Par défaut, l’installation d’Alfresco comprend une installation d’OpenOffice, afin de permettre la conversion de documents bureautiques (MS Office ou OpenOffice) en documents PDF. Il est alors aisé de tirer partie de cet OpenOffice déjà présent pour lui faire effectuer d’autres tâches, telles que les modifications de documents mentionnées ci-dessus.

Dans l’exemple suivant, la modification va être déclenchée depuis une action proposée à l’utilisateur sur un document. L’interface Web utilisée est celle d’Alfresco Explorer.

Notre action va être déclarée dans le web-client-config-custom.xml. Le bean spécifique est lui un bean JSF à déclarer dans un faces-config-custom.xml :

<managed-bean>
<description>
The bean that connects to OpenOffice
</description>
<managed-bean-name>openOfficeConnection</managed-bean-name>
<managed-bean-class>net.sf.jooreports.openoffice.connection.SocketOpenOfficeConnection</managed-bean-class>
<managed-bean-scope>session</managed-bean-scope>
</managed-bean>
<!-- Config JSF pour le bean -->
<managed-bean>
<description>
The bean that use OpenOffice
</description>
<managed-bean-name>MyOpenOffice</managed-bean-name>
<managed-bean-class>starxpert.openoffice.bean.MyOpenOffice</managed-bean-class>
<managed-bean-scope>session</managed-bean-scope>
<managed-property>
<property-name>connection</property-name>
<value>#{openOfficeConnection}</value>
</managed-property>
<managed-property>
<property-name>nodeService</property-name>
<value>#{NodeService}</value>
</managed-property>
<managed-property>
<property-name>mimetypeService</property-name>
<value>#{MimetypeService}</value>
</managed-property>
<managed-property>
<property-name>fileFolderService</property-name>
<value>#{FileFolderService}</value>
</managed-property>
<managed-property>
<property-name>contentService</property-name>
<value>#{ContentService}</value>
</managed-property>
</managed-bean>

A noter : l’ajout du bean net.sf.jooreports.openoffice.connection.SocketOpenOfficeConnectionqui permet d’obtenir facilement la connexion à OpenOffice. Ce bean est d’ailleurs utilisé par Alfresco dans son traitement des transformations PDF.

Ensuite, il reste à écrire le code Java effectuant les transformations souhaitées sur le document. L’exemple fourni ici effectue les opérations suivantes :

  • obtenir la connexion Openoffice
  • accéder au document (au nœud) depuis lequel l’action a été appelée
  • récupérer le contenu du nœud en tant que document OpenOffice
  • sauvegarde le document modifié dans le nœud d’origine

Le code de la modification via OpenOffice n’est pas repris ici, car il dépend de la modification souhaitée.

Ajouter des catégories depuis Share

Parmi les nouveautés apportées par la version 3.2r2 d’Alfresco, il est maintenant possible d’utiliser les catégories présentes dans l’entrepôt Alfresco depuis Share. Pour cela, il faut activer la fonction de visualisation de l’entrepôt. L’élement « catégories » apparait alors dans le bandeau de gauche.

La fonctionnalité permet de voir tous les documents de la catégorie choisie, aussi bien ceux de l’entrepôt classique (hors sites Share donc) que ceux des sites.

Pour affecter une catégorie à un document de Share il suffit alors d’utiliser l’interface Explorer.