Le couple Ephesoft-Alfresco offre une solution complète, allant de la dématérialisation à la gestion des documents

A l’heure où les pressions sur les entreprises s’intensifient autour de la gestion des documents et courriers entrants (traçabilité, réactivité…), la dématérialisation devient une priorité pour beaucoup.

Alfresco, couplé à la solution de numérisation de son partenaire Ephesoft, propose une approche entièrement open source, allant de la dématérialisation à la gestion des contenus de l’entreprise, et cela à moindre coût.

Au delà de la numérisation, le couple Ephesoft-Alfresco permet d’associer des métadonnées aux documents scannés, puis de les classer, de façon à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés lors des recherches.

Pourquoi numériser ?

  • Protéger contre la perte, le vol ou la destruction.
  • Permettre un accès de partout et à tout moment.
  • Supprimer le papier et permettre un gain de place.

Présentation d’Ephesoft

La solution de numérisation Ephesoft propose un accès web – Ephesoft est compatible avec Explorer, Firefox, Chrome et Safari – ce qui évite d’avoir à installer un client lourd sur chaque poste. Ephesoft est la seule solution de numérisation open source respectant les standards ouverts.

Cette solution permet de scanner ou d’importer des documents provenant de fax, scanners et emails, puis de les classer et d’en extraire des métadonnées. Ephesoft utilise le module d’océration Recostar, reconnu pour sa fiabilité.

Ephesoft est partenaire d’Alfresco. La solution est compatible avec Afresco 3.x et 4.x. Ephesoft utilise le protocole CMIS pour exporter les documents vers Alfresco. Ephesoft est disponible en version Communautaire, Entreprise ou Cloud.

Avantages de la solution Ephesoft

  • Entièrement open source.
  • 100 % web.
  • Paramétrable selon les besoins des utilisateurs : Facile à utiliser et à configurer.
  • Transparence : le workfow du processus est entièrement visible par l’opérateur durant son déroulement
    • New => Locked => Running => Ready to Review & Validation => Export.
  • Gère trois points d’entrée : fax, emails et scanners.
  • Le traitement est automatisé : Minimise le risque d’erreurs.
  • Apprentissage en ligne des fax, scan et email.
  • Extraction des métadonnées par code-bar, expressions régulières et phrases.
  • Support OCR : I.R.I.S, ABBYY FineReader ou RecoStar.
  • Les formats suivants sont supportés : TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF, JPEG.
  • Intégration LDAP et Active Directory.
  • Compatible avec MySQL, MS SQL Server and Oracle.

Présentation Fonctionnelle

schema d'architecture V0.1
Ephesoft fonctionne à l’aide de « Batch Class », représentées sur le schéma ci-dessus par «  BC1, BC2, BC3 ». Chaque BC classe est configurable depuis le navigateur à partir du Module d’administration et permet de définir :

– Le Workflow du Processus :

  • Import
  • Traitement
  • Assemblage
  • Validation de la Classification
  • Validation des métadonnées
  • Export

– Les types de documents reconnaissables par ce « BC » et les metadonnées correspondantes.

En savoir plus

– Pour avoir un comparatif des versions « entreprise » et « communautaire », aller sur le site http://www.ephesoft.com/products/on-premise
– Starxpert met à votre disposition son expérience de la dématérialisation : choix de la solution, installation et intégration à la GED Alfresco. Contactez StarXpert pour votre nouvelle solution de dématérialisation.

Le module « Publication Simple » maintenant disponible pour Alfresco 4

Le module « Publication Simple » permet de rendre un document (ou plusieurs) momentanément invisible par les autres utilisateurs, tandis que le document est en cours de modification. Une fois les modifications terminées, le document peut être de nouveau rendu visible. Ce module, développé par StarXpert, est maintenant compatible avec les versions 4.x d’Alfresco.

En effet, certaines GED effectuent la dépose et la publication d’un document en même temps, que d’autres procèdent en deux temps. Le module « Publication Simple » permet de choisir le comportement d’Alfresco lors de la dépose d’un document : publication immédiate (document immédiatement accessible aux utilisateurs autorisés) ou publication différée, sous le contrôle de l’utilisateur ayant déposé le document.

Fonctionnement du module « Publication Simple »

Le module « Publication Simple » s’interface avec Alfresco Share.

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Le module met à disposition de l’utilisateur un nouvel aspect « Visible/Invisible ». Appliquer cet aspect rend le document invisible. Une nouvelle action — « Rendre Visible »– apparait alors sur la liste des actions.

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Tous les documents sont visibles par défaut. Un document rendu invisible le restera jusqu’à ce que l’utilisateur décide d’appliquer l’action « Rendre Visible ».

Il est possible d’appliquer l’aspect « Visible/Invisible » sur plusieurs documents à la fois.

NB : l’action du module « Publication Simple », nommée « Publier » dans la version 3, devient « Rendre visible » à partir de la v4. En effet, il existe déjà une action nommée « Publier » dans Alfresco 4.  StarXpert a préféré changer le nom de l’action pour éviter toute confusion et pour la rendre plus explicite pour l’utilisateur

  • Pour plus de détails sur le fonctionnement de l’action « Rendre Visible » une documentation « Spécification Fonctionnelle 2.0» est disponible. Contactez- nous pour plus de renseignements, ou pour obtenir le module.
  • Vous avez besoin d’un développement Alfresco spécifique ? Contactez StarXpert.