Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Le projet de Gestion des conventions sous Alfresco avait pour but d’améliorer les processus de création et de suivi des conventions établies entre un établissement public et ses partenaires. Il permet de :

Les conventions impliquent :

Le schéma de principe de ce module est le suivant :

Les documents de convention sont stockés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share), dans une arborescence qui est créée automatiquement. Une nomenclature a été définie pour le nommage des dossiers de l’arborescence et pour les documents qui y sont stockés.

Les échanges avec les partenaires pour établir le contenu de la convention restent hors de la plate-forme GED Alfresco ; l’ouverture vers une édition collaborative est techniquement possible avec Alfresco, elle nécessite d’ouvrir la plate-forme à l’extérieur et de demander aux partenaires de l’utiliser.

La signature des documents se fait au format papier. Une évolution du projet pour signature électronique est envisagée ; cela nécessite l’utilisation d’un plate-forme permettant la signature de toutes les parties impliquées : l’établissement public et les partenaires.

Le cycle de vie des processus est suivi au moyen de workflows développés dans Alfresco et d’informations (sous forme de métadonnées) ajoutées aux documents de conventions.

Processus de création d’une convention sous Alfresco

Les processus de création et de révision impliquent le service juridique et les directions Métiers.
La convention est initiée par une direction Métier, qui doit obtenir la validation du service juridique.

Les directions Métiers disposent d’un formulaire pour lancer le processus de création. Ce formulaire permet de fournir les informations nécessaires au suivi et au contrôle par le service juridique :

Les documents de convention sont ensuite rédigés et soumis à validation. Le workflow est utilisé pour tracer les échanges entre la direction Métier et le service juridique, jusqu’à obtention du document finalisé. L’avis d’autres directions Métiers peut également être sollicité.

Les workflows de création et de renouvellement sont développés à l’aide du moteur Activiti d’Alfresco. Ils permettent d’affecter des tâches aux acteurs du workflow, de lancer des alertes par mail, de modifier le statut de la convention pour suivre son avancement.

Partage des documents et plan de classements

Les documents sont centralisés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share) et automatiquement classés.

Le plan de classement est créé selon une nomenclature qui prend en compte le type de convention et le nom du partenaire. Le but est de permettre de retrouver rapidement

une convention donnée en connaissant le partenaire et son type, ou d’avoir facilement la liste des conventions d’un partenaire.

Pour éviter les erreurs de saisie, les partenaires existants sont proposés sous forme de liste déroulante dans le formulaire de création de convention. S’il s’agit d’un nouveau partenaire, le formulaire permet sa création. Le gestionnaire fonctionnel peut ensuite corriger si nécessaire le nom du partenaire ; il peut également en ajouter, sur un écran réservé à la gestion.

Les droits d’accès sont gérés au moyen des fonctions standards Alfresco. Le gestionnaire fonctionnel du domaine a la capacité de donner accès aux documents, ce qui élimine les difficultés de partage qui peuvent exister dans une structure publique ayant des antennes sur toute la France.

Processus de renouvellement d’une convention sous Alfresco

Le processus de renouvellement est automatiquement déclenché, pour les conventions dont la date d’échéance approche.

Le processus génère une alerte à destination de la direction Métier en charge de la convention. Si la convention doit effectivement être renouvelée : un processus de création est relancé, la convention devant à nouveau être validée par les mêmes acteurs que lors de sa création.

Archivage des conventions sous Alfresco

Les conventions arrivées à échéance et non renouvelées restent archivées dans la GED. Le sujet de leur archivage légal n’a pas été traité dans le projet.

Pilotage

Le module « Tableau de pilotage » est utilisé en complément, afin de fournir une vue globale des workflows en cours, et des conventions selon leur statut :

Téléchargez gratuitement le Livre Blanc : Module de gestion des conventions Informations sur le document

Alfresco Enterprise 4 : quelles améliorations attendre ?

La première version Alfresco Communautaire (4.0a) est déjà disponible alors qu’Alfresco Enterprise est prévu pour la fin de l’année. StarXpert lève le voile sur les nouveautés qui caractérisent la prochaine version majeure d’Alfresco.

L’équipe d’Alfresco a mis l’accent sur trois sujets :

  • améliorer l’ergonomie d’Alfresco
  • enrichir les fonctions de réseau social d’entreprise
  • faciliter le déploiement et l’administration

Au titre de ces 3 sujets, les améliorations relevées par StarXpert sont :

  • le glisser-déplacer pour déposer des fichiers, pour déplacer des fichiers
  • l’édition en ligne des propriétés des documents
  • des possibilités de tri accrues
  • la refonte du calendrier,
  • une intégration avec Twitter, YouTube, Facebook, des fonctions de suivi des personnes et des contenus, des notifications email sur abonnement,
  • une nouvelle console d’administration (gestion des tags, des workflows, configuration…),
  • le remplacement de l’indexation Lucene par le moteur de recherche Solr. Ceci apporte des améliorations notables sur les capacités de recherche, ainsi que sur les performances d’Alfresco.

On note aussi sans surprise l’arrivée du moteur de Workflow Activiti, qui était déjà annoncé pour cette version.

Autre grande nouveauté, Alfresco Team est un outil dédié permettant d’étendre le travail collaboratif sur les contenus au terminal mobile. Alfresco le considère comme un un point clé de l’avenir. L’ECM pourra ainsi tirer partie de la révolution concernant la diffusion d’outils nomades apportée notamment par Apple (iPhone, iPad).

Activiti et Bonita : tour d’horizon des solutions de BPM open source

Il existe deux principales solutions open source permettant de modeler et de mettre en place un processus BPM : Activiti, bénéficiant du soutien d’Alfresco, et Bonita. StarXpert a préparé un livre blanc gratuit permettant de mieux comprendre Activiti et de le comparer à Bonita. Cet article fournit un aperçu rapide.

Activiti

Activiti est un projet open source de gestion des processus métier (BPM), lancé en 2010 sous licence Apache, pour implémenter le nouveau standard BPMN 2.0 de l’OMG (Object Management Group) et pour permettre de supporter de manière optimale les nouveaux défis technologiques comme l’interopérabilité et le mode cloud.

Géré sous une marque indépendante, Activiti fonctionne indépendamment du système ECM open source Alfresco. Entièrement pensé comme un moteur BPM léger et aisément intégrable, Activiti est également conçu pour fonctionner au sein d’environnements cloud évolutifs. Il est publié sous licence Apache 2.0, permettant notamment d’encourager l’utilisation et l’adoption du BPMN 2.0, standard en cours de finalisation par l’OMG.

Activiti comprend différents composants :

  • Activiti Engine
  • Activiti Modeler les fichiers du déploiement.
  • Activiti Explorer
  • Activiti Cycle

Bonita

Bonita, développé par Bonita Open Solution (bonitaSoft), combine trois solutions en une: un studio de création de processus, un moteur de BPM et une interface utilisateur final. Bonita Open Solution offre une solution simple, intuitive et graphique. Le déploiement d’un processus est relativement facile via des menus depuis le studio BonitaSoft. BonitaSoft est conçu pour les utilisateurs/développeurs. Il dispose d’une interface appelée « connecteurs » et qui permet de rajouter l’aspect technique aux activités. A ce jour un nombre important de ces connecteurs est développé et mis à disposition par la communauté. Ceux-ci permettent de communiquer avec une base de données, un web service, une GED, etc.

Un utilisateur peut effectuer des taches de suivi ou d’administration. Cette interface ressemble au module activiti-explorer dans sa partie d’administration.

Activiti vs Bonita

Activiti, lancé seulement en 2010, s’améliore à une vitesse phénoménale. Cependant, Activiti reste un outil s’adressant uniquement aux développeurs. En effet, s’il permet une grande flexibilité, il souffre d’être peu intuitif et donc peu accessible aux usagers autres que développeurs.

De son côté, Bonita reste un outil complet pour faire du BPM, et surtout plus facile à utiliser par les non-développeurs.

En savoir plus

Téléchargez gratuitement le livre blanc  » Découverte d’Activiti et comparaison avec Bonita « 

Activiti prend le relais de jBPM

Les nouvelles normes BPMNv2 (Business Process Model and Notation v2) qui régissent les applications de gestion de processus métier apportent des changements majeurs, puisqu’au delà d’une représentation graphique commune, elles définissent les sémantiques d’exécution ainsi qu’un format commun d’échange. Une des répercussions est l’abandon du projet jBPM au profit du projet Activiti, né il y a moins d’un an, et se conformant aux nouvelles normes. Pour être plus précis, Activiti prend le relais de jBPM, le chef de projet d’Activiti (Tom Baeyens) n’étant autre que le fondateur de jBPM, tandis qu’Activi sort sa première version majeure sous le nom d’Activiti 5.0, faisant suite à la version 4 de jBPM.

jBPM est pour le moment conservé dans Alfresco, cependant un outil de migration vers Activiti devrait logiquement bientôt voir le jour, puisque le nouveau standard de workflow BPMNv2 sera prochainement adopté par Alfresco. Alfresco est fortement impliqué dans l’avenir des BPMN puisqu’il a participé à la rédaction des normes BPMNv2 et fournit 8 des développeurs du projet Activiti, dont Tom Baeyens.

Activiti offre une interface de modélisation pour Eclipse ainsi qu’une interface de modélisation web (réalisée par Signavio, lequel vend une version en SaaS). Activiti 5.0 est parfaitement fonctionnel et permet de travailler avec Alfresco par le biais d’OpenCMIS. A terme, Activiti sera capable de gérer les processus de conception de workflows, les workflows d’entreprise ainsi que les workflows d’administration de serveur.

Le moteur d’Activiti est fourni sous licence Apache et peut être embarqué dans une application web. La solution est intégrée à Grails, tandis que des applications iPhone et Android sont en cours de développement. Un des points marquants réside dans la capacité d’Activiti à piloter un workflow en utilisant des valeurs présentes dans un classeur xls.

Activiti rejoint ainsi les rangs des applications implémentant BPMNv2, dont fait partie son concurrent Bonita.