Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Le projet de Gestion des conventions sous Alfresco avait pour but d’améliorer les processus de création et de suivi des conventions établies entre un établissement public et ses partenaires. Il permet de :

  • Instruire les demandes venant des directions Métiers
  • Partager les conventions et documents associés
  • Anticiper les fins de contrats et les renouvellements

Les conventions impliquent :

  • les directions Métiers de l’établissement public ; la création d’une convention se fait à leur initiative
  • le service juridique, qui doit valider les nouvelles conventions et avoir une vision globale des conventions existantes
  • le ou les partenaires avec lesquels la convention est établie.

Le schéma de principe de ce module est le suivant :

Les documents de convention sont stockés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share), dans une arborescence qui est créée automatiquement. Une nomenclature a été définie pour le nommage des dossiers de l’arborescence et pour les documents qui y sont stockés.

Les échanges avec les partenaires pour établir le contenu de la convention restent hors de la plate-forme GED Alfresco ; l’ouverture vers une édition collaborative est techniquement possible avec Alfresco, elle nécessite d’ouvrir la plate-forme à l’extérieur et de demander aux partenaires de l’utiliser.

La signature des documents se fait au format papier. Une évolution du projet pour signature électronique est envisagée ; cela nécessite l’utilisation d’un plate-forme permettant la signature de toutes les parties impliquées : l’établissement public et les partenaires.

Le cycle de vie des processus est suivi au moyen de workflows développés dans Alfresco et d’informations (sous forme de métadonnées) ajoutées aux documents de conventions.

Processus de création d’une convention sous Alfresco

Les processus de création et de révision impliquent le service juridique et les directions Métiers.
La convention est initiée par une direction Métier, qui doit obtenir la validation du service juridique.

Les directions Métiers disposent d’un formulaire pour lancer le processus de création. Ce formulaire permet de fournir les informations nécessaires au suivi et au contrôle par le service juridique :

Les documents de convention sont ensuite rédigés et soumis à validation. Le workflow est utilisé pour tracer les échanges entre la direction Métier et le service juridique, jusqu’à obtention du document finalisé. L’avis d’autres directions Métiers peut également être sollicité.

Les workflows de création et de renouvellement sont développés à l’aide du moteur Activiti d’Alfresco. Ils permettent d’affecter des tâches aux acteurs du workflow, de lancer des alertes par mail, de modifier le statut de la convention pour suivre son avancement.

Partage des documents et plan de classements

Les documents sont centralisés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share) et automatiquement classés.

Le plan de classement est créé selon une nomenclature qui prend en compte le type de convention et le nom du partenaire. Le but est de permettre de retrouver rapidement

une convention donnée en connaissant le partenaire et son type, ou d’avoir facilement la liste des conventions d’un partenaire.

Pour éviter les erreurs de saisie, les partenaires existants sont proposés sous forme de liste déroulante dans le formulaire de création de convention. S’il s’agit d’un nouveau partenaire, le formulaire permet sa création. Le gestionnaire fonctionnel peut ensuite corriger si nécessaire le nom du partenaire ; il peut également en ajouter, sur un écran réservé à la gestion.

Les droits d’accès sont gérés au moyen des fonctions standards Alfresco. Le gestionnaire fonctionnel du domaine a la capacité de donner accès aux documents, ce qui élimine les difficultés de partage qui peuvent exister dans une structure publique ayant des antennes sur toute la France.

Processus de renouvellement d’une convention sous Alfresco

Le processus de renouvellement est automatiquement déclenché, pour les conventions dont la date d’échéance approche.

Le processus génère une alerte à destination de la direction Métier en charge de la convention. Si la convention doit effectivement être renouvelée : un processus de création est relancé, la convention devant à nouveau être validée par les mêmes acteurs que lors de sa création.

Archivage des conventions sous Alfresco

Les conventions arrivées à échéance et non renouvelées restent archivées dans la GED. Le sujet de leur archivage légal n’a pas été traité dans le projet.

Pilotage

Le module « Tableau de pilotage » est utilisé en complément, afin de fournir une vue globale des workflows en cours, et des conventions selon leur statut :

Téléchargez gratuitement le Livre Blanc : Module de gestion des conventions Informations sur le document

Mise à jour du module Alfresco de pré-archivage et d’export SEDA

Ce module permet de préparer l’arrivée et la mise en oeuvre d’un SAE. Les principes de ce module sont les suivants :

  • l’archivage intermédiaire est effectué dans Alfresco
  • l’archivage définitif est effectué dans un SAE capable d’intégrer les archives au format SEDA générées par notre module
  • la gestion est effectuée via des types de documents disposant des métadonnées nécessaires (DUA, sort final ..)
  • une intégration par Webservices est disponible pour le SAE As@lae de l’Adullact.

Les documents soumis à archivage donnent lieu à des paquets d’archive stockés dans Alfresco, et qui pourront être intégrés dans le SAE au moyen des capacités d’export SEDA du module.

Description générale du module

  • mise à disposition du jeu de métadonnées d’archivage
  • paramétrage des métadonnées d’archivage dans le modèle de données Alfresco
  • génération d’archive XML au format SEDA
  • stockage des fichiers XML générés dans l’entrepôt Alfresco
  • transfert par WebServices pour le SAE As@lae
  • déclenchement de l’export des archives manuel ou automatique

Les informations à fournir aux archives SEDA doivent être présentes dans les méta-données. Les méta-données sont également utilisées pour indiquer les informations nécessaires au traitement du document en GED : date de déclenchement du transfert, sort du document après transfert, durée de conservation en GED …
Un export manuel peut concerner un document unique ou tout le contenu d’un dossier (documents et sous-arborescence).
Le choix de stocker les archives dans Alfresco ou de les envoyer vers As@lae est indiqué par un fichier de configuration. Il est possible de modifier le choix après que l’application ait déjà fonctionné.

Évolutions en cours
Le module est en cours d’évolution pour faciliter son usage et étendre ses fonctionnalités. Les évolutions principales sont :

  • la gestion des documents soumis à archivage se fera dans un site Share dédié
  • les documents soumis à archivage seront protégés : les fonctions de suppression et
    modification seront réservées aux membres du site de pré-archivage
  • la fonction de génération des bordereaux d’élimination va être ajoutée
  • la fréquence de génération des bordereaux sera paramétrable
  • les bordereaux ainsi que les fichiers d’export SEDA seront stockés dans le site de préarchivage

Vous êtes intéressé par cette solution et vous souhaitez une description détaillée de ce module

Annotation des documents Alfresco

Alfresco propose en natif de nombreuses fonctionnalités de gestion des documents; il existe également des modules OpenSource qui permettent d’améliorer encore l’expérience utilisateur.

StarXpert a développé un module (dit « Annotator ») qui permet d’ajouter des annotations sur les documents :

annotator

 

 

Cette fonctionnalité fait partie d’un module de prévisualisation qui remplace celui fourni par Alfresco. Notre module d’affichage est « full HTML5 », basé sur la librairie Media-Viewers. Il est actuellement disponible pour Alfresco 4.2. Il est disponible en téléchargement libre sur https://addons.alfresco.com/addons/alfesco-annotator .

Les annotations se créent simplement, il suffit de sélectionner une zone dans le document, puis de saisir l’annotation.

L’outil permet de visualiser les annotations simplement en positionnant la souris sur le texte annoté. La liste des annotations est proposée dans un volet ajouté sur la page de détail du document ; cette liste permet d’accéder directement au texte annoté, par simple clic sur l’annotation.

Les annotations ne modifient pas le document lui-même, elle sont stockées à part dans Alfresco.

 

 

Retour sur le Paris Alfresco Day 2015

Événement Alfresco : Paris Alfresco Day 2015

Alfresco organisait hier son Paris Alfresco Day, journée d’échanges et d’information pour l’ensemble des clients, utilisateurs et partenaires. Cela a été l’occasion de découvrir la vision d’Alfresco sur les prochaines années, les nouveautés, ainsi que de nombreux retours d’expérience.

Cette journée a été une grande réussite avec plus de 700 participants !

StarXpert était présent en tant que partenaire Platinum et a accueilli ses clients sur son stand. Nous avons à cette occasion présenté notre démarche de mise en œuvre d’Alfresco en tant que GED Transverse ; Retours d’expérience, mais aussi présentation des connecteurs avec des applications Métiers ouvertes, que nous développons ou intégrons.

Schéma connecteurs Alfresco

Afin de capitaliser sur les développements réalisés, nos connecteurs sont édités sous licence OpenSource. Une souscription est proposée pour la maintenance et le support.

Cet événement a aussi été pour nous l’occasion de rencontrer nos clients, et d’échanger avec eux sur leurs projets actuels ou futurs. Merci à eux d’avoir pris le temps de participer à cet événement et d’être venus à notre rencontre !

Nouvelles fonctionnalités Ephesoft Entreprise version 3.1

Ephesoft, notre partenaire de CID (Capture Intelligente des Documents) annonce la sortie de sa nouvelle version Ephesoft Entreprise 3.1.
L’objectif principal de cette solution de capture est la réduction des coûts, l’amélioration de l’exactitude des informations extraites et l’optimisation des processus métiers.
StarXpert, partenaire Gold Ephesoft pour la France, dresse ici un aperçu global des nouvelles fonctionnalités proposées par Ephesoft Enterprise 3.1

 

Fonctionnalités générales

  • Optimisation des performances de Reporting : L’administrateur peut améliorer les performances et augmenter le RSI. La supervision des performances Ephesoft sur le temps, permet la réduction de la saisie manuelle de l’opérateur, mais aussi de retrouver les goulots d’étranglement qui limitent les performances globales et qui peuvent avoir un effet sur le temps de traitement et de réponse d’un système
  • Intégration des langues Françaises et Espagnoles
  • La version de l’OCR Recostar est passée de la version 6.0 à la version 7.0
  • Intégration des configurations pour l’authentification depuis un Ldap 2.4 en plus de Ldap 2.2 présent dans la version précédente

Amélioration de l’interface utilisateur

Possibilité pour l’utilisateur de choisir son thème sur l’interface utilisateur.

La nouvelle version d’Ephesoft offre à l’administrateur une plus grande flexibilité lors de la configuration du workflow, et un accès plus rapide aux fichiers de configuration. L’administrateur a la possibilité d’effectuer des configurations locales directement depuis le navigateur, et les modifications sont prises en compte sans avoir à effectuer un redémarrage du serveur. On note également l’amélioration de la configuration de Extraction des Métadonnées simplifiée pour l’utilisateur, notamment lors de l’utilisation d’expressions régulières.

Tableau de bord Administrateur

On voit apparaître un nouvel onglet « Config System » qui regroupe trois sous-catégories : Gestion du workflow, Demande et Détails sur la licence.

L’utilitaire « générer Regex » permet de construire/importer/exporter/tester des expressions régulières.

Création d’un nouveau type de document

On voit apparaître le bouton « classification de test » qui permet de tester la classification des documents avant d’avoir à déployer le workflow dans sa globalité.

Configuration d’un type de document

Lors de la configuration d’un nouveau type de document, il est à présent possible de configurer l’extraction Recostar des métadonnées depuis 4 pages du document et non plus uniquement dans la première page.

Résolution des problèmes de configuration

Il est possible de diagnostiquer les causes des problèmes depuis le navigateur et sans avoir à se connecter sur le serveur.

Sécurisation des accès

  • Possibilité de configurer l’application pour utiliser le protocole « https »
  • Intégration du « OAuth Security » dans le plug-in d’export CMIS
  • Tous les mots de passe dans l’application Ephesoft sont chiffrés lors de la sauvegarde dans la base de données et masqués sur l’interface administrateur
  • Le Déverrouillage et la suppression des lots est possible uniquement pour les super admin

Web-services, scripts et Plug-in

  • Possibilité de copier un type de document existant pour la création d’un nouveau type de document pour une classe de lot
  • Possibilité de classement lors de l’import d’un nouveau type de document non configuré par l’application

Interview avec Ike Kavas, directeur technique Ephesoft

Interview avec Ike Kavas, Directeur Technique Ephesoft :

Barcelone, le 08 Novembre 2013ephesoft

StarXpert, partenaire Platinum certifié Ephesoft a le plaisir d’accueillir Ike Kavas, directeur technique.

StarXpert : Comment vous positionnez-vous dans le marché de la Capture Intelligente des Documents ? Arrivez-vous à concurrencer les solutions payantes ?

Ephesoft

Ike Kavas :Ephesoft est une plate forme de Capture Intelligente de Documents adaptée aux entreprises. Nous sommes présents dans le marché de la Capture Intelligente de Documents par la résolution de problèmes auxquels les entreprises sont confrontées par l’utilisation du contenu du document. Nos concurrents utilisent de vieilles méthodes d’extraction telles que les codes-barres, les séparateurs, les zones OCR, etc. Ephesoft fournit ces techniques mais offre en plus une classification basée sur le contenu, offrant une meilleure automatisation du processus, moins de configuration manuelle et un meilleur retour d’investissement.

StarXpert : A quels secteurs d’activités votre solution s’adresse-t-elle principalement ?

Ephesoft

Ike Kavas : Le classement des documents par Ephesoft pour les assurances et la gestion des mails pour les banques; mais nous sommes très présents dans les secteurs financiers pour la gestion des factures et autres types de documents, nous réduisons considérablement la main d’œuvre et nous offrons une meilleure automatisation des processus.

StarXpert : Quels sont vos principaux clients ?

Ephesoft

Ike Kavas : Nous avons environ 120 clients, c’est donc difficile de choisir, mais je peux dire que Italian Post Office, Iron Moutain, United Nations, Nuclear treaty nen forment qu’une petite partie ...

StarXpert : Quelles sont les limites d’Ephesoft ?

Ephesoft

Ike Kavas :Actuellement la plate forme Ephesoft est supportée uniquement sous Windows, MySQL, MSSQL, mais nous travaillons sur l’amélioration de cette limitation pour janvier février 2014. Linux et Oracle serontdisponibles. Ephesoft est conçu en JAVA il est donc facile pour nous de supporter ces systèmes.

StarXpert : Nous sommes intégrateur Alfresco, nous avons choisi Ephesoft comme solution de dématérialisation. Nous aimerions savoir sur quels autres GED Ephesoft peut il être connecté ?

Ephesoft

Ike Kavas : L’un des plugin Ephesoft les plus utilisés est CMIS. Depuis que CMIS est supporté par plusieurs entreprises telles que IBM ( CM & IBM FileNet) Documentum, OpenText, SAP, Alfresco ou Nuxeo, l’export depuis Ephesoft est possible sans difficulté. Ephesoft a également des clients qui utilisent les plugins MS SharePoint, Xeros, Docushare, Filebound …etc. Je dois également mentionner que si on le souhaite, il est très simple d’intégrer un nouveau plugin dans Ephesoft.

StarXpert : Avez vous des concurrents OpenSource ? Qui considérez-vous être votre premier concurrent ?

Ephesoft

Ike Kavas : Nous n’avons pas de concurrents OpenSource, nous sommes la seule entreprise à fournir une plate forme de Capture Intelligente de Documents. Je dois également mentionner que nous sommes les premiers à proposer les APIs WebService que ce soit en OpenSource ou non. Nos concurrents sont Kofax, Datacap et EMC-Captiva.

StarXpert : Quels sont vos objectifs futurs ?

Ephesoft

Ike Kavas : Nous définissons nos objectifs par le retour d’expérience que nous avons de nos clients et partenaires, c’est pourquoi la finalisation de nos travaux pour rendre Linux et Oracle supportés par Ephesoft est notre objectif actuel. Nos clients nous ont également demandé que l’interface utilisateur supporte de l’HTML5, ainsi que l’amélioration des tables d’extraction des Factures.

StarXpert : Comment qualifierez- vous la sécurité de votre solution ?

Ephesoft

Ike Kavas : Ephesoft supporte par défaut LDAP et Microsoft Active Directory. Nos clients nous ont demandé d’implémenter le SSO (Single Sign On), qui sera donc disponible dans la version 3.1 en Janvier 2014. Nous avons travaillé pour cela avec les gouvernements italien et nord américain. Le SSO sera sûrement une fonction standard dans Ephesoft, du fait que nous sommes une solution 100% web. Ephesoft supporte déjà des communications sécurisées SSL.

StarXpert : Qu’apporte Ephesoft de plus par rapport à d’autres solutions de capture ?

Ephesoft

Ike Kavas : Ephesoft souhaite accompagner les entreprises pour supporter les documents utilisant les outils BIG DATA comme Hadoop. Les ingénieurs Ephesoft travaillent en priori sur des projets d’amélioration de notre plate forme, qui seront disponibles fin 2014.

 

Le couple Ephesoft-Alfresco offre une solution complète, allant de la dématérialisation à la gestion des documents

A l’heure où les pressions sur les entreprises s’intensifient autour de la gestion des documents et courriers entrants (traçabilité, réactivité…), la dématérialisation devient une priorité pour beaucoup.

Alfresco, couplé à la solution de numérisation de son partenaire Ephesoft, propose une approche entièrement open source, allant de la dématérialisation à la gestion des contenus de l’entreprise, et cela à moindre coût.

Au delà de la numérisation, le couple Ephesoft-Alfresco permet d’associer des métadonnées aux documents scannés, puis de les classer, de façon à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés lors des recherches.

Pourquoi numériser ?

  • Protéger contre la perte, le vol ou la destruction.
  • Permettre un accès de partout et à tout moment.
  • Supprimer le papier et permettre un gain de place.

Présentation d’Ephesoft

La solution de numérisation Ephesoft propose un accès web – Ephesoft est compatible avec Explorer, Firefox, Chrome et Safari – ce qui évite d’avoir à installer un client lourd sur chaque poste. Ephesoft est la seule solution de numérisation open source respectant les standards ouverts.

Cette solution permet de scanner ou d’importer des documents provenant de fax, scanners et emails, puis de les classer et d’en extraire des métadonnées. Ephesoft utilise le module d’océration Recostar, reconnu pour sa fiabilité.

Ephesoft est partenaire d’Alfresco. La solution est compatible avec Afresco 3.x et 4.x. Ephesoft utilise le protocole CMIS pour exporter les documents vers Alfresco. Ephesoft est disponible en version Communautaire, Entreprise ou Cloud.

Avantages de la solution Ephesoft

  • Entièrement open source.
  • 100 % web.
  • Paramétrable selon les besoins des utilisateurs : Facile à utiliser et à configurer.
  • Transparence : le workfow du processus est entièrement visible par l’opérateur durant son déroulement
    • New => Locked => Running => Ready to Review & Validation => Export.
  • Gère trois points d’entrée : fax, emails et scanners.
  • Le traitement est automatisé : Minimise le risque d’erreurs.
  • Apprentissage en ligne des fax, scan et email.
  • Extraction des métadonnées par code-bar, expressions régulières et phrases.
  • Support OCR : I.R.I.S, ABBYY FineReader ou RecoStar.
  • Les formats suivants sont supportés : TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF, JPEG.
  • Intégration LDAP et Active Directory.
  • Compatible avec MySQL, MS SQL Server and Oracle.

Présentation Fonctionnelle

schema d'architecture V0.1
Ephesoft fonctionne à l’aide de « Batch Class », représentées sur le schéma ci-dessus par «  BC1, BC2, BC3 ». Chaque BC classe est configurable depuis le navigateur à partir du Module d’administration et permet de définir :

– Le Workflow du Processus :

  • Import
  • Traitement
  • Assemblage
  • Validation de la Classification
  • Validation des métadonnées
  • Export

– Les types de documents reconnaissables par ce « BC » et les metadonnées correspondantes.

En savoir plus

– Pour avoir un comparatif des versions « entreprise » et « communautaire », aller sur le site http://www.ephesoft.com/products/on-premise
– Starxpert met à votre disposition son expérience de la dématérialisation : choix de la solution, installation et intégration à la GED Alfresco. Contactez StarXpert pour votre nouvelle solution de dématérialisation.

Le module « Publication Simple » maintenant disponible pour Alfresco 4

Le module « Publication Simple » permet de rendre un document (ou plusieurs) momentanément invisible par les autres utilisateurs, tandis que le document est en cours de modification. Une fois les modifications terminées, le document peut être de nouveau rendu visible. Ce module, développé par StarXpert, est maintenant compatible avec les versions 4.x d’Alfresco.

En effet, certaines GED effectuent la dépose et la publication d’un document en même temps, que d’autres procèdent en deux temps. Le module « Publication Simple » permet de choisir le comportement d’Alfresco lors de la dépose d’un document : publication immédiate (document immédiatement accessible aux utilisateurs autorisés) ou publication différée, sous le contrôle de l’utilisateur ayant déposé le document.

Fonctionnement du module « Publication Simple »

Le module « Publication Simple » s’interface avec Alfresco Share.

image11

Le module met à disposition de l’utilisateur un nouvel aspect « Visible/Invisible ». Appliquer cet aspect rend le document invisible. Une nouvelle action — « Rendre Visible »– apparait alors sur la liste des actions.

image2

Tous les documents sont visibles par défaut. Un document rendu invisible le restera jusqu’à ce que l’utilisateur décide d’appliquer l’action « Rendre Visible ».

Il est possible d’appliquer l’aspect « Visible/Invisible » sur plusieurs documents à la fois.

NB : l’action du module « Publication Simple », nommée « Publier » dans la version 3, devient « Rendre visible » à partir de la v4. En effet, il existe déjà une action nommée « Publier » dans Alfresco 4.  StarXpert a préféré changer le nom de l’action pour éviter toute confusion et pour la rendre plus explicite pour l’utilisateur

  • Pour plus de détails sur le fonctionnement de l’action « Rendre Visible » une documentation « Spécification Fonctionnelle 2.0» est disponible. Contactez- nous pour plus de renseignements, ou pour obtenir le module.
  • Vous avez besoin d’un développement Alfresco spécifique ? Contactez StarXpert.

StarXpert annonce la version 4 de son extension OPAL, permettant l’édition en ligne de documents bureautiques directement depuis Alfresco

OPAL offre aux utilisateurs la possibilité d’ouvrir, de modifier et de sauvegarder des documents bureautiques (formats Microsoft Office ou LibreOffice) depuis Alfresco, sans quitter la solution de GED. En effet, OPAL permet d’ouvrir l’application bureautique LibreOffice depuis Alfresco, évitant aux utilisateurs les opérations de téléchargement d’une copie de travail en local, puis d’import dans Alfresco une fois le document modifié. OPAL offre gain de temps et comfort ergonomique non négligeables aux utilisateurs d’Alfresco.

Les nouveautés de la version 4 d’Opal incluent :

  • Gestion des méta-données et des versions des documents
  • Gestion des types de documents
  • Gestion du mode déconnecté
  • Export PDF

Pour en savoir plus

Découvrez OPAL

Nouvelle application AlfrescoSync : comment faire du Dropbox avec Alfresco ?

Les solutions de synchronisation et de sauvegarde telles que Dropbox ou Google Drive rencontrent un succès certain auprès des utilisateurs car elles sont très pratiques. C’est pourquoi Alfresco a à son tour développé AlfrescoSync, afin de permettre aux utilisateurs de synchroniser un site ou un dossier Alfresco avec leur ordinateur.

Une version beta d’Alfresco Sync aux fonctionnalités bien utiles

Alfresco Desktop Sync (version beta uniquement pour l’instant) permet d’installer un client lourd (Windows ou Mac) sur le disque dur de l’ordinateur, et de synchroniser un site, un répertoire ou un dossier avec Alfresco.

Il suffit ensuite d’effectuer les modifications en local pour qu’Alfresco se mette à jour automatiquement. L’utilisateur sélectionne les dossiers Alfresco qui l’intéressent et les copie dans son dossier Alfresco Sync local. Il n’a pas à s’encombrer de documents qui ne le concernent pas. Toutes les modifications effectuées en local sont automatiquement sauvegardées sur Alfresco.

AlfrescoSync est compatible avec les versions suivantes d’Alfresco :

  • Enterprise 4.0 et supérieure.
  • Community 4.0.c et supérieure.
  • Cloud (Compte premium uniquement ).

Installation et Configuration (Windows)

L’installeur Windows est facile à utiliser, il suffit de suivre les instructions pour installer Alfresco Sync sur le poste de travail.

L’utilisateur n’a qu’à saisir son identifiant et son mot de passe s’il s’agit d’Alfresco Cloud (compte premium uniquement), ou bien son identifiant, mot de passe et adresse du serveur Alfresco dans le cas d’un serveur privé (URL du serveur au format : http(s)://adresse:port/alfresco)

« Account Type » permet de choisir entre un Alfresco de type privé (« private ») ou cloud.

Configuration des dossiers à synchroniser

Une fois authentifié, l’utilisateur peut choisir de synchroniser un site, ou encore un ou plusieurs répertoires d’un site. Les sites synchronisables sont les sites déjà identifiés en tant que favoris de l’utilisateur. Le dossier local qui sera synchronisé avec Alfresco est renseigné à l’aide du champs « Local Folder ».

Il est possible de synchroniser plusieurs comptes Afresco privé ou Alfresco cloud avec plusieurs dossiers locaux, à condition de créer un dossier local par compte.

Une fois AlfrescoSync installé, une icône apparaît dans la barre de tâches. Celle-ci permet d’accéder à des menus contextuels. Si la synchronisation ne s’effectue pas automatiquement, il suffit de cliquer sur le bouton « Sync Now ! » pour lancer la synchronisation manuellement. Le bouton « Préférences » permet de modifier, supprimer ou ajouter des répertoires à synchroniser.

En conclusion

Nous avons réalisé quelques tests d’ AlfrescoSync 0.8.0.6 avec Alfresco 4.0.2 Entreprise et avons observé les comportements suivants :

  • AlfrescoSync utilise Webdav pour se connecter à Alfresco.
  • Par défaut, un document modifié en local mis à jour dans Alfresco provoque l’écrasement de la version précédente du document. Ce comportement peut être évité en ajoutant l’aspect versionable sur tous les documents.
  • AlfrescoSync ne gère pas les locks, un fichier ouvert par un utilisateur X ne verrouille pas le document. Un utilisateur Y peut modifier le document simultanément.
  • La modification en local par l’utilisateur Y d’un document « document.txt » verrouillé par un utilisateur X (working copie) ne génère aucun message d’erreur au niveau de l’interface utilisateur, néanmoins un message d’erreur est affiché dans logs de AlfrecsoSync (*)
  • Si l’utilisateur X déverrouille le fichier, la synchronisation écrase le document « document.txt » local de l’utilisateur Y par le contenu d’Alfresco.

En conclusion, l’application AlfrescoSync apporte des fonctionnalités bien pratiques du moment qu’un seul utilisateur à accès à un dossier. Dès lors que plusieurs utilisateurs partagent un même dossier, les choses se compliquent et la synchronisation par le biais de d’AlfrescoSync devient source d’incohérences.

AlfrescoSync n’est encore qu’en beta, aussi on peut espérer qu’une version future permettra de gérer la synchronisation de dossiers partagés entre plusieurs utilisateurs; ainsi que la synchronisation avec les tablettes et smartphones.

En savoir plus

Alfresco vous intéresse ? Téléchargez nos 10 cas d’usage pour mieux comprendre la solution.

(*) Fichiers de log de AlfrescoSync :
Windows XP: C:\Documents and Settings\<nomUtilisateur>\Application Data\AlfrescoSync
Windows 7: C:\Users\<nomUtilisateur>\AppData\Roaming\AlfrescoSync
Mac OS X: /Users/<nomUtilisateur>/Library/Application Support/AlfrescoSync