Apache annonce OpenOffice 4.1 en Béta

La fondation Apache a annoncé la sortie de sa version 4.1. Disponible en 64 bits, AOO améliore la fonction d’annotations/commentaires. Les annotations sont maintenant possibles sur une plage de texte et non plus seulement sur la position du texte dans le traitement de texte Writer.
Cette mise à jour comporte aussi de nombreuses améliorations significatives liées notamment aux outils d’édition, à l’import d’image, au chargement des graphiques 3D et à la gestion des fichiers SVG.

LibreOffice, OpenOffice : l’avenir de la bureautique open source en 2013

2013 verra apparaître la version 4.0 des deux principales suites bureautiques open source. En effet, l’annonce de la v4 d’Apache OpenOffice a été récemment suivie de l’annonce de la version 4 de LibreOffice.

LibreOffice a décidé de nommer sa prochaine version 4.0 plutôt que 3.7. Cette décision prend en compte l’évolution importante de la suite bureautique depuis ses débuts il y a deux ans avec la sortie de la version 3.3, en réalité la première version pour LibreOffice. LibreOffice 4.0 est attendue pour le premier trimestre 2013.

L’été dernier, LibreOffice avait déjà été le sujet d’annonce d’évolutions majeures puisque la fondation travaille sur une version cloud et une version mobile (sous Android). Cependant, il faudra attendre fin 2013, voire 2014, avant de pouvoir en bénéficier.

Nous suivons régulièrement les évolutions de LibreOffice, laquelle en ses deux ans d’existence a réussi le pari de séduire les organisations que StarXpert épaule dans leur migration.

Un an après avoir accepté de reprendre le projet OpenOffice en tant qu’incubateur, la fondation Apache rompt maintenant le silence en lui accordant le statut de projet de haut niveau. A partir du premier trimestre 2013, la version 4.0 d’Apache OpenOffice intégrera l’interface développée par IBM pour Lotus Symphony, et dont le code a été reversé par IBM. De son côté, IBM déclare renforcer son engagement dans le projet. Son aide sera utile pour intégrer la nouvelle interface. En parallèle, Apache travaille sur une version cloud de sa suite bureautique, et dont la sortie est attendue pour 2013-2014.

StarXpert se réjouit d’autant d’activité au sein des fondations des deux solutions bureautiques, LibreOffice et OpenOffice. En effet, la communauté qui soutient un projet open source est un critère important de son succès. Les organisations qui ont adopté la bureautique libre n’en sont que confortées dans leur choix.

OPAL (OpenOffice Plug-in for ALfresco) pour Alfresco 3.4 maintenant disponible

OPAL, le plugin permettant d’ouvrir et de modifier des fichiers OpenOffice/LibreOffice placés sur un serveur Alfresco, bénéficie d’une nouvelle version, compatible avec Alfresco 3.4, OpenOffice 3.3 et LibreOffice.

OPAL 3.3.1 apporte également des corrections, notamment concernant la modification des méta-données des documents depuis la suite bureautique. Cette nouvelle version corrige aussi la modification des type-mime des fichiers qui posaient des problèmes pour la prévisualisation des fichiers dans Share.

La fonction d’enregistrement des fichiers a été simplifiée afin de proposer un fonctionnement intuitif pour l’utilisateur, en reprenant la logique des fonctions d’enregistrement et de fermeture de document du menu Fichier standard d’OpenOffice.org/LibreOffice.

Ainsi lorsque l’utilisateur utilise la fonction « Enregistrer » du menu OPAL, la copie de travail est mise à jour sur le serveur sans poser de question (pas de création de nouvelle version à cette étape). La copie de travail n’est réintégrée dans le document sur le serveur que lors de la fermeture du document. Une nouvelle version du document sera créée à la fermeture du document seulement.

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Télécharger OPAL pour :

Nouvelle extension MSO Preview : visualiser un document OpenOffice ou LibreOffice dans MS Office… sans MS Office

L’absence de coût des licences OpenOffice.org et LibreOffice permet aux entreprises d’équiper leur utilisateurs d’une suite bureautique à jour de la dernière version, sans grever leur budget informatique. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises utilisent l’alternative bureautique open source. Pour les échanges avec les utilisateurs d’Office, Microsoft a développé des visionneuses–téléchargeables gratuitement–permettant de prévisualiser un document et de s’assurer qu’il sera lisible par MS Office sans erreurs.

StarXpert a développé une nouvelle version de l’extension MSO Preview, laquelle permet de visualiser le rendu d’un document à l’aide des visionneuses, directement depuis LibreOffice ou OpenOffice.org. Cette dernière version de MSO Preview fonctionne sous Windows et maintenant sous Linux, et apporte un certain nombre de correctifs de bugs.

L’utilisation de l’extension MSO Preview sous Linux requiert l’installation préalable de Wine. Il suffit ensuite de télécharger les visionneuses et de les installer, d’installer l’extension MSO Preview et de la configurer pour indiquer le chemin où trouver les visionneuses. La visionneuse affichera alors le document tel qu’il apparaîtra dans Word, Excel ou PowerPoint.

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Télécharger la nouvelle version de l’extension MSO Preview

 

OpenOffice : les choses s’organisent !

Le désengagement d’Oracle a laissé un vide considérable dans le projet OpenOffice.org. Un projet de cette envergure requiert une solide équipe de développeurs. Or, bon nombre des contributeurs « indépendants » se sont désaffectés pour rejoindre LibreOffice et la Documentation Foundation. C’est alors que la question de l’avenir même d’OpenOffice.org se posait. Certains observateurs ont ainsi estimé que LibreOffice avait réussi à supplanter le projet original en 6 mois seulement. Mais de nouvelles annonces sont venues bousculer le nouvel ordre établi. On peut dire qu’il s’agit d’une histoire riche en rebondissements.

Oracle donne OpenOffice.org à la fondation Apache

Le 1er juin dernier, Oracle a annoncé sa décision de confier OpenOffice.org à la fondation Apache, qui, depuis, l’a accueilli en tant que projet en incubation. Pour autant, la survie d’un projet dépend principalement des capacités de développements dont il dispose et cette question restait sans réponse. En effet, LibreOffice poursuit son bonhomme de chemin et travaille déjà sur la version 3.5, alors que OpenOffice.org n’a livré qu’une version 3.4 beta et que rien ne semble redémarrer de ce côté.

Cependant, on sait que le principal soutien d’Apache n’est autre qu’IBM. On sait également que IBM est très impliqué dans le projet ODF. Dès lors, on est en droit de se demander si cette donation d’OpenOffice.org à Apache n’est pas une façon de passer la main à IBM.

IBM libère Symphony et reverse son code source à OpenOffice.org

Depuis plusieurs années, IBM maintient un fork d’OpenOffice qui dispose notamment d’une interface graphique revue (voir ci-dessous). Ce fork, non libre, est un frein à l’implication d’IBM car il pourrait contraindre IBM à développer deux suites assez différentes (contrairement à ce que faisait Sun avec StarOffice, véritable jumeau de OpenOffice.org).

Le 13 juillet, IBM a annoncé qu’il allait reverser le code de Lotus Symphony au projet OpenOffice.org. Cette nouvelle est très intéressante car elle apporte la solution aux problèmes énoncés ci-dessus, surtout si les futures versions d’OpenOffice.org se dotent de l’interface de Lotus Symphony.

Qu’attendre de cette décision ?

Si IBM ne faisait « que » reverser les 3 million de lignes de code spécifiques à Symphony, cela ne changerait pas grand chose pour l’avenir d’OpenOffice.org. Comme nous l’avons déjà dit et re-dit, il faut des développeurs pour intégrer ce code et ce n’est pas une mince affaire, on s’en doute.

En revanche, si cette annonce est le signe précurseur de l’implication plus forte d’IBM dans le développement d’OpenOffice.org, on peut avoir de nouveau confiance en l’avenir d’OpenOffice.org. Or tout porte à croire que ce sera le cas.

Tandis que LibreOffice commence à voler de ses propres ailes, il semble qu’IBM veuille donner un nouveau souffle à OpenOffice.org, et cela, sans doute avec des choix ergonomiques différents. La nouvelle interface d’OpenOffice.org, tant espérée ou crainte, sera peut être finalement celle de Lotus Symphony ! Nous le saurons dans les semaines ou les mois à venir.

Tour d’horizon de la suite Lotus Symphony

La suite lotus Symphony est une suite bureautique développée par IBM sur la base du code d’OpenOffice.org. Elle existe depuis 2007 et est gratuite mais propriétaire.

Contrairement à la plupart des autres forks d’OpenOffice.org, Lotus Symphony a fait l’objet d’une refonte poussée au niveau de l’interface.

Les principales caractéristiques de l’interface de Lotus Symphony sont les suivantes :

  • Les barres d’outils sont pratiquement remplacées par des panneaux latéraux
  • La suite dispose d’une présentation en onglets, à la façon des navigateurs modernes
  • Une interface à l’apparence plus moderne (mais différente de celle de MS Office 97-2003)

Les fonctionnalités de la suite elle même sont très similaires à celles d’OpenOffice.org et le format de fichier est ODF.

Bon nombre d’utilisateurs de Symphony apprécient l’interface et la trouvent très efficace. Par exemple, les panneaux latéraux présentent clairement les fonctions tout en utilisant l’écran dans la largeur contrairement aux rubans de MS Office 2010.

On peut donc espérer que cette interface servira de base pour la future interface graphique d’OpenOffice.org.

La bureautique payante : le dernier bastion

Évolution du poste de travail

Au fil des années, les utilisateurs ont vu leur poste de travail s’étoffer et intégrer de plus en plus d’utilitaires fournis gracieusement. Parmi les fonctionnalités initialement payantes devenues gratuites on peut citer :

  • le navigateur web
  • le graveur de CD/DVD
  • l’utilitaire de compression
  • le traitement d’image basique
  • le lecteur multimédia

Aujourd’hui, les solutions payantes présentes sur les postes de travail professionnels font partie des catégories suivantes :

  • applications professionnelles
  • progiciels
  • solutions liées à des services (comme les antivirus)
  • solutions d’infrastructure (messageries collaboratives)

Les seules ? Presque.

Exception à la règle

Il reste une exception au principe ci-dessus : le traitement de texte, et, par extension, la suite bureautique. Or ce type d’outil est arrivé à maturité depuis de nombreuses années, les documents produits et la façon de les produire étant restés globalement les mêmes. On s’étonne alors du prix important de la suite MS Office.

Une situation en pleine évolution

OpenOffice.org, arrivé sur le marché il y a dix, propose une alternative gratuite à la suite MS Office. Depuis, les entreprises ayant migré vers OpenOffice.org (et maintenant LibreOffice) ont assimilé le fait que la bureautique fait partie de ces utilitaires du poste de travail fournis par défaut, et sans surcout. Cette approche représente un soulagement important en termes de gestion du parc pour l’entreprise : absence de gestion des licences, dernière version disponible gratuitement et homogénéité du parc installé.

Les acteurs du marché prennent conscience de ce mouvement et chacun y réagit à sa manière :

  • Google propose une suite bureautique gratuite en ligne.
  • Microsoft adapte également son offre pour les professionnels et cherche à transformer Office en solution d’infrastructure autour d’Exchange et SharePoint. Cependant, Microsoft a perdu de son impact et les DSI rechignent aujourd’hui à adopter une politique qui les oblige au tout Microsoft.
  • Pour les particuliers, Microsoft propose de fortes baisses tarifaires et une solution en ligne gratuite comme Google. Pour ceux-ci, il n’est plus question de dépenser des sommes importantes pour acquérir MS Office.

Les solutions en ligne proposées par Google et Microsoft notamment, posent encore des problèmes de couverture fonctionnelle, de connexion, et de confidentialité des données. En revanche OpenOffice.org, relayée par LibreOffice, s’inscrit parfaitement dans le sens de l’évolution informatique.

Une solution pragmatique

Nombre d’entreprises sont parfaitement placées pour migrer vers OpenOffice.org et bénéficier de la gratuité des licences et de l’allègement de la gestion du parc installé. La réussite de leur migration dépend alors du soin qu’elles apporteront à préparer et à exécuter leur projet.

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OpenOffice.org et LibreOffice : où en est-on ?

Dix huit mois bien agités

Début 2010, Oracle rachetait Sun Microsystems. Cet événement a impacté de nombreux projets open source, Sun étant un acteur important dans le monde du libre. Puis, il y a un peu plus de six mois, The Document Foundation et LibreOffice naissaient de la volonté de plusieurs membres éminents de la communauté OpenOffice.org de s’affranchir d’Oracle. Cette initiative a fait grand bruit dans la presse. A terme, seul un de ces deux produits jumeaux pouvait obtenir l’adhésion des utilisateurs.

Les versions 3.3 d’OpenOffice.org et de LibreOffice sont sorties de concert en janvier, LibreOffice démontrant ainsi sa capacité d’action et Oracle présentant une offre commerciale complète autour de la bureautique. Puis le mois dernier, à la surprise générale, Oracle a annoncé son désir de cesser toute offre commerciale concernant la bureautique et de faire d’OpenOffice.org un projet pleinement communautaire. Derrière cette annonce, on est en droit de se demander si Oracle n’a pas décidé de jeter l’éponge devant le succès affiché de LibreOffice.

Des points à éclaircir

L’annonce d’Oracle a laissé certaines zones d’ombre sur ses intentions concernant OpenOffice.org : l’éditeur va-t-il continuer le développement ? Si oui, dans quel cadre ? Oracle veut-il créer une fondation comme AOL l’avait fait avec la Mozilla Fondation ?

Un événement classique dans l’univers des logiciels libres

Ce genre d’événements peut sembler surprenant, voire inquiétant. Pour autant, cela fait partie de la vie des logiciels libres et c’est même là leur grande force. En effet, avec les logiciels propriétaires, les utilisateurs sont tributaires de l’éditeur (tarif, évolution, et fin du produit). Tandis qu’avec l’open source, une communauté a toujours la possibilité de recréer une nouvelle initiative à partir du code source. Cela a déjà été le cas avec des projets libres importants : Netscape / Mozilla, le serveur X11 XF86 / Xorg, pour n’en citer que quelques uns. OpenOffice.org avait d’ailleurs déjà fait l’objet de forks plus ou moins ciblés (NeoOffice, Lotus Symphony, OfficeOne, etc.). Les changements structurels des projets libres sont souvent l’occasion de mettre à plat certaines choses et donnent une bouffée d’air frais aux projets.

La vie sans Oracle : une chance pour OpenOffice.org ?

Sans Oracle, OpenOffice.org et LibreOffice vont vivre une nouvelle étape, et les freins importants que constituait sa mainmise vont être levés :

  • Les développeurs ne seront plus dépendants des choix techniques dictés par l’offre technologique de Sun d’abord, puis d’Oracle
  • Les contraintes notamment légales imposées par Sun/Oracle ne seront plus de mise, ce qui conduira vraisemblablement à la contribution de nouveaux acteurs, éventuellement concurrents d’Oracle.

Faut-il interrompre les initiatives de migration ?

Il pourrait paraître judicieux de mettre en veille les projets de déploiements en attendant que la situation se décante. En réalité, cela risque de faire perdre un temps précieux à l’entreprise :

  • La suite OpenOffice.org/LibreOffice n’est pas menacée, elle est simplement passée aux mains de la communauté
  • Techniquement, LibreOffice et OpenOffice sont identiques et le choix de l’un ou l’autre n’a pas d’impact sur la mise en œuvre, ni sur les futures compatibilités
  • Le choix d’évoluer conduit à des bénéfices dont il serait regrettable de renoncer sans vraie raison

StarXpert se réjouit que les choses bougent dans l’univers d’OpenOffice.org et qu’un vent de renouveau souffle sur la bureautique libre.

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Téléchargez les nouveautés d’OpenOffice.org 3.3 et de LibreOffice 3.3.

OpenOffice.org : Oracle interviewé

Le blog de StarXpert s’enrichit d’interviews d’acteurs du monde documentaire open source.

Notre premier invité de marque est Gilles Gravier, Open Source Director for Public Sector chez Oracle. Gilles nous parle d’OpenOffice.org et de l’ensemble de l’offre bureautique d’Oracle.

StarXpert : Plusieurs mois se sont écoulés depuis l’acquisition de Sun par Oracle. Avec le recul, quel a été l’impact de cette acquisition sur un produit comme OpenOffice.org ?

Gilles Gravier : Tout d’abord, il faut se souvenir que lors du processus administratif de l’acquisition, Oracle avait promis de continuer à développer OpenOffice.org, et même d’y consacrer plus de ressources que Sun ne l’avait fait auparavant. Regardons un peu ce qui, depuis, c’est passé autour d’OpenOffice.org.

Le développement a continué de progresser. Le premier résultat a été la sortie d’OpenOffice.org version 3.3. On constate l’intérêt stratégique d’OpenOffice.org pour Oracle puisque quand la version 3.3 est sortie, elle a été disponible en version libre, téléchargeable librement sur http://www.openoffice.org/ (ceci ne change, et ne changera pas dans le futur), mais aussi, basé sur le même binaire, est sortie une version commerciale appelée Oracle Open Office Enterprise Edition. Celle-ci comporte le même produit open source à son cœur, mais intègre en plus des fonctionnalités d’entreprise (connecteurs vers des outils comme MySQL, SharePoint, Alfresco, Oracle E-Business Suite, et Oracle Business Intelligence Server) ainsi qu’une offre de support, qui la destinent vraiment à l’usage en entreprise

Mais cela ne s’arrête pas là, puisque la version 3.4 est déjà disponible en version Alpha sur le site OpenOffice.org afin de permettre aux utilisateurs de tester les futures fonctionnalités que nous sommes en train d’y introduire.

StarXpert : Comment Oracle a-t-il fait évoluer l’offre autour d’OpenOffice.org ?

Gilles Gravier : Parmi les évolutions, Oracle propose des contrats de support pour votre suite bureautique open source préférée. Ainsi, si vous utilisez OpenOffice.org et que vous souhaitez avoir du support de la part de l’éditeur d’OpenOffice.org, vous pouvez souscrire à un contrat Oracle Premier Support pour le produit open source OpenOffice.org et avoir la même qualité de support que pour les autres produits d’Oracle.

StarXpert : Est-ce qu’OpenOffice.org va rester open source ?

Gilles Gravier : Bien sur ! C’est même l’élément clé de son succès, c’est pourquoi cela va continuer. Le modèle de développement change un peu, mais les mécanismes de contribution, eux, n’ont pas changé. Cela se fait toujours depuis le site http://www.openoffice.org/ (et en particulier sur http://contributing.openoffice.org/). La licence de OpenOffice.org reste LGPL v3.

En parallèle, l’offre Oracle autour du format ODF va s’étendre, aussi par des produits non open source. Par exemple avec l’arrivée de Oracle Cloud Office. Ce produit vient compléter l’offre OpenOffice.org par une version dans le cloud. Cette version pourra être hébergée dans votre informatique, ou chez un hébergeur. Elle permet d’éditer, partager, accéder à ses documents depuis un navigateur web, et dans une certaine mesure depuis un mobile iPhone ou Android. Plus besoin de transporter un PC lourd pour pouvoir utiliser ses documents.

OpenOffice.org 3.3, LibreOffice 3.3 ou Oracle Office : quelle différence ?

La Document Foundation, issue de la communauté d’OpenOffice.org, a décidé en septembre 2010 de s’affranchir de la prédominance d’Oracle dans le projet OpenOffice.org, et de créer une fondation indépendante, The Document Foundation, visant à reprendre le code d’OpenOffice.org et à en poursuivre le développement sous le nom de LibreOffice. Ce groupe a obtenu le soutien plus ou moins marqué d’un certain nombre d’acteurs, parmi lesquels Ubuntu, Red Hat et surtout Novell.

En janvier 2011, est sortie la version 3.3 d’OpenOffice.org, sur laquelle LibreOffice 3.3 se base. Il existe cependant des spécificités propres à LibreOffice et que nous nous proposons de passer en revue dans cet article. Enfin, nous évoquerons les suites bureautiques d’Oracle basées elles-aussi sur OpenOffice.org.

Les spécificités de LibreOffice

Le projet Go-oo, principalement soutenu par Novell, a fourni ses développements et ses ressources (développeurs) au projet LibreOffice et consacre désormais ses efforts à LibreOffice.

LibreOffice propose sa propre identité visuelle en fournissant un jeu d’icône propre pour les modules et les documents, ainsi qu’un jeu d’icônes par défaut différent de celui d’OpenOffice.org.

Module Calc

Dans les options Calc, il est possible de choisir un affichage des références des cellules dans les formules de type L1C1.

Les touches « Suppr » et « Backspace » sont inversées par rapport à OpenOffice.org : [Suppr] efface le contenu, [Retour arrière] ouvre la boite de dialogue de suppression de contenu. Cependant LibreOffice propose une option pour retrouver le comportement d’OpenOffice.org.

LibreOffice propose aussi un nouveau bouton « + » utilisé pour insérer une nouvelle feuille en un clic, identique à la façon dont on ajoute un onglet dans les navigateurs. Ce bouton est invisible en mode lecture seule.

Le tableur de LibreOffice propose de nouveaux styles de bordures de cellules en pointillés (fins ou larges).

Enfin, LibreOffice propose une commande pour masquer ou afficher les lignes de la grille d’une feuille en un clic.

Module Writer

Une nouvelle fonction de Writer permet de créer rapidement des pages de titres, soit à partir de pages existantes soit en insérant de nouvelles pages.

Enfin, le navigateur de document permet de replier/déplier l’arborescence des titres. Sous LibreOffice, l’arborescence des titres se comporte comme une arborescence repliable (avec des boutons pour replier ou déplier les sous niveaux des nœuds).

Fonctions expérimentales

Certaines fonctions jugées trop peu matures sont considérées dans LibreOffice comme des fonctions expérimentales :

  • l’éditeur visuel d’équations pour insérer leur texte directement en mode visualisation
  • l’enregistreur de macro

Il est possible d’activer ou non ces fonctions grâce à une option dédiée

Extensions intégrées dans LibreOffice

LibreOffice intègre quelques extensions sélectionnées par The Document Foundation :

  • Oracle PDF Import
  • Oracle Presenter Console
  • Oracle Presentation Minimizer
  • Oracle Report Builder
  • Solver for non-linear programming (beta)
  • Sun Wiki Publisher

Support technique

Il est possible d’obtenir du support technique de Novell, lequel est fortement impliqué dans le projet LibreOffice.

Les versions spécifiques d’Oracle

Oracle Open Office

Oracle s’est engagé à maintenir le développement d’OpenOffice.org sous licence libre, qui restera l’application principale sur laquelle sera basée une application dédiée aux entreprises, application dénommée Oracle Open Office.

Les principales différences entre Oracle Open Office et  OpenOffice.org sont :

  • La possibilité de déployer des correctifs sous forme de mises à jour (OpenOffice.org nécessite une réinstallation complète)
  • L’intégration de connecteurs pour les solutions :

    • Oracle E-Business Suite et Oracle Business Intelligence Server
    • MySQL

    • MS SharePoint Server

    • Alfresco

  • Un groupe d’extensions développées par Oracle pré-installées (avec OpenOffice.org, les extensions doivent généralement être installées après l’installation) :
    • Oracle PDF Import
    • Oracle Presentation Minimizer
    • Oracle Presenter Console
    • Oracle Report Builder
  • Des outils d’entreprise et d’aide à la migration :
    • un analyseur de documents Microsoft Office
    • un outil qui permet de réaliser des déploiements personnalisés
  • Un support technique intégré (le support technique Oracle est également disponible avec OpenOffice.org)
  • La garantie d’Oracle, notamment contre tout risque juridique (risque parfois évoqué lors de l’utilisation de logiciels libres).

Oracle Cloud Office

Oracle a développé une suite bureautique en ligne basée sur le format OpenDocument.

Cette solution, qui vient juste d’arriver sur le marché, est propriétaire et commerciale. Elle offre la possibilité de disposer d’une solution en ligne hébergée ou installée directement dans les infrastructures de l’entreprise.

Un connecteur dédié peut être installé dans Oracle Open Office ou dans OpenOffice.org pour offrir une bonne intégration et permettre l’accès aux documents édités avec Cloud Office.

Une vidéo est disponible ici.

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StarXpert a rédigé pour vous un document présentant en détails les nouveautés d’OpenOffice.org 3.3, les spécificités de LibreOffice 3.3 et des versions d’Oracle et illustré de copies d’écrans.

Le webinaire « Réussir sa migration vers OpenOffice.org » présente les éléments qui déterminent le succès d’un projet bureautique open source ainsi que la satisfaction des utilisateurs.

Migrer vers la dernière version de Microsoft Office ?

Par rapport à d’autres types de migrations, migrer vers une nouvelle suite bureautique (mise à jour vers MS Office 2007/2010 ou migration vers OpenOffice.org, LibreOffice, etc) met en jeu relativement moins d’aspects purement techniques. Il n’en reste pas moins que tout projet de migration réussi se prépare à l’avance. Ainsi, il faudra identifier les démarches qui, dans le contexte particulier de l’entreprise, devront être mises en œuvre pour assurer la réussite du projet. Nous examinerons aujourd’hui les éléments importants et souvent méconnus d’une migration vers Office 2007 ou Office 2010.

Le Ribbon, une interface très remaniée

Microsoft a proposé une évolution majeure de MS Office début 2007. La suite bureautique n’avait pas connu de mis à jour depuis quatre ans. Contrairement aux versions précédentes, Office 2007 introduit des différences notoires et qui ne sont pas sans conséquences dans le cadre d’une migration. Avec MS Office 2007, Microsoft a bouleversé les codes définis de longue date avec les interfaces graphiques en introduisant la nouvelle interface dite « Ribbon ».

Le Ribbon est une interface remplaçant le menu et les barres d’outils par d’une série de panneaux disposés en onglets et présentant les commandes de façon très visuelle. Au départ, l’idée derrière ce concept est d’éviter à l’utilisateur de devoir rechercher les fonctions dans des menus devenus de plus en plus chargés. Avec le Ribbon, l’ensemble, ou presque, des fonctions devient accessible par les panneaux.

L’idée est louable et censée, mais, dans la mesure où il n’y a pas d’option pour revenir à l’interface « classique », le Ribbon déstabilise fortement les utilisateurs. Aussi, les entreprises qui migrent depuis des versions antérieures à Office 2007 se trouvent contraintes de prévoir un accompagnement important des utilisateurs afin de ne pas subir une perte de productivité prolongée de leurs équipes. Face à ce sérieux problème, des développeurs tiers n’ont pas tardé à proposer des solutions permettant aux utilisateurs de retrouver leurs anciens menus et barres d’outils, même si appliquer une rustine ne représente pas une solution idéale.

Plus préoccupant encore, le Ribbon présente des défauts de conception, voire de concept : la présentation de toutes les fonctions sous cette forme visuelle réclame beaucoup d’espace, contraignant les utilisateurs à naviguer d’un panneau à l’autre pour accéder aux fonctions. L’espace réservé aux documents est également plus réduit, notamment dans la hauteur, ce qui a notamment conduit Microsoft à masquer la règle dans Word. De plus, les fonctions qui ne sont pas directement visible sur le panneau (ce serait tout simplement impossible) sont placées dans des listes qui sont loin d’être intuitives, et sur une interface moins structurée qu’un menu.

Au final, même les utilisateurs aguerris ont beaucoup de mal à retrouver une commande qu’ils connaissaient sur l’interface classique. Une étude réalisée auprès d’utilisateurs avancés a montré qu’après un an d’utilisation, ils souffraient toujours d’une baisse de productivité par rapport à l’interface classique. Nombre d’entre eux revenaient d’ailleurs en arrière pour cette raison.

OpenXML, des nouveaux formats ouverts et basés sur XML

A la demande d’un nombre croissant de clients, Microsoft a introduit de nouveaux formats de fichiers dans MS Office 2007, sous le nom d’OpenXML. Ces formats sont documentés et reposent sur la norme XML. Ce n’était pas la première fois que Microsoft introduisait des formats basés sur XML. C’était déjà le cas pour Office 2002 et plus encore Office 2003, même si ces anciens formats n’ont pas survécu. La grande différence avec OpenXML, c’est que ce dernier s’applique par défaut.

Qui n’a pas vu arriver avec perplexité des documents .docx, que les anciennes versions ne pouvaient ouvrir nativement ? Microsoft a fait d’OpenXML une norme ISO, après un parcours à rebondissements. Au final, seul MS Office 2010 implémente la version ISO d’OpenXML, le format d’Office 2007 étant devenu obsolète.

Cette prolifération de formats est un facteur majeur de perturbation pour une entreprise qui souhaite évoluer progressivement vers la nouvelle suite. En effet, la migration vers la dernière version d’Office doit se faire en un seul bloc, et les utilisateurs doivent être sensibilisés à la question des formats documentaires.

Une acceptation très lente

La nécessité de l’accompagnement, le changement des formats auxquels s’ajoutent d’autres écueils (macros et développements à adapter au nouveau langage de programmation, puissance machine requise plus importante qu’avant) ont conduit nombre d’entreprises et d’administrations à temporiser la migration vers la nouvelle version.

Beaucoup ont pris le parti de profiter de cette migration forcée pour passer à la concurrence et s’affranchir, avec OpenOffice.org, des coûts de licences. Ainsi, en 2010, OpenOffice.org disposait de 20% de parts de marché en France. Aujourd’hui, avec la fin du support de MS Office 2003, nombre d’entreprises vont devoir se poser la question de leur avenir bureautique.

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Le webinaire « Réussir sa migration vers OpenOffice.org » présente les éléments qui déterminent le succès d’un projet bureautique open source ainsi que la satisfaction des utilisateurs.

Liens utiles

http://www.exceluser.com/explore/surveys/ribbon/ribbon-survey-results.htm

http://www.lemagit.fr/article/microsoft-entreprises-migration-office-2010/7750/1/forrester-migrer-vers-office-2010-est-pas-une-partie-plaisir/