Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Le projet de Gestion des conventions sous Alfresco avait pour but d’améliorer les processus de création et de suivi des conventions établies entre un établissement public et ses partenaires. Il permet de :

Les conventions impliquent :

Le schéma de principe de ce module est le suivant :

Les documents de convention sont stockés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share), dans une arborescence qui est créée automatiquement. Une nomenclature a été définie pour le nommage des dossiers de l’arborescence et pour les documents qui y sont stockés.

Les échanges avec les partenaires pour établir le contenu de la convention restent hors de la plate-forme GED Alfresco ; l’ouverture vers une édition collaborative est techniquement possible avec Alfresco, elle nécessite d’ouvrir la plate-forme à l’extérieur et de demander aux partenaires de l’utiliser.

La signature des documents se fait au format papier. Une évolution du projet pour signature électronique est envisagée ; cela nécessite l’utilisation d’un plate-forme permettant la signature de toutes les parties impliquées : l’établissement public et les partenaires.

Le cycle de vie des processus est suivi au moyen de workflows développés dans Alfresco et d’informations (sous forme de métadonnées) ajoutées aux documents de conventions.

Processus de création d’une convention sous Alfresco

Les processus de création et de révision impliquent le service juridique et les directions Métiers.
La convention est initiée par une direction Métier, qui doit obtenir la validation du service juridique.

Les directions Métiers disposent d’un formulaire pour lancer le processus de création. Ce formulaire permet de fournir les informations nécessaires au suivi et au contrôle par le service juridique :

Les documents de convention sont ensuite rédigés et soumis à validation. Le workflow est utilisé pour tracer les échanges entre la direction Métier et le service juridique, jusqu’à obtention du document finalisé. L’avis d’autres directions Métiers peut également être sollicité.

Les workflows de création et de renouvellement sont développés à l’aide du moteur Activiti d’Alfresco. Ils permettent d’affecter des tâches aux acteurs du workflow, de lancer des alertes par mail, de modifier le statut de la convention pour suivre son avancement.

Partage des documents et plan de classements

Les documents sont centralisés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share) et automatiquement classés.

Le plan de classement est créé selon une nomenclature qui prend en compte le type de convention et le nom du partenaire. Le but est de permettre de retrouver rapidement

une convention donnée en connaissant le partenaire et son type, ou d’avoir facilement la liste des conventions d’un partenaire.

Pour éviter les erreurs de saisie, les partenaires existants sont proposés sous forme de liste déroulante dans le formulaire de création de convention. S’il s’agit d’un nouveau partenaire, le formulaire permet sa création. Le gestionnaire fonctionnel peut ensuite corriger si nécessaire le nom du partenaire ; il peut également en ajouter, sur un écran réservé à la gestion.

Les droits d’accès sont gérés au moyen des fonctions standards Alfresco. Le gestionnaire fonctionnel du domaine a la capacité de donner accès aux documents, ce qui élimine les difficultés de partage qui peuvent exister dans une structure publique ayant des antennes sur toute la France.

Processus de renouvellement d’une convention sous Alfresco

Le processus de renouvellement est automatiquement déclenché, pour les conventions dont la date d’échéance approche.

Le processus génère une alerte à destination de la direction Métier en charge de la convention. Si la convention doit effectivement être renouvelée : un processus de création est relancé, la convention devant à nouveau être validée par les mêmes acteurs que lors de sa création.

Archivage des conventions sous Alfresco

Les conventions arrivées à échéance et non renouvelées restent archivées dans la GED. Le sujet de leur archivage légal n’a pas été traité dans le projet.

Pilotage

Le module « Tableau de pilotage » est utilisé en complément, afin de fournir une vue globale des workflows en cours, et des conventions selon leur statut :

Téléchargez gratuitement le Livre Blanc : Module de gestion des conventions Informations sur le document

Microsoft Office 365 : Même stockées en Europe, vos Emails sont accessibles à un juge américain

La justice américaine confirme que le lieu de stockage de vos mails importe peu, seule l’identité de la personne ou de l’organisation qui a le contrôle des données détermine la loi applicable. Microsoft étant basé aux États-Unis, toutes les données sous son contrôle sont donc accessibles à un juge américain, même en Europe.

Pour en savoir plus

Interview avec Ike Kavas, directeur technique Ephesoft

Interview avec Ike Kavas, Directeur Technique Ephesoft :

Barcelone, le 08 Novembre 2013ephesoft

StarXpert, partenaire Platinum certifié Ephesoft a le plaisir d’accueillir Ike Kavas, directeur technique.

StarXpert : Comment vous positionnez-vous dans le marché de la Capture Intelligente des Documents ? Arrivez-vous à concurrencer les solutions payantes ?

Ephesoft

Ike Kavas :Ephesoft est une plate forme de Capture Intelligente de Documents adaptée aux entreprises. Nous sommes présents dans le marché de la Capture Intelligente de Documents par la résolution de problèmes auxquels les entreprises sont confrontées par l’utilisation du contenu du document. Nos concurrents utilisent de vieilles méthodes d’extraction telles que les codes-barres, les séparateurs, les zones OCR, etc. Ephesoft fournit ces techniques mais offre en plus une classification basée sur le contenu, offrant une meilleure automatisation du processus, moins de configuration manuelle et un meilleur retour d’investissement.

StarXpert : A quels secteurs d’activités votre solution s’adresse-t-elle principalement ?

Ephesoft

Ike Kavas : Le classement des documents par Ephesoft pour les assurances et la gestion des mails pour les banques; mais nous sommes très présents dans les secteurs financiers pour la gestion des factures et autres types de documents, nous réduisons considérablement la main d’œuvre et nous offrons une meilleure automatisation des processus.

StarXpert : Quels sont vos principaux clients ?

Ephesoft

Ike Kavas : Nous avons environ 120 clients, c’est donc difficile de choisir, mais je peux dire que Italian Post Office, Iron Moutain, United Nations, Nuclear treaty nen forment qu’une petite partie ...

StarXpert : Quelles sont les limites d’Ephesoft ?

Ephesoft

Ike Kavas :Actuellement la plate forme Ephesoft est supportée uniquement sous Windows, MySQL, MSSQL, mais nous travaillons sur l’amélioration de cette limitation pour janvier février 2014. Linux et Oracle serontdisponibles. Ephesoft est conçu en JAVA il est donc facile pour nous de supporter ces systèmes.

StarXpert : Nous sommes intégrateur Alfresco, nous avons choisi Ephesoft comme solution de dématérialisation. Nous aimerions savoir sur quels autres GED Ephesoft peut il être connecté ?

Ephesoft

Ike Kavas : L’un des plugin Ephesoft les plus utilisés est CMIS. Depuis que CMIS est supporté par plusieurs entreprises telles que IBM ( CM & IBM FileNet) Documentum, OpenText, SAP, Alfresco ou Nuxeo, l’export depuis Ephesoft est possible sans difficulté. Ephesoft a également des clients qui utilisent les plugins MS SharePoint, Xeros, Docushare, Filebound …etc. Je dois également mentionner que si on le souhaite, il est très simple d’intégrer un nouveau plugin dans Ephesoft.

StarXpert : Avez vous des concurrents OpenSource ? Qui considérez-vous être votre premier concurrent ?

Ephesoft

Ike Kavas : Nous n’avons pas de concurrents OpenSource, nous sommes la seule entreprise à fournir une plate forme de Capture Intelligente de Documents. Je dois également mentionner que nous sommes les premiers à proposer les APIs WebService que ce soit en OpenSource ou non. Nos concurrents sont Kofax, Datacap et EMC-Captiva.

StarXpert : Quels sont vos objectifs futurs ?

Ephesoft

Ike Kavas : Nous définissons nos objectifs par le retour d’expérience que nous avons de nos clients et partenaires, c’est pourquoi la finalisation de nos travaux pour rendre Linux et Oracle supportés par Ephesoft est notre objectif actuel. Nos clients nous ont également demandé que l’interface utilisateur supporte de l’HTML5, ainsi que l’amélioration des tables d’extraction des Factures.

StarXpert : Comment qualifierez- vous la sécurité de votre solution ?

Ephesoft

Ike Kavas : Ephesoft supporte par défaut LDAP et Microsoft Active Directory. Nos clients nous ont demandé d’implémenter le SSO (Single Sign On), qui sera donc disponible dans la version 3.1 en Janvier 2014. Nous avons travaillé pour cela avec les gouvernements italien et nord américain. Le SSO sera sûrement une fonction standard dans Ephesoft, du fait que nous sommes une solution 100% web. Ephesoft supporte déjà des communications sécurisées SSL.

StarXpert : Qu’apporte Ephesoft de plus par rapport à d’autres solutions de capture ?

Ephesoft

Ike Kavas : Ephesoft souhaite accompagner les entreprises pour supporter les documents utilisant les outils BIG DATA comme Hadoop. Les ingénieurs Ephesoft travaillent en priori sur des projets d’amélioration de notre plate forme, qui seront disponibles fin 2014.