La Zimlet CMIS devient Zimlet Alfresco

La Zimlet Alfresco est une extension Zimbra éditée par StarXpert, qui met en place un accès à la GED Alfresco depuis Zimbra. Elle offre les fonctionnalités suivantes :

  • Enregistrement de mail dans la GED Alfresco depuis le webmail Zimbra

  • Ajout de documents Alfresco comme pièce jointe d’un mail

  • Le choix des préférences utilisateur

Cette Zimlet s’authentifie sur Alfresco.

La Zimlet Alfresco s’enrichit de nouvelles fonctionnalités.

Lors de la sauvegarde de mails:

  • Pour faciliter l’accès au dossier dans lequel enregistrer les mails, une fonction de recherche des dossiers Alfresco est disponible, ainsi que l’affichage des dossiers Alfresco favoris de l’utilisateur
  • Affichage des dossiers Favoris : L’affichage des favoris renvoie la liste des dossiers Alfresco favoris de l’utilisateur. Un double clic sur un dossier permet d’ouvrir l’arborescence des sous-dossiers.

Lors de l’ajout de documents à un Email, les nouvelles fonctionnalités sont:

  • Lancer une recherche : La recherche renvoie la liste des dossiers Alfresco trouvés correspondant. Un double clic sur un dossier permet d’ouvrir l’arborescence des sous-dossiers.

  • Le retour à l’espace racine : Permet de revenir à l’arborescence par défaut.

  • Le changement de l’arborescence par défaut : Permet de changer l’arborescence pour l’ouvrir sur la racine des sites ou la racine de l’entrepôt Alfresco.

  • Affichage des catégories : L’affichage des catégories renvoie l’arborescence des catégories Alfresco dans le cadre affichant normalement l’arborescence des dossiers. Cette arborescence peut être parcourue comme celle des dossiers, et les documents associés à une catégories seront affichés de la même façon qu’un document contenu dans un dossier.

Office 365 : les emails supprimés conservés à vie, par défaut

Attention à la confidentialité des données avec la nouvelle politique de rétention de la corbeille à vie de Microsft Office 365.

http://www.zdnet.fr/actualites/office-365-les-emails-supprimes-conserves-a-vie-par-defaut-39815180.htm

Extension de messagerie instantanée dans Zimbra 8 / 8.5

StarXpert met à disposition de ses clients une nouvelle extension (Zimlet) de messagerie instantanée pour Zimbra 8 et 8.5 basée sur un serveur xmpp opensource ejabberd et un client Web opensource Jappix.

Cette Zimlet est Opensource. Sa maintenance et son support est assuré par StarXpert moyennant une souscription annuelle.

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Microsoft Office 365 : Même stockées en Europe, vos Emails sont accessibles à un juge américain

La justice américaine confirme que le lieu de stockage de vos mails importe peu, seule l’identité de la personne ou de l’organisation qui a le contrôle des données détermine la loi applicable. Microsoft étant basé aux États-Unis, toutes les données sous son contrôle sont donc accessibles à un juge américain, même en Europe.

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Etude comparative Zimbra 8 vs MS Exchange 2013

Zimbra et StarXpert publient aujourd’hui un livre blanc qui compare Zimbra 8 au couple Microsoft Exchange et Outlook ou OWA.

Il permet de se faire une opinion sur les avantages et les inconvénients des deux solutions, indépendamment du volet financier.

http://www.starxpert.fr/comparez-la-me…osoft-exchange/

Prochaine formation Administrateur Zimbra

StarXpert est heureux de vous annoncer la prochaine formation Administrateur Zimbra 8 à Paris du 19 au 21 Février 2014.

Seul cours de formation officielle sur Zimbra en France. Session interactive, d’une durée de 3 jours, comportant des exercices d’application pratique. L’objectif de la formation est de transmettre aux administrateurs toutes les connaissances nécessaires pour une gestion experte de la Suite Collaborative Zimbra :

– installation
– gestion
– maintenance


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Prochaine formation Administrateur Zimbra 8

StarXpert est heureux de vous annoncer la prochaine formation Administrateur Zimbra 8 à Paris du 4 au 6 décembre 2013.

Seul cours de formation officielle sur Zimbra en France. Session interactive, d’une durée de 3 jours, comportant des exercices d’application pratique. L’objectif de la formation est de transmettre aux administrateurs toutes les connaissances nécessaires pour une gestion experte de la Suite Collaborative Zimbra :

– installation
– gestion
– maintenance


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Sécurité des données stratégiques : Zimbra hébergé dans un cloud souverain

Zimbra est conçu depuis longtemps pour être déployé dans un cloud public ou privé, au choix des entreprises. Or, si des offres Zimbra hébergées existaient déjà, de nombreux DSI tentés par l’externalization de leur messagerie n’ont pas franchi le pas, par peur de voir leurs données sensibles stockées à l’étranger.

C’est pourquoi le « Patriot Act » — la loi obligeant les fournisseurs d’infrastructure américains à remettre sur demande de la justice les données de leurs clients — a fait beaucoup couler d’encre.  Le gouvernement français a répondu en co-finançant le cloud souverain Numergy.

Partenariat StarXpert – Numergy : Zimbra hébergé dans un cloud souverain

StarXpert, premier intégrateur Zimbra depuis 2006, a signé un partenariat avec Numergy pour offrir un haut niveau de service aux entreprises qui souhaitent savoir où sont stockées leurs données critiques.  Le fait que les serveurs de Numergy soient basés dans l’hexagone est particulièrement important pour les entreprises publiques, qui ont une obligation légale de conserver leurs données sur le territoire français.

Par ailleurs, associer un cloud souverain à un logiciel de messagerie open source tel que Zimbra s’inscrit dans la même logique de transparence et de sécurité — un des avantages de l’open source étant le fait que la communauté a accès au code source et peut donc s’assurer que celui-ci n’est pas susceptible de poser problème.

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L’Université d’Auvergne adopte Zimbra pour ses 18 000 utilisateurs

L’Université d’Auvergne (UdA) a décidé en 2012 de remplacer son système de messagerie vieillissant et hétérogène. En effet, la messagerie était composée de quatre systèmes reposant sur différentes briques open source – Horde, SquirrelMail, Sendmail, Postfix. Pour des raisons historiques, ces systèmes étaient installés sur quatre serveurs, et maintenus de façon autonome par les composantes qui forment l’UdA. Un utilisateur pouvait alors se retrouver à cheval sur deux serveurs. Les différents clients de messagerie utilisés à travers l’Université — Outlook, Thunderbird, ou autre — accédaient aux mails parfois en pop et parfois en imap. Enfin, les serveurs vieillissants posaient des problèmes de fiabilité, de stockage limité, de cohérence et de sécurité des données.

UdA

Une migration rapide

La DSI a examiné les solutions de remplacement disponibles sur le marché — y compris celles utilisées par les autres universités françaises — tout en recherchant une installation sur site pour des raisons de sécurité des données. Microsoft Exchange a été écarté en raison de son coût, gmail en raison de son mode SAAS. Au final, Zimbra s’est démarqué comme étant la meilleure solution.

StarXpert a été choisie pour accompagner l’université en raison de son prix raisonnable et de la qualité de sa réponse à l’appel d’offre, démontrant une excellente compréhension de la problématique à laquelle l’Université d’Auvergne était confrontée. Le calendrier de migration fixé par la DSI était très court puisque StarXpert a été retenue en avril, l’installation de Zimbra a été effectuée le 15 mai, tandis que la migration devait impérativement être achevée fin juin.

StarXpert a effectué l’installation, le paramétrage, l’automatisation de la création des comptes, la reprise des données et la synchronisation au Système d’Informations (portail, annuaire openLDAP, processus). La solution SMIT, développée par StarXpert pour automatiser la reprise des données, s’est avérée particulièrement utile étant donné l’environnement hétérogène de l’existant. Au final, 99% des données (messages, contacts et agendas) contenues sur les serveurs et sur les postes de travail ont été reprises. La reprise des données sur les postes de travail a cependant nécessité une forte implication des équipes technique de proximité, ce point étant clé pour la réussite de la migration et de l’adhésion immédiate des usagers.

Un retour positif des utilisateurs

L’Université a soigné la conduite du changement en communiquant des explications détaillées et ciblées auprès des utilisateurs, en fonction de leurs besoins et du scénario de migration correspondant à l’utilisateur. En effet, les 18 000 utilisateurs — 3 000 enseignants et personnels administratifs, auxquels s’ajoutent 15 000 étudiants – ont des usages de la messagerie qui diffèrent selon la population. StarXpert a formé les formateurs de l’UdA, l’ensemble des personnels permanent ont été ensuite formés lors de sessions d’une demi-journée, tandis que le mémento développé par StarXpert a été distribué à tous. Des tutoriels et explications détaillées des changements et règles d’usage ont également été mis à disposition sur le web interne de l’UdA,

Le retour des utilisateurs a été très positif, en dépit du fait que la DSI a poussé à délaisser les clients lourds pour le webmail, afin de réduire les tâches d’administration (adopté par 90% des personnels permanents et la quasi-totalité des étudiants). Les avantages de Zimbra sont nombreux : fonctionnalités avancées, partage des calendriers et boîtes de services, accessibilité de partout (tablette, smartphone, à la maison…), homogénéité de l’outil, sécurité des données, fiabilité. Une nouvelle infrastructure a été mise en place pour remplacer les anciens serveurs, introduire de la haute disponibilité et permettre un volume de stockage de 8 à 20 GB pour les personnels et de 2 GB pour les étudiants.

Un transfert de compétences a permis à l’équipe de l’Université d’Auvergne de maîtriser leur projet et d’exploiter la solution au quotidien, tandis que le déploiement de Zimbra a réduit les tâches d’administration et surtout les interventions sur les postes de travail. En effet, il suffit maintenant d’une seule personne à temps partiel pour assurer la maintenance, au lieu d’une équipe. ”Le calendrier de migration était très serré mais StarXpert nous a aidé à le tenir. Nous avons travaillé de façon très proche avec le consultant.” explique Pierre Baridon, responsable de projet pour la DSI, avant de conclure : “Il s’agissait d’un projet ambitieux dont le résultat a été à la hauteur de nos attentes”.

Pour en savoir plus sur Zimbra

Inscrivez-vous à un webinaire gratuit de démonstration – le 23 mai à 10h

Nouvelle application AlfrescoSync : comment faire du Dropbox avec Alfresco ?

Les solutions de synchronisation et de sauvegarde telles que Dropbox ou Google Drive rencontrent un succès certain auprès des utilisateurs car elles sont très pratiques. C’est pourquoi Alfresco a à son tour développé AlfrescoSync, afin de permettre aux utilisateurs de synchroniser un site ou un dossier Alfresco avec leur ordinateur.

Une version beta d’Alfresco Sync aux fonctionnalités bien utiles

Alfresco Desktop Sync (version beta uniquement pour l’instant) permet d’installer un client lourd (Windows ou Mac) sur le disque dur de l’ordinateur, et de synchroniser un site, un répertoire ou un dossier avec Alfresco.

Il suffit ensuite d’effectuer les modifications en local pour qu’Alfresco se mette à jour automatiquement. L’utilisateur sélectionne les dossiers Alfresco qui l’intéressent et les copie dans son dossier Alfresco Sync local. Il n’a pas à s’encombrer de documents qui ne le concernent pas. Toutes les modifications effectuées en local sont automatiquement sauvegardées sur Alfresco.

AlfrescoSync est compatible avec les versions suivantes d’Alfresco :

  • Enterprise 4.0 et supérieure.
  • Community 4.0.c et supérieure.
  • Cloud (Compte premium uniquement ).

Installation et Configuration (Windows)

L’installeur Windows est facile à utiliser, il suffit de suivre les instructions pour installer Alfresco Sync sur le poste de travail.

L’utilisateur n’a qu’à saisir son identifiant et son mot de passe s’il s’agit d’Alfresco Cloud (compte premium uniquement), ou bien son identifiant, mot de passe et adresse du serveur Alfresco dans le cas d’un serveur privé (URL du serveur au format : http(s)://adresse:port/alfresco)

« Account Type » permet de choisir entre un Alfresco de type privé (« private ») ou cloud.

Configuration des dossiers à synchroniser

Une fois authentifié, l’utilisateur peut choisir de synchroniser un site, ou encore un ou plusieurs répertoires d’un site. Les sites synchronisables sont les sites déjà identifiés en tant que favoris de l’utilisateur. Le dossier local qui sera synchronisé avec Alfresco est renseigné à l’aide du champs « Local Folder ».

Il est possible de synchroniser plusieurs comptes Afresco privé ou Alfresco cloud avec plusieurs dossiers locaux, à condition de créer un dossier local par compte.

Une fois AlfrescoSync installé, une icône apparaît dans la barre de tâches. Celle-ci permet d’accéder à des menus contextuels. Si la synchronisation ne s’effectue pas automatiquement, il suffit de cliquer sur le bouton « Sync Now ! » pour lancer la synchronisation manuellement. Le bouton « Préférences » permet de modifier, supprimer ou ajouter des répertoires à synchroniser.

En conclusion

Nous avons réalisé quelques tests d’ AlfrescoSync 0.8.0.6 avec Alfresco 4.0.2 Entreprise et avons observé les comportements suivants :

  • AlfrescoSync utilise Webdav pour se connecter à Alfresco.
  • Par défaut, un document modifié en local mis à jour dans Alfresco provoque l’écrasement de la version précédente du document. Ce comportement peut être évité en ajoutant l’aspect versionable sur tous les documents.
  • AlfrescoSync ne gère pas les locks, un fichier ouvert par un utilisateur X ne verrouille pas le document. Un utilisateur Y peut modifier le document simultanément.
  • La modification en local par l’utilisateur Y d’un document « document.txt » verrouillé par un utilisateur X (working copie) ne génère aucun message d’erreur au niveau de l’interface utilisateur, néanmoins un message d’erreur est affiché dans logs de AlfrecsoSync (*)
  • Si l’utilisateur X déverrouille le fichier, la synchronisation écrase le document « document.txt » local de l’utilisateur Y par le contenu d’Alfresco.

En conclusion, l’application AlfrescoSync apporte des fonctionnalités bien pratiques du moment qu’un seul utilisateur à accès à un dossier. Dès lors que plusieurs utilisateurs partagent un même dossier, les choses se compliquent et la synchronisation par le biais de d’AlfrescoSync devient source d’incohérences.

AlfrescoSync n’est encore qu’en beta, aussi on peut espérer qu’une version future permettra de gérer la synchronisation de dossiers partagés entre plusieurs utilisateurs; ainsi que la synchronisation avec les tablettes et smartphones.

En savoir plus

Alfresco vous intéresse ? Téléchargez nos 10 cas d’usage pour mieux comprendre la solution.

(*) Fichiers de log de AlfrescoSync :
Windows XP: C:\Documents and Settings\<nomUtilisateur>\Application Data\AlfrescoSync
Windows 7: C:\Users\<nomUtilisateur>\AppData\Roaming\AlfrescoSync
Mac OS X: /Users/<nomUtilisateur>/Library/Application Support/AlfrescoSync