Nouvelle application AlfrescoSync : comment faire du Dropbox avec Alfresco ?

Les solutions de synchronisation et de sauvegarde telles que Dropbox ou Google Drive rencontrent un succès certain auprès des utilisateurs car elles sont très pratiques. C’est pourquoi Alfresco a à son tour développé AlfrescoSync, afin de permettre aux utilisateurs de synchroniser un site ou un dossier Alfresco avec leur ordinateur.

Une version beta d’Alfresco Sync aux fonctionnalités bien utiles

Alfresco Desktop Sync (version beta uniquement pour l’instant) permet d’installer un client lourd (Windows ou Mac) sur le disque dur de l’ordinateur, et de synchroniser un site, un répertoire ou un dossier avec Alfresco.

Il suffit ensuite d’effectuer les modifications en local pour qu’Alfresco se mette à jour automatiquement. L’utilisateur sélectionne les dossiers Alfresco qui l’intéressent et les copie dans son dossier Alfresco Sync local. Il n’a pas à s’encombrer de documents qui ne le concernent pas. Toutes les modifications effectuées en local sont automatiquement sauvegardées sur Alfresco.

AlfrescoSync est compatible avec les versions suivantes d’Alfresco :

  • Enterprise 4.0 et supérieure.
  • Community 4.0.c et supérieure.
  • Cloud (Compte premium uniquement ).

Installation et Configuration (Windows)

L’installeur Windows est facile à utiliser, il suffit de suivre les instructions pour installer Alfresco Sync sur le poste de travail.

L’utilisateur n’a qu’à saisir son identifiant et son mot de passe s’il s’agit d’Alfresco Cloud (compte premium uniquement), ou bien son identifiant, mot de passe et adresse du serveur Alfresco dans le cas d’un serveur privé (URL du serveur au format : http(s)://adresse:port/alfresco)

« Account Type » permet de choisir entre un Alfresco de type privé (« private ») ou cloud.

Configuration des dossiers à synchroniser

Une fois authentifié, l’utilisateur peut choisir de synchroniser un site, ou encore un ou plusieurs répertoires d’un site. Les sites synchronisables sont les sites déjà identifiés en tant que favoris de l’utilisateur. Le dossier local qui sera synchronisé avec Alfresco est renseigné à l’aide du champs « Local Folder ».

Il est possible de synchroniser plusieurs comptes Afresco privé ou Alfresco cloud avec plusieurs dossiers locaux, à condition de créer un dossier local par compte.

Une fois AlfrescoSync installé, une icône apparaît dans la barre de tâches. Celle-ci permet d’accéder à des menus contextuels. Si la synchronisation ne s’effectue pas automatiquement, il suffit de cliquer sur le bouton « Sync Now ! » pour lancer la synchronisation manuellement. Le bouton « Préférences » permet de modifier, supprimer ou ajouter des répertoires à synchroniser.

En conclusion

Nous avons réalisé quelques tests d’ AlfrescoSync 0.8.0.6 avec Alfresco 4.0.2 Entreprise et avons observé les comportements suivants :

  • AlfrescoSync utilise Webdav pour se connecter à Alfresco.
  • Par défaut, un document modifié en local mis à jour dans Alfresco provoque l’écrasement de la version précédente du document. Ce comportement peut être évité en ajoutant l’aspect versionable sur tous les documents.
  • AlfrescoSync ne gère pas les locks, un fichier ouvert par un utilisateur X ne verrouille pas le document. Un utilisateur Y peut modifier le document simultanément.
  • La modification en local par l’utilisateur Y d’un document « document.txt » verrouillé par un utilisateur X (working copie) ne génère aucun message d’erreur au niveau de l’interface utilisateur, néanmoins un message d’erreur est affiché dans logs de AlfrecsoSync (*)
  • Si l’utilisateur X déverrouille le fichier, la synchronisation écrase le document « document.txt » local de l’utilisateur Y par le contenu d’Alfresco.

En conclusion, l’application AlfrescoSync apporte des fonctionnalités bien pratiques du moment qu’un seul utilisateur à accès à un dossier. Dès lors que plusieurs utilisateurs partagent un même dossier, les choses se compliquent et la synchronisation par le biais de d’AlfrescoSync devient source d’incohérences.

AlfrescoSync n’est encore qu’en beta, aussi on peut espérer qu’une version future permettra de gérer la synchronisation de dossiers partagés entre plusieurs utilisateurs; ainsi que la synchronisation avec les tablettes et smartphones.

En savoir plus

Alfresco vous intéresse ? Téléchargez nos 10 cas d’usage pour mieux comprendre la solution.

(*) Fichiers de log de AlfrescoSync :
Windows XP: C:\Documents and Settings\<nomUtilisateur>\Application Data\AlfrescoSync
Windows 7: C:\Users\<nomUtilisateur>\AppData\Roaming\AlfrescoSync
Mac OS X: /Users/<nomUtilisateur>/Library/Application Support/AlfrescoSync