Les avantages de la GED pour votre entreprise

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?

En pleine transformation numérique, nombreuses sont les entreprises qui mettent en place des outils de gestion électroniques de documents leur permettant une meilleure conduite de leur administration générale. Ainsi c’est pas moins de 46% de raccourcissement du cycle de traitement des documents et jusqu’à 91% de réduction des coûts.

Vous hésitez à mettre en place une solution de GED ?

Découvrez-en ici les 3 principaux avantages.

1 - Réduction des coûts

La mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents telle que Alfresco permet une réduction des coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information : consommation d’encre et de papier, volume utile de l’archivage physique… Elle permet par ailleurs de réduire le temps de traitement des documents et ainsi d’augmenter la productivité de vos collaborateurs. Aujourd’hui 19,5% des pertes de productivité sont intrinsèquement liées aux problématiques de gestion de documents. La GED vous permet de concilier agilité et conformité.

2 - Gestion documentaire Agile

La Gestion Électronique des Documents permet d’offrir à vos clients et collaborateurs un accès aux documents les concernant. Ils peuvent ainsi consulter les informations qui leurs sont utiles à tout moment et partout. Mieux, ils peuvent remplir les formulaires en ligne, tout comme télécharger les pièces justificatives nécessaires, gérez les droits d’accès, de modification… Les flots d’informations circulent mieux entre votre entreprise et les clients, et les processus concernant le traitement des documents se voient raccourcis, vous offrant une meilleure transparence et une plus grande réactivité. Afin de gérer au mieux la documentation Qualité et de répondre à ses nombreuses normesStarXpert à développé un module Qualité sous Alfresco grâce au moteur de workflow Activiti.

3 - Sécurisation des informations

Grâce à la GED, mettez un terme aux risques de perte ou de détérioration des documents. Vous avez dorénavant l’assurance d’un document mis à jour par tous les collaborateurs de façon simultanée. Une fois le cycle de vie du document terminé, il est possible de l’archiver au sein d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) afin de pouvoir le protéger des modifications tout en y gardant un accès simple et rapide. Aucun document n’est perdu et est accessible à tout moment.

Vous avez une question ? Un projet de GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent gratuitement.

Projet collaboratif Alfresco : fédérez vos équipes avec un Extranet commun !

La semaine dernière, nous avons évoqué le cas d’un workflow de validation intégrant un outil de signature éléctronique au sein d’Alfresco. Cette semaine nous allons aborder un autre cas de figure fréquement demandé par nos clients : la mise en oeuvre d’un extranet Alfresco permettant de rassembler tous les acteurs d’un projet.

En effet, nombre de projets nécessitent d’encourager la communication et le partage de documents au sein d’équipes dont la collaboration n’est pas facilitée par le manque de contacts ni par des besoins et modes de fonctionnement hétérogènes. Par exemple, le projet du grand théâtre des Cordeliers de la ville d’Albi concerne des intervenants aussi divers que maîtres d’ouvrage, assistants à la maitrise d’ouvrage, maître d’oeuvre et entreprises. Aussi la ville d’Albi avait besoin d’un outil de GED permettant de centraliser et de partager l’ensemble des documents dans le cadre du projet, mais aussi d’assurer la traçabilité des plans, des notes de synthèse, des compte-rendu de chantier etc …

L’outil de GED devait être accessible depuis le réseau local de la ville d’Albi ainsi que depuis internet via des accès sécurisés et un navigateur. Chaque utilisateur devait pouvoir accéder au système de GED par le biais d’un compte nominatif lui permettant d’accéder aux documents en fonction de ses droits. Pour cela, Alfresco a été connecté à un annuaire central, afin de récupérer les noms des utilisateurs et les groupes d’utilisateurs. Les utilisateurs sont authentifiés soit grâce à l’annuaire central Active Directory de la ville d’Albi, ou pour les utilisateurs externes via une authentification CAS connectée à l’annuaire LDAP.

Une traçabilité de l’ensemble des opérations réalisées avec chaque compte est assurée : création, suppression ou modifications (avec une gestion du versioning) des documents. Le volume de documents créés pour un tel projet requiert également la possibilité d’effectuer des recherches dans le titre des documents, les commentaires et le contenu (recherche plein texte pour les documents bureautiques : OpenOffice, Microsoft Office, PDF). Enfin, les documents supprimés sont conservés sur une sauvegarde pendant un mois.

Gestion des droits d’accès aux documents

Les droits d’accès aux répertoires sont définis en amont et sont gérés par l’administrateur du système GED. Les utilisateurs finaux ne peuvent pas de leur propre chef créer ou modifier ces droits d’accès. Lorsqu’un utilisateur crée un dossier ou un document, celui-ci hérite des droits du répertoire supérieur. Trois rôles définissent les possibilités d’accès aux répertoires et documents. Les rôles sont attribués aux utilisateurs ou groupes d’utilisateurs au niveau de chaque répertoire géré par l’administrateur du système :

  • Lecteur : permet uniquement d’accéder au répertoire et à son contenu pour consulter les documents
  • Collaborateur : permet d’accéder au répertoire et à son contenu mais également de modifier ou d’ajouter un document
  • Coordinateur : permet d’accéder à l’ensemble des répertoires et des documents. Ce rôle est réservé aux administrateurs fonctionnels du système

La notion de « propriétaire » d’un répertoire ou document est également importante. En dehors du coordinateur, seul le propriétaire d’un répertoire/document est autorisé à supprimer un document. Il ne peut donc pas y avoir de suppression intempestive sans que le propriétaire du document (en général le créateur) ne soit partie prenante. Cela montre une fois de plus l’importance d’avoir un compte nominatif par utilisateur.

En savoir plus

– Découvrez les fonctionnalités d’Alfresco avec une démonstration en ligne

– Vous avez un projet spécifique que vous voulez évoquer avec StarXpert ? Contactez-nous

Alfresco Share, l’outil collaboratif indispensable pour mener à bien un projet

Un des principaux intérêts d’un outil collaboratif est de faciliter et d’enregistrer les échanges entre les utilisateurs. Pour cela il doit s’inscrire dans les usages et permettre au flot de communication de s’effectuer de façon naturelle. En créant un site Alfresco Share par projet, les utilisateurs abonnés à ce projet peuvent échanger par le biais des discussions, organiser des réunions grâce au calendrier, publier des informations sur le blog ou le wiki, déposer des documents, effectuer des recherches. Une fois le projet achevé, le site Share est supprimé puisque n’ayant plus lieu d’être, tandis que les documents importants (livrables, etc) sont archivés dans l’espace Alfresco pour référence ultérieure.

Cette utilisation d’Alfresco est possible depuis la version 3.2r, laquelle permet d’accéder à Alfresco et Alfresco Share à partir d’une seule et même interface.