Alfresco Day 2012 : Ce qu’il fallait en retenir

« L’ECM est un gros mot ». C’est par ces mots que John Powell, CEO d’Alfresco, a commencé sa présentation à l’Alfresco Day, le 18 octobre dernier. Ou plus exactement, le mot ECM était synonyme de gros mot en 2005, lorsque la solution Alfresco a été créée, dans le but de remédier à cette situation. En 2005, Alfresco se présentait comme l’alternative open source à Sharepoint. Aujourd’hui, Sharepoint est déployé dans de nombreuses entreprises. Cela veut-il dire qu’il n’y a plus de place pour Alfresco ?

Alfresco en 2012 : vision de l’avenir

Alfresco est aujourd’hui installé dans 2700 entreprises à travers 76 pays, avec des déploiements de plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs, ou encore de centaines de millions de documents. Alfresco compte de très belles références, telles que Airbus, St Gobain, Plastic Omnium ou la Commission Européenne.

Or si l’intégration entre Sharepoint et Office est très poussée –c’est là son principal avantage– la solution montre ses limites dès que l’on s’écarte d’un cadre purement bureautique. C’est pourquoi Alfresco vient aujourd’hui en complément de Sharepoint dans les entreprises qui l’utilisent mais qui ont besoin d’une GED aux fonctionnalités plus élargies. Il est a noter au passage qu’Alfresco met en oeuvre le protocole Sharepoint et s’intègre lui aussi à Office.

La place d’Alfresco sur le marché de la GED est décrite par Gartner comme étant celle d’un visionnaire, c’est à dire démontrant « une forte compréhension du marché et anticipation des changements ». Depuis ses débuts, Alfresco a sans cesse proposé une technologie de rupture, en contraste avec les solutions établies du marché, dont l’innovation a tendance à stagner. En 2012 plus que jamais, Alfresco cherche à intégrer les technologies et les usages de l’avenir.

Le cloud est-il incontournable ?

Alfresco constate que, d’un côté, les utilisateurs ont de plus en plus besoin d’une solution accessible tout de suite, de partout –y compris depuis les mobiles– sans avoir à se poser la question de la compatibilité matérielle ou devoir impérativement rester derrière le firewall. Certains n’hésitent d’ailleurs pas à court-circuiter la politique de sécurité de l’entreprise en mettant des documents dans Dropbox, car ils ont besoin d’un moyen simple et accessible de partager des informations.

De l’autre côté, les DSI doivent réconcilier les besoins de collaboration 2.0 de leurs utilisateurs tout en prenant en compte les contraintes de l’entreprise en matière de sécurité, de contraintes juridiques, mais aussi d’existant. Peu sont ceux qui sont prêts à confier la propriété intellectuelle de l’entreprise au cloud. La solution, celle qui va être de plus en plus appliquée dans les cinq années à venir, est celle d’un cloud hybrid.

Alfresco One

La nouvelle évolution est baptisée « Alfresco One » car elle rassemble en une seule solution un accès sur site, depuis le cloud, ou les deux; qu’elle est donc accessible depuis les postes de travail classiques mais aussi les mobiles; et qu’elle s’intègre aux applications métiers du SI grâce à son API ouverte. Un parfait exemple en est l’intégration avec Salesforce :  les utilisateurs peuvent alors ajouter des documents aux opportunités qu’ils créent dans Salesforce, en informer automatiquement leurs collaborateurs, effectuer des recherches d’attributs Salesforce dans Alfresco, et synchroniser le contenu d’Alfresco Cloud avec celui de l’Alfresco de l’entreprise.

La gestion des droits permet de restreindre l’accès entre Alfresco Cloud et l’Alfresco de l’entreprise en fonction des besoins des utilisateurs et de la politique de sécurité des données. Cette gestion fine des accès permet aux utilisateurs sur le terrain d’obtenir certaines données depuis l’exterieur, tout en protégeant l’accès général de l’Alfresco de l’entreprise.

Alfresco propose un abonnement à Alfresco Cloud, lequel repose sur les plateformes d’Amazon, moyennant un abonnement calculé au nombre d’utilisateurs.

Alfresco 3.4 ou l’aboutissement de Share

Alfresco 3.4 est prévu pour bientôt, l’attente de sa sortie est l’occasion de faire le point sur ses nouvelles fonctionnalités.

Share occupe le devant de la scène

Parmi les principales innovations d’Alfresco 3.4 on remarque d’abord celles concernant Share. L’interface bénéficie d’améliorations, notamment autour du module d’Administration, auxquelles s’ajoutent la mise en place de workflows avancés.

Share – amélioration des capacités de personnalisation de l’interface, en particulier sur la barre d’entête :

Si le thème d’Alfresco peut être changé depuis la version 3.3, le module d’administration permet maintenant d’effectuer les modifications depuis l’interface, sans aucun redémarrage de l’application. L’administrateur peut aussi modifier le mot de passe d’un utilisateur au cas où celui-ci l’aurait oublié (depuis la version 3.4.b).

Share – Formulaire personnalisable de recherche avancée (choix du type, de l’aspect et des propriétés personnalisées) :


Par ailleurs, le dashlet « mes tâches » renvoie désormais vers une interface permettant de gérer les workflows. Un workflow peut être démarré sur n’importe quel élément d’un site, voir sur le site lui-même, ou bien encore sur un élément du repository d’Alfresco. Il existe 5 types de workflows car les workflows assignés à un groupe diffèrent de ceux assignés à un utilisateur. Lorsqu’une date d’échéance est définie sur une tâche, celle-ci se présente sous une icône différente dans la dashlet « mes tâches ». La notification peut également être activée à chaque fois que l’utilisateur décide de modifier une tâche.

Depuis la version 3.3 est aussi apparu un nouveau composant dans les sites : les Data Lists. Il existe plusieurs types de Data Lists permettant de créer :

  • une liste d’adresses
  • une liste d’événements
  • une liste de contacts
  • une liste de questions
  • une liste de tâches
  • une liste de choses à faire
  • un programme de réunions
  • un programme d’événements

Pour toutes ces listes, il est possible d’attacher n’importe quel élément, comme pour les workflows. Petite nouveauté, il est aussi possible d’indiquer un statut au niveau du profil pour informer les collaborateurs de ce que l’utilisateur est en train de faire (voir ci-dessous).

Depuis Alfresco 3.3, la fonctionnalité de Site Service permet la création de sites Share publics, privés ou modérés. Ces niveaux de visibilité sont maintenus dans Alfresco 3.4., avec une visibilité publique par défaut. Depuis Alfresco 3.4 il est également possible de changer les configurations pour que tous les nouveaux sites créés soient accessible à un groupe plus restreint par défaut.

Dernier point, l’outil de réplication automatique des données est dorénavant géré par une console d’administration.

Les fonctionnalités qu’Alfresco 3.4 apportent à Share en font un produit complet, dont l’utilisation se substitue à celle de l’interface d’origine d’Alfresco (explorer).

Modifications internes à Alfresco

L’outil de réplication automatique (Transfer Service) a subit des améliorations lui permettant d’effectuer une réplication localisée géographiquement. Il permet un accès rapide sur des sites distants. La réplication ne fonctionne que dans un sens par défaut, le dépôt secondaire étant accessible en lecture seule.

Par ailleurs :

  • L’API prévoit dorénavant un service de notation (RatingService). Celui-ci permet de mettre en place une notation par étoile ou autre critère. Il sera intégré à Share dans les versions futures, probablement à commencer par les blogs.
  • Alfresco Web Quick Start est un ensemble de modèles permettant de créer dynamiquement des sites Web riches en contenu.
  • Alfresco 3.4 présente des performances de lecture améliorées sur le test de permission de lecture. Enfin, les anciennes tables d’Audit ne sont plus utilisées par Alfresco (alf_audit_config, alf_audit_date, alf_audit_fact, alf_audit_source)