Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

La gestion électronique des documents (GED) et processus qualité est un enjeu majeur en termes de stratégie et de développement pour les entreprises. Mais face à une gestion documentaire croissante, il est primordial de centraliser toutes les données et de préserver l’ensemble des documents.

La gestion électronique des documents

Pour administrer au mieux les flux documentaire, de nombreuses organisations recourent à des logiciels de gestion électronique de documents (GED)L’objectif : gagner en agilité en développant une gestion efficiente du savoir-faire et des connaissances internes de l’entreprise. En effet, si les logiciels utilisés par les différents services apportent des réponses concrètes à un besoin métier, la complémentarité d’une solution de gestion documentaire permet de fluidifier le partage de l’information et de faciliter l’application des procédures qualité dans le respect des normes en vigueur.

Gestion qualité : un référentiel documentaire à centraliser et ordonnancer

La gestion de la qualité constitue un référentiel documentaire essentiel pour les entreprises en quête d’amélioration et de performance. Les entreprises manufacturières ayant des exigences de qualité très élevées sont confrontées à de nombreux obstacles pour atteindre leurs objectifs de qualité. Certaines sociétés déroulent leurs activités dans un cadre strictement réglementé (notamment celles produisant des appareils médicaux, par exemple) et doivent régulièrement se soumettre à des audits, tandis que d’autres doivent respecter des normes de qualités telles que les BPF et ISO9001. La norme ISO 9001, qui décrit les exigences d’un système de management de la qualité, n’indique pas exhaustivement l’ensemble des documents à produire.

Cependant, les entreprises engagées dans une démarche de gestion de la qualité disposent généralement d’une documentation constituée d’un manuel qualité, de procédures organisationnelles et de processus fonctionnels. À cela s’ajoute également plusieurs modes opératoires (fiches d’instructions et de consignes, fiches de postes, etc) ou documents dit « d’enregistrement », certifiant les preuves de résultats et assurant la traçabilité des opérations réalisées grâce aux métadonnées.

Une gestion documentaire stratégique regroupent des données techniques à structurercentraliser et organiser rigoureusement. L’objectif étant de pouvoir l’exploiter pleinement et d’en retirer les bénéfices attendus : amélioration continue, gain de productivité, maîtrise et contrôle des procédures qualités, etc…

La GED, une réponse rationnelle à la gestion documentaire qualité

En effet, la fonction première d’un logiciel de GED est de stocker les données dématérialisées d’une organisation en un espace unique. La GED facilite ainsi l’accès et le partage d’un référentiel commun de documents qualité à tous les utilisateurs et assure leur pérennité. Il assure également une uniformisation des documents et favorise le travail collaboratif, fonctionnalités indispensables pour répondre à la mise en œuvre d’une démarche qualité en entreprise.

L’acquisition d’un logiciel de gestion documentaire permet de répondre à ces enjeux, en s’intégrant au système d’information existant de l’entreprise. Par ailleurs, il s’adapte parfaitement aux exigences et aux contraintes de la gestion qualité des entreprises.

Garantir sécurité et confidentialité

Pour autant, un tel référentiel peut contenir des informations clefs de l’entreprise qu’il n’est pas nécessaire de diffuser à l’ensemble des collaborateurs. Il est donc indispensable pour une solution de gestion documentaire d’assurer la sécurité et la confidentialité des données stockées. La GED répond très bien à cette problématique : elle offre la possibilité d’attribuer des droits d’accès différents, selon les profils utilisateurs (rédacteur, superviseur, signataire, etc…) et de définir des niveaux d’autorisation (consultation, modification, partage, etc…).

Maîtriser les procédures qualités, un enjeu primordial pour les entreprises

Le défi majeur pour les Responsables QSE (Qualité-Sécurité-Environnement) est de s’assurer que les étapes des procédures qualité de l’entreprise sont suivies par l’ensemble des acteurs de la chaîne de production. Alors que les réglementations changent constamment, comment vérifier que chaque collaborateur dispose des bonnes instructions ? Un logiciel de GED offre la certitude que l’information diffusée est conforme et que chaque intervenant dispose des procédures à jour.

Pour enchérir, la GED intègre également la possibilité de paramétrer des workflowsLes workflows constituent des processus d’automatisation des tâches permettant un enchaînement automatisé des différentes opérations et étapes de validation de tâches plus ou moins complexes. Ils reproduisent le déroulement d’un processus métier dans son intégralité. Les circuits de validation permettent ensuite de s’assurer que chaque étape est bien conforme aux critères de qualité requis.

Un responsable de projet peut suivre l’avancée d’un projet en temps réel et agir efficacement. Notamment grâce aux outils de pilotage ; alertes et notifications, tableaux de bord personnalisés et indicateurs de performance etc… Il est ainsi plus facile de contrôler les écarts entre les objectifs à atteindre et les résultats constatés.

Un atout pour l’acquisition des normes et certifications qualité

La GED facilite l’application des procédures qualité en interne mais pas que. Elle accompagnent aussi la préparation des entreprises au passage d’audit qualité pour obtenir les certifications ISO 9001 (Normes ISO 9000).

Toutefois les SMQ ne conviennent pas à toutes les sociétés de MedDev. Si votre entreprise répond aux critères suivants, il serait justifié d’envisager la mise en place d’un logiciel de gestion de documents ou d’un système de gestion de contenu pour vous aider à respecter les normes de qualité en toute efficacité :

  • Votre société doit effectuer le suivi précis des versions des documents en cours d’utilisation et de la date de leur utilisation. Ces documents peuvent être de nature variée, allant des procédures opérationnelles normalisées aux catalogues et autres supports marketing, en passant par les étiquettes de produits et les fiches techniques.
  • Votre société est tenue d’effectuer régulièrement des audits internes et d’en suivre les résultats, tout en contrôlant les mesures adoptées, sous la forme d’actions correctives et préventives, pour remédier aux problèmes, aux non-conformités et aux risques identifiés. Cette exigence s’applique particulièrement aux sociétés qui appartiennent à des secteurs fortement réglementés tels que l’industrie pharmaceutique, l’aérospatial ou l’alimentation.
  • Votre société doit régulièrement former son personnel aux nouvelles versions des documents qui voient le jour, et prouver que ses salariés ont bel et bien pris connaissance des nouveaux documents.
Vous avez des questions ? Un projet GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent.

Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco peut s’avérer délicat c’est pourquoi StarXpert met à contribution son savoir faire et ses outils.

Quels sont les problèmes fréquemment rencontrés et pourquoi migrer ?

Le volume de flux d’informations et de documents à gérer est vite exponentiel en entreprise et très souvent une GED trop ancienne se retrouve confrontée à des problèmes de performances majeures : Problèmes de stabilité dues à un volume trop important des documents, des temps de réponse trop longs et un manque cruel d’innovation de la part des éditeurs.

GED open source : une approche structurante pour votre gestion de contenu

Open source signifie que le code source est en libre accès. Par conséquent StarXpert met à votre disposition son expérience et ses outils pour vous assister dans la migration de votre ancienne solution de gestion documentaire vers Alfresco. Notre démarche consiste à migrer les composants techniques de l’application sans effectuer de refonte ni de réorganisation en profondeur du code tout en conservant les métadonnées de vos documents.

Migration de vos données depuis votre ancienne GED vers Alfresco

Injection de vos données grâce à notre outil d'injection de métadonnées ADMIT v2

StarXpert a développé un utilitaire permettant de migrer automatiquement et rapidement des millions de données depuis votre ancien outil de gestion documentaire.

Le processus automatisé permet de migrer un large volume de documents en peu de temps et de fournir un tableau de bord pour analyser les résultats.

Les avantages d'une solution Open Source pour votre entreprise

Pérénnité

Nos développeurs vous accompagnent tout au long de la migration et restent à votre écoute quelque soit le besoin.

Ouverture

 Alfresco s’intègre parfaitement aux outils Microsoft et nous vous proposons des modules à la carte selon vos besoins pour une meilleure gestion des coûts.

Sécurité

Alfresco fait suivre à la bonne personne, au bon moment, les informations dont elle a besoin, dans le respect des exigences réglementaires de conformité en matière d’archivage des documents (ISO 15489, FOIA, DoD 5015.02, EgovG et MoReq, notamment). Ainsi, vos données sont protégées sans être confinées. Et vous donnez de l’autonomie à vos équipes, sans compromettre la sécurité.

Votre GED est obsolète ? N'hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions au mieux vous conseiller

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?

En pleine transformation numérique, nombreuses sont les entreprises qui mettent en place des outils de gestion électroniques de documents leur permettant une meilleure conduite de leur administration générale. Ainsi c’est pas moins de 46% de raccourcissement du cycle de traitement des documents et jusqu’à 91% de réduction des coûts.

Vous hésitez à mettre en place une solution de GED ?

Découvrez-en ici les 3 principaux avantages.

1 - Réduction des coûts

La mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents telle que Alfresco permet une réduction des coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information : consommation d’encre et de papier, volume utile de l’archivage physique… Elle permet par ailleurs de réduire le temps de traitement des documents et ainsi d’augmenter la productivité de vos collaborateurs. Aujourd’hui 19,5% des pertes de productivité sont intrinsèquement liées aux problématiques de gestion de documents. La GED vous permet de concilier agilité et conformité.

2 - Gestion documentaire Agile

La Gestion Électronique des Documents permet d’offrir à vos clients et collaborateurs un accès aux documents les concernant. Ils peuvent ainsi consulter les informations qui leurs sont utiles à tout moment et partout. Mieux, ils peuvent remplir les formulaires en ligne, tout comme télécharger les pièces justificatives nécessaires, gérez les droits d’accès, de modification… Les flots d’informations circulent mieux entre votre entreprise et les clients, et les processus concernant le traitement des documents se voient raccourcis, vous offrant une meilleure transparence et une plus grande réactivité. Afin de gérer au mieux la documentation Qualité et de répondre à ses nombreuses normesStarXpert à développé un module Qualité sous Alfresco grâce au moteur de workflow Activiti.

3 - Sécurisation des informations

Grâce à la GED, mettez un terme aux risques de perte ou de détérioration des documents. Vous avez dorénavant l’assurance d’un document mis à jour par tous les collaborateurs de façon simultanée. Une fois le cycle de vie du document terminé, il est possible de l’archiver au sein d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) afin de pouvoir le protéger des modifications tout en y gardant un accès simple et rapide. Aucun document n’est perdu et est accessible à tout moment.

Vous avez une question ? Un projet de GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent gratuitement.

Alfresco Day 2012 : Ce qu’il fallait en retenir

« L’ECM est un gros mot ». C’est par ces mots que John Powell, CEO d’Alfresco, a commencé sa présentation à l’Alfresco Day, le 18 octobre dernier. Ou plus exactement, le mot ECM était synonyme de gros mot en 2005, lorsque la solution Alfresco a été créée, dans le but de remédier à cette situation. En 2005, Alfresco se présentait comme l’alternative open source à Sharepoint. Aujourd’hui, Sharepoint est déployé dans de nombreuses entreprises. Cela veut-il dire qu’il n’y a plus de place pour Alfresco ?

Alfresco en 2012 : vision de l’avenir

Alfresco est aujourd’hui installé dans 2700 entreprises à travers 76 pays, avec des déploiements de plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs, ou encore de centaines de millions de documents. Alfresco compte de très belles références, telles que Airbus, St Gobain, Plastic Omnium ou la Commission Européenne.

Or si l’intégration entre Sharepoint et Office est très poussée –c’est là son principal avantage– la solution montre ses limites dès que l’on s’écarte d’un cadre purement bureautique. C’est pourquoi Alfresco vient aujourd’hui en complément de Sharepoint dans les entreprises qui l’utilisent mais qui ont besoin d’une GED aux fonctionnalités plus élargies. Il est a noter au passage qu’Alfresco met en oeuvre le protocole Sharepoint et s’intègre lui aussi à Office.

La place d’Alfresco sur le marché de la GED est décrite par Gartner comme étant celle d’un visionnaire, c’est à dire démontrant « une forte compréhension du marché et anticipation des changements ». Depuis ses débuts, Alfresco a sans cesse proposé une technologie de rupture, en contraste avec les solutions établies du marché, dont l’innovation a tendance à stagner. En 2012 plus que jamais, Alfresco cherche à intégrer les technologies et les usages de l’avenir.

Le cloud est-il incontournable ?

Alfresco constate que, d’un côté, les utilisateurs ont de plus en plus besoin d’une solution accessible tout de suite, de partout –y compris depuis les mobiles– sans avoir à se poser la question de la compatibilité matérielle ou devoir impérativement rester derrière le firewall. Certains n’hésitent d’ailleurs pas à court-circuiter la politique de sécurité de l’entreprise en mettant des documents dans Dropbox, car ils ont besoin d’un moyen simple et accessible de partager des informations.

De l’autre côté, les DSI doivent réconcilier les besoins de collaboration 2.0 de leurs utilisateurs tout en prenant en compte les contraintes de l’entreprise en matière de sécurité, de contraintes juridiques, mais aussi d’existant. Peu sont ceux qui sont prêts à confier la propriété intellectuelle de l’entreprise au cloud. La solution, celle qui va être de plus en plus appliquée dans les cinq années à venir, est celle d’un cloud hybrid.

Alfresco One

La nouvelle évolution est baptisée « Alfresco One » car elle rassemble en une seule solution un accès sur site, depuis le cloud, ou les deux; qu’elle est donc accessible depuis les postes de travail classiques mais aussi les mobiles; et qu’elle s’intègre aux applications métiers du SI grâce à son API ouverte. Un parfait exemple en est l’intégration avec Salesforce :  les utilisateurs peuvent alors ajouter des documents aux opportunités qu’ils créent dans Salesforce, en informer automatiquement leurs collaborateurs, effectuer des recherches d’attributs Salesforce dans Alfresco, et synchroniser le contenu d’Alfresco Cloud avec celui de l’Alfresco de l’entreprise.

La gestion des droits permet de restreindre l’accès entre Alfresco Cloud et l’Alfresco de l’entreprise en fonction des besoins des utilisateurs et de la politique de sécurité des données. Cette gestion fine des accès permet aux utilisateurs sur le terrain d’obtenir certaines données depuis l’exterieur, tout en protégeant l’accès général de l’Alfresco de l’entreprise.

Alfresco propose un abonnement à Alfresco Cloud, lequel repose sur les plateformes d’Amazon, moyennant un abonnement calculé au nombre d’utilisateurs.