Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

La gestion électronique des documents (GED) et processus qualité est un enjeu majeur en termes de stratégie et de développement pour les entreprises. Mais face à une gestion documentaire croissante, il est primordial de centraliser toutes les données et de préserver l’ensemble des documents.

La gestion électronique des documents

Pour administrer au mieux les flux documentaire, de nombreuses organisations recourent à des logiciels de gestion électronique de documents (GED)L’objectif : gagner en agilité en développant une gestion efficiente du savoir-faire et des connaissances internes de l’entreprise. En effet, si les logiciels utilisés par les différents services apportent des réponses concrètes à un besoin métier, la complémentarité d’une solution de gestion documentaire permet de fluidifier le partage de l’information et de faciliter l’application des procédures qualité dans le respect des normes en vigueur.

Gestion qualité : un référentiel documentaire à centraliser et ordonnancer

La gestion de la qualité constitue un référentiel documentaire essentiel pour les entreprises en quête d’amélioration et de performance. Les entreprises manufacturières ayant des exigences de qualité très élevées sont confrontées à de nombreux obstacles pour atteindre leurs objectifs de qualité. Certaines sociétés déroulent leurs activités dans un cadre strictement réglementé (notamment celles produisant des appareils médicaux, par exemple) et doivent régulièrement se soumettre à des audits, tandis que d’autres doivent respecter des normes de qualités telles que les BPF et ISO9001. La norme ISO 9001, qui décrit les exigences d’un système de management de la qualité, n’indique pas exhaustivement l’ensemble des documents à produire.

Cependant, les entreprises engagées dans une démarche de gestion de la qualité disposent généralement d’une documentation constituée d’un manuel qualité, de procédures organisationnelles et de processus fonctionnels. À cela s’ajoute également plusieurs modes opératoires (fiches d’instructions et de consignes, fiches de postes, etc) ou documents dit « d’enregistrement », certifiant les preuves de résultats et assurant la traçabilité des opérations réalisées grâce aux métadonnées.

Une gestion documentaire stratégique regroupent des données techniques à structurercentraliser et organiser rigoureusement. L’objectif étant de pouvoir l’exploiter pleinement et d’en retirer les bénéfices attendus : amélioration continue, gain de productivité, maîtrise et contrôle des procédures qualités, etc…

La GED, une réponse rationnelle à la gestion documentaire qualité

En effet, la fonction première d’un logiciel de GED est de stocker les données dématérialisées d’une organisation en un espace unique. La GED facilite ainsi l’accès et le partage d’un référentiel commun de documents qualité à tous les utilisateurs et assure leur pérennité. Il assure également une uniformisation des documents et favorise le travail collaboratif, fonctionnalités indispensables pour répondre à la mise en œuvre d’une démarche qualité en entreprise.

L’acquisition d’un logiciel de gestion documentaire permet de répondre à ces enjeux, en s’intégrant au système d’information existant de l’entreprise. Par ailleurs, il s’adapte parfaitement aux exigences et aux contraintes de la gestion qualité des entreprises.

Garantir sécurité et confidentialité

Pour autant, un tel référentiel peut contenir des informations clefs de l’entreprise qu’il n’est pas nécessaire de diffuser à l’ensemble des collaborateurs. Il est donc indispensable pour une solution de gestion documentaire d’assurer la sécurité et la confidentialité des données stockées. La GED répond très bien à cette problématique : elle offre la possibilité d’attribuer des droits d’accès différents, selon les profils utilisateurs (rédacteur, superviseur, signataire, etc…) et de définir des niveaux d’autorisation (consultation, modification, partage, etc…).

Maîtriser les procédures qualités, un enjeu primordial pour les entreprises

Le défi majeur pour les Responsables QSE (Qualité-Sécurité-Environnement) est de s’assurer que les étapes des procédures qualité de l’entreprise sont suivies par l’ensemble des acteurs de la chaîne de production. Alors que les réglementations changent constamment, comment vérifier que chaque collaborateur dispose des bonnes instructions ? Un logiciel de GED offre la certitude que l’information diffusée est conforme et que chaque intervenant dispose des procédures à jour.

Pour enchérir, la GED intègre également la possibilité de paramétrer des workflowsLes workflows constituent des processus d’automatisation des tâches permettant un enchaînement automatisé des différentes opérations et étapes de validation de tâches plus ou moins complexes. Ils reproduisent le déroulement d’un processus métier dans son intégralité. Les circuits de validation permettent ensuite de s’assurer que chaque étape est bien conforme aux critères de qualité requis.

Un responsable de projet peut suivre l’avancée d’un projet en temps réel et agir efficacement. Notamment grâce aux outils de pilotage ; alertes et notifications, tableaux de bord personnalisés et indicateurs de performance etc… Il est ainsi plus facile de contrôler les écarts entre les objectifs à atteindre et les résultats constatés.

Un atout pour l’acquisition des normes et certifications qualité

La GED facilite l’application des procédures qualité en interne mais pas que. Elle accompagnent aussi la préparation des entreprises au passage d’audit qualité pour obtenir les certifications ISO 9001 (Normes ISO 9000).

Toutefois les SMQ ne conviennent pas à toutes les sociétés de MedDev. Si votre entreprise répond aux critères suivants, il serait justifié d’envisager la mise en place d’un logiciel de gestion de documents ou d’un système de gestion de contenu pour vous aider à respecter les normes de qualité en toute efficacité :

  • Votre société doit effectuer le suivi précis des versions des documents en cours d’utilisation et de la date de leur utilisation. Ces documents peuvent être de nature variée, allant des procédures opérationnelles normalisées aux catalogues et autres supports marketing, en passant par les étiquettes de produits et les fiches techniques.
  • Votre société est tenue d’effectuer régulièrement des audits internes et d’en suivre les résultats, tout en contrôlant les mesures adoptées, sous la forme d’actions correctives et préventives, pour remédier aux problèmes, aux non-conformités et aux risques identifiés. Cette exigence s’applique particulièrement aux sociétés qui appartiennent à des secteurs fortement réglementés tels que l’industrie pharmaceutique, l’aérospatial ou l’alimentation.
  • Votre société doit régulièrement former son personnel aux nouvelles versions des documents qui voient le jour, et prouver que ses salariés ont bel et bien pris connaissance des nouveaux documents.
Vous avez des questions ? Un projet GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent.

Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco peut s’avérer délicat c’est pourquoi StarXpert met à contribution son savoir faire et ses outils.

Quels sont les problèmes fréquemment rencontrés et pourquoi migrer ?

Le volume de flux d’informations et de documents à gérer est vite exponentiel en entreprise et très souvent une GED trop ancienne se retrouve confrontée à des problèmes de performances majeures : Problèmes de stabilité dues à un volume trop important des documents, des temps de réponse trop longs et un manque cruel d’innovation de la part des éditeurs.

GED open source : une approche structurante pour votre gestion de contenu

Open source signifie que le code source est en libre accès. Par conséquent StarXpert met à votre disposition son expérience et ses outils pour vous assister dans la migration de votre ancienne solution de gestion documentaire vers Alfresco. Notre démarche consiste à migrer les composants techniques de l’application sans effectuer de refonte ni de réorganisation en profondeur du code tout en conservant les métadonnées de vos documents.

Migration de vos données depuis votre ancienne GED vers Alfresco

Injection de vos données grâce à notre outil d'injection de métadonnées ADMIT v2

StarXpert a développé un utilitaire permettant de migrer automatiquement et rapidement des millions de données depuis votre ancien outil de gestion documentaire.

Le processus automatisé permet de migrer un large volume de documents en peu de temps et de fournir un tableau de bord pour analyser les résultats.

Les avantages d'une solution Open Source pour votre entreprise

Pérénnité

Nos développeurs vous accompagnent tout au long de la migration et restent à votre écoute quelque soit le besoin.

Ouverture

 Alfresco s’intègre parfaitement aux outils Microsoft et nous vous proposons des modules à la carte selon vos besoins pour une meilleure gestion des coûts.

Sécurité

Alfresco fait suivre à la bonne personne, au bon moment, les informations dont elle a besoin, dans le respect des exigences réglementaires de conformité en matière d’archivage des documents (ISO 15489, FOIA, DoD 5015.02, EgovG et MoReq, notamment). Ainsi, vos données sont protégées sans être confinées. Et vous donnez de l’autonomie à vos équipes, sans compromettre la sécurité.

Votre GED est obsolète ? N'hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions au mieux vous conseiller

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?

En pleine transformation numérique, nombreuses sont les entreprises qui mettent en place des outils de gestion électroniques de documents leur permettant une meilleure conduite de leur administration générale. Ainsi c’est pas moins de 46% de raccourcissement du cycle de traitement des documents et jusqu’à 91% de réduction des coûts.

Vous hésitez à mettre en place une solution de GED ?

Découvrez-en ici les 3 principaux avantages.

1 - Réduction des coûts

La mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents telle que Alfresco permet une réduction des coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information : consommation d’encre et de papier, volume utile de l’archivage physique… Elle permet par ailleurs de réduire le temps de traitement des documents et ainsi d’augmenter la productivité de vos collaborateurs. Aujourd’hui 19,5% des pertes de productivité sont intrinsèquement liées aux problématiques de gestion de documents. La GED vous permet de concilier agilité et conformité.

2 - Gestion documentaire Agile

La Gestion Électronique des Documents permet d’offrir à vos clients et collaborateurs un accès aux documents les concernant. Ils peuvent ainsi consulter les informations qui leurs sont utiles à tout moment et partout. Mieux, ils peuvent remplir les formulaires en ligne, tout comme télécharger les pièces justificatives nécessaires, gérez les droits d’accès, de modification… Les flots d’informations circulent mieux entre votre entreprise et les clients, et les processus concernant le traitement des documents se voient raccourcis, vous offrant une meilleure transparence et une plus grande réactivité. Afin de gérer au mieux la documentation Qualité et de répondre à ses nombreuses normesStarXpert à développé un module Qualité sous Alfresco grâce au moteur de workflow Activiti.

3 - Sécurisation des informations

Grâce à la GED, mettez un terme aux risques de perte ou de détérioration des documents. Vous avez dorénavant l’assurance d’un document mis à jour par tous les collaborateurs de façon simultanée. Une fois le cycle de vie du document terminé, il est possible de l’archiver au sein d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) afin de pouvoir le protéger des modifications tout en y gardant un accès simple et rapide. Aucun document n’est perdu et est accessible à tout moment.

Vous avez une question ? Un projet de GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent gratuitement.

Module Qualité pour Alfresco

Gestion de la documentation Qualité dans Alfresco

Présentation du module Qualité

Le module Qualité V2.1 pour Alfresco édité par StarXpert permet de dématérialiser l’ensemble de la documentation Qualité de l’organisation. Il permet de créer et de maintenir un corpus documentaire à jour grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • la production de la documentation Qualité
    - aide à la rédaction (modèles, cartouche automatique, ...)
    - gestion du cycle de vie (création, révision, archivage)
    - circuit de validation des documents Qualité
  • la diffusion des documents et leurs consultations
  • les processus de révision, de versionning et d'archivage
  • le suivi et le pilotage de l’activité

La gestion des groupes

L’application est développée sous Alfresco Share. Elle est constituée de deux sites Share:

  • Un Site de Gestion Qualité, dédié aux responsables Qualité. Ce site comprend les processus de création/ modification/ révision/ diffusion des documents et les fonctions de pilotage et de statistiques
  • Un ou plusieurs Site de Consultation Qualité. Cette fonction comprend les mécanismes d’alertes des utilisateurs et la consultation des documents applicables

Le cycle de vie des documents

Les documents sont créés dans le Site de Gestion Qualité à partir de modèles, fusionnés avec les méta-données Alfresco et élaborés grâce aux fonctions collaboratives d’Alfresco. A l’issue de l’élaboration ou de la révision du document, deux circuits entièrement paramétrables par l’initiateur sont proposés :

  • un circuit de validation, qui comprend au minimum deux étapes (rédaction et validation)
  • un circuit d'approbation qui comprend au minimum trois étapes (rédaction, validation et approbation)

A l’issue de ces processus, lcircuit de diffusion convertit le document au format PDF et le place dans le plan de classement du site de consultation Qualité. La diffusion assigne une tâche de lecture aux utilisateurs, qui peut s’accompagner d’une alerte Mail. Le processus gère l’obligation de lecture.

La consultation des documents

La consultation des documents se fait sur le Site de Consultation Qualité, qui permet aux utilisateurs de retrouver leurs documents:

  • par navigation arborescente
  • par recherche sur mot-clé
  • par recherche multicritère, intégrant des métadonnées permettant de qualifier le domaine d'appartenance du document

La lecture des documents est proposée directement sur l’interface Web, au moyen de la visionneuse de documents ne nécessitant aucun composant additionnel sur le poste utilisateur (visualisation « full HTML ») L’utilisateur dispose également de la possibilité de télécharger les documents sur son poste.

Le pilotage

Le « Tableau de pilotage » fournit une vue globale des circuits Qualité en cours et des documents Qualité gérés dans le site de Consultation Qualité. Une vue synthétique des documents selon leur statut dans le cycle de vie permet d’anticiper les révisions à planifier.

 

Démonstration du module Qualité

Démonstration enregistrée de 25 min du module Qualité :

Mise à jour du module Alfresco de pré-archivage et d’export SEDA

Ce module permet de préparer l’arrivée et la mise en oeuvre d’un SAE. Les principes de ce module sont les suivants :

  • l’archivage intermédiaire est effectué dans Alfresco
  • l’archivage définitif est effectué dans un SAE capable d’intégrer les archives au format SEDA générées par notre module
  • la gestion est effectuée via des types de documents disposant des métadonnées nécessaires (DUA, sort final ..)
  • une intégration par Webservices est disponible pour le SAE As@lae de l’Adullact.

Les documents soumis à archivage donnent lieu à des paquets d’archive stockés dans Alfresco, et qui pourront être intégrés dans le SAE au moyen des capacités d’export SEDA du module.

Description générale du module

  • mise à disposition du jeu de métadonnées d’archivage
  • paramétrage des métadonnées d’archivage dans le modèle de données Alfresco
  • génération d’archive XML au format SEDA
  • stockage des fichiers XML générés dans l’entrepôt Alfresco
  • transfert par WebServices pour le SAE As@lae
  • déclenchement de l’export des archives manuel ou automatique

Les informations à fournir aux archives SEDA doivent être présentes dans les méta-données. Les méta-données sont également utilisées pour indiquer les informations nécessaires au traitement du document en GED : date de déclenchement du transfert, sort du document après transfert, durée de conservation en GED …
Un export manuel peut concerner un document unique ou tout le contenu d’un dossier (documents et sous-arborescence).
Le choix de stocker les archives dans Alfresco ou de les envoyer vers As@lae est indiqué par un fichier de configuration. Il est possible de modifier le choix après que l’application ait déjà fonctionné.

Évolutions en cours
Le module est en cours d’évolution pour faciliter son usage et étendre ses fonctionnalités. Les évolutions principales sont :

  • la gestion des documents soumis à archivage se fera dans un site Share dédié
  • les documents soumis à archivage seront protégés : les fonctions de suppression et
    modification seront réservées aux membres du site de pré-archivage
  • la fonction de génération des bordereaux d’élimination va être ajoutée
  • la fréquence de génération des bordereaux sera paramétrable
  • les bordereaux ainsi que les fichiers d’export SEDA seront stockés dans le site de préarchivage

Vous êtes intéressé par cette solution et vous souhaitez une description détaillée de ce module

Nouveaux tarifs Alfresco pour les Collectivités

Alfresco est devenu en quelques années la référence en matière d’ECM et de GED dans les collectivités, grâce en particulier à son ouverture aux standards et sa capacité à monter en charge. StarXpert, partenaire Platinum accompagne nombre de collectivités dans la mise en oeuvre de leur GED Transverse, et propose de nombreux modules complémentaires (connecteur iparapheur ou Asalae, gestion des marchés publics, dématérialisation des factures, gestion de la Qualité, …)

Alfresco a annoncé début juillet 2015 de nouvelles conditions commerciales pour tout nouveau projet. Ces conditions s’adressent à :

  • toutes Villes, Communautés de communes, Inter-communalités
  • tous les Conseils Départementaux
  • tous les Conseils Régionaux

Elles permettent de mettre en place Alfresco pour l’ensemble des agents de la collectivité et pour l’ensemble des besoins. Enfin ces conditions sont disponibles à travers l’UGAP.

Pour recevoir une information personnalisée, je vous invite à prendre contact sur info (at) starxpert.fr

Annotation des documents Alfresco

Alfresco propose en natif de nombreuses fonctionnalités de gestion des documents; il existe également des modules OpenSource qui permettent d’améliorer encore l’expérience utilisateur.

StarXpert a développé un module (dit « Annotator ») qui permet d’ajouter des annotations sur les documents :

annotator

 

 

Cette fonctionnalité fait partie d’un module de prévisualisation qui remplace celui fourni par Alfresco. Notre module d’affichage est « full HTML5 », basé sur la librairie Media-Viewers. Il est actuellement disponible pour Alfresco 4.2. Il est disponible en téléchargement libre sur https://addons.alfresco.com/addons/alfesco-annotator .

Les annotations se créent simplement, il suffit de sélectionner une zone dans le document, puis de saisir l’annotation.

L’outil permet de visualiser les annotations simplement en positionnant la souris sur le texte annoté. La liste des annotations est proposée dans un volet ajouté sur la page de détail du document ; cette liste permet d’accéder directement au texte annoté, par simple clic sur l’annotation.

Les annotations ne modifient pas le document lui-même, elle sont stockées à part dans Alfresco.

 

 

Nouvelles fonctionnalités Ephesoft Entreprise version 3.1

Ephesoft, notre partenaire de CID (Capture Intelligente des Documents) annonce la sortie de sa nouvelle version Ephesoft Entreprise 3.1.
L’objectif principal de cette solution de capture est la réduction des coûts, l’amélioration de l’exactitude des informations extraites et l’optimisation des processus métiers.
StarXpert, partenaire Gold Ephesoft pour la France, dresse ici un aperçu global des nouvelles fonctionnalités proposées par Ephesoft Enterprise 3.1

 

Fonctionnalités générales

  • Optimisation des performances de Reporting : L’administrateur peut améliorer les performances et augmenter le RSI. La supervision des performances Ephesoft sur le temps, permet la réduction de la saisie manuelle de l’opérateur, mais aussi de retrouver les goulots d’étranglement qui limitent les performances globales et qui peuvent avoir un effet sur le temps de traitement et de réponse d’un système
  • Intégration des langues Françaises et Espagnoles
  • La version de l’OCR Recostar est passée de la version 6.0 à la version 7.0
  • Intégration des configurations pour l’authentification depuis un Ldap 2.4 en plus de Ldap 2.2 présent dans la version précédente

Amélioration de l’interface utilisateur

Possibilité pour l’utilisateur de choisir son thème sur l’interface utilisateur.

La nouvelle version d’Ephesoft offre à l’administrateur une plus grande flexibilité lors de la configuration du workflow, et un accès plus rapide aux fichiers de configuration. L’administrateur a la possibilité d’effectuer des configurations locales directement depuis le navigateur, et les modifications sont prises en compte sans avoir à effectuer un redémarrage du serveur. On note également l’amélioration de la configuration de Extraction des Métadonnées simplifiée pour l’utilisateur, notamment lors de l’utilisation d’expressions régulières.

Tableau de bord Administrateur

On voit apparaître un nouvel onglet « Config System » qui regroupe trois sous-catégories : Gestion du workflow, Demande et Détails sur la licence.

L’utilitaire « générer Regex » permet de construire/importer/exporter/tester des expressions régulières.

Création d’un nouveau type de document

On voit apparaître le bouton « classification de test » qui permet de tester la classification des documents avant d’avoir à déployer le workflow dans sa globalité.

Configuration d’un type de document

Lors de la configuration d’un nouveau type de document, il est à présent possible de configurer l’extraction Recostar des métadonnées depuis 4 pages du document et non plus uniquement dans la première page.

Résolution des problèmes de configuration

Il est possible de diagnostiquer les causes des problèmes depuis le navigateur et sans avoir à se connecter sur le serveur.

Sécurisation des accès

  • Possibilité de configurer l’application pour utiliser le protocole « https »
  • Intégration du « OAuth Security » dans le plug-in d’export CMIS
  • Tous les mots de passe dans l’application Ephesoft sont chiffrés lors de la sauvegarde dans la base de données et masqués sur l’interface administrateur
  • Le Déverrouillage et la suppression des lots est possible uniquement pour les super admin

Web-services, scripts et Plug-in

  • Possibilité de copier un type de document existant pour la création d’un nouveau type de document pour une classe de lot
  • Possibilité de classement lors de l’import d’un nouveau type de document non configuré par l’application

Le couple Ephesoft-Alfresco offre une solution complète, allant de la dématérialisation à la gestion des documents

A l’heure où les pressions sur les entreprises s’intensifient autour de la gestion des documents et courriers entrants (traçabilité, réactivité…), la dématérialisation devient une priorité pour beaucoup.

Alfresco, couplé à la solution de numérisation de son partenaire Ephesoft, propose une approche entièrement open source, allant de la dématérialisation à la gestion des contenus de l’entreprise, et cela à moindre coût.

Au delà de la numérisation, le couple Ephesoft-Alfresco permet d’associer des métadonnées aux documents scannés, puis de les classer, de façon à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés lors des recherches.

Pourquoi numériser ?

  • Protéger contre la perte, le vol ou la destruction.
  • Permettre un accès de partout et à tout moment.
  • Supprimer le papier et permettre un gain de place.

Présentation d’Ephesoft

La solution de numérisation Ephesoft propose un accès web – Ephesoft est compatible avec Explorer, Firefox, Chrome et Safari – ce qui évite d’avoir à installer un client lourd sur chaque poste. Ephesoft est la seule solution de numérisation open source respectant les standards ouverts.

Cette solution permet de scanner ou d’importer des documents provenant de fax, scanners et emails, puis de les classer et d’en extraire des métadonnées. Ephesoft utilise le module d’océration Recostar, reconnu pour sa fiabilité.

Ephesoft est partenaire d’Alfresco. La solution est compatible avec Afresco 3.x et 4.x. Ephesoft utilise le protocole CMIS pour exporter les documents vers Alfresco. Ephesoft est disponible en version Communautaire, Entreprise ou Cloud.

Avantages de la solution Ephesoft

  • Entièrement open source.
  • 100 % web.
  • Paramétrable selon les besoins des utilisateurs : Facile à utiliser et à configurer.
  • Transparence : le workfow du processus est entièrement visible par l’opérateur durant son déroulement
    • New => Locked => Running => Ready to Review & Validation => Export.
  • Gère trois points d’entrée : fax, emails et scanners.
  • Le traitement est automatisé : Minimise le risque d’erreurs.
  • Apprentissage en ligne des fax, scan et email.
  • Extraction des métadonnées par code-bar, expressions régulières et phrases.
  • Support OCR : I.R.I.S, ABBYY FineReader ou RecoStar.
  • Les formats suivants sont supportés : TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF, JPEG.
  • Intégration LDAP et Active Directory.
  • Compatible avec MySQL, MS SQL Server and Oracle.

Présentation Fonctionnelle

schema d'architecture V0.1
Ephesoft fonctionne à l’aide de « Batch Class », représentées sur le schéma ci-dessus par «  BC1, BC2, BC3 ». Chaque BC classe est configurable depuis le navigateur à partir du Module d’administration et permet de définir :

– Le Workflow du Processus :

  • Import
  • Traitement
  • Assemblage
  • Validation de la Classification
  • Validation des métadonnées
  • Export

– Les types de documents reconnaissables par ce « BC » et les metadonnées correspondantes.

En savoir plus

– Pour avoir un comparatif des versions « entreprise » et « communautaire », aller sur le site http://www.ephesoft.com/products/on-premise
– Starxpert met à votre disposition son expérience de la dématérialisation : choix de la solution, installation et intégration à la GED Alfresco. Contactez StarXpert pour votre nouvelle solution de dématérialisation.

Le module « Publication Simple » maintenant disponible pour Alfresco 4

Le module « Publication Simple » permet de rendre un document (ou plusieurs) momentanément invisible par les autres utilisateurs, tandis que le document est en cours de modification. Une fois les modifications terminées, le document peut être de nouveau rendu visible. Ce module, développé par StarXpert, est maintenant compatible avec les versions 4.x d’Alfresco.

En effet, certaines GED effectuent la dépose et la publication d’un document en même temps, que d’autres procèdent en deux temps. Le module « Publication Simple » permet de choisir le comportement d’Alfresco lors de la dépose d’un document : publication immédiate (document immédiatement accessible aux utilisateurs autorisés) ou publication différée, sous le contrôle de l’utilisateur ayant déposé le document.

Fonctionnement du module « Publication Simple »

Le module « Publication Simple » s’interface avec Alfresco Share.

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Le module met à disposition de l’utilisateur un nouvel aspect « Visible/Invisible ». Appliquer cet aspect rend le document invisible. Une nouvelle action — « Rendre Visible »– apparait alors sur la liste des actions.

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Tous les documents sont visibles par défaut. Un document rendu invisible le restera jusqu’à ce que l’utilisateur décide d’appliquer l’action « Rendre Visible ».

Il est possible d’appliquer l’aspect « Visible/Invisible » sur plusieurs documents à la fois.

NB : l’action du module « Publication Simple », nommée « Publier » dans la version 3, devient « Rendre visible » à partir de la v4. En effet, il existe déjà une action nommée « Publier » dans Alfresco 4.  StarXpert a préféré changer le nom de l’action pour éviter toute confusion et pour la rendre plus explicite pour l’utilisateur

  • Pour plus de détails sur le fonctionnement de l’action « Rendre Visible » une documentation « Spécification Fonctionnelle 2.0» est disponible. Contactez- nous pour plus de renseignements, ou pour obtenir le module.
  • Vous avez besoin d’un développement Alfresco spécifique ? Contactez StarXpert.