Nouvelle application AlfrescoSync : comment faire du Dropbox avec Alfresco ?

Les solutions de synchronisation et de sauvegarde telles que Dropbox ou Google Drive rencontrent un succès certain auprès des utilisateurs car elles sont très pratiques. C’est pourquoi Alfresco a à son tour développé AlfrescoSync, afin de permettre aux utilisateurs de synchroniser un site ou un dossier Alfresco avec leur ordinateur.

Une version beta d’Alfresco Sync aux fonctionnalités bien utiles

Alfresco Desktop Sync (version beta uniquement pour l’instant) permet d’installer un client lourd (Windows ou Mac) sur le disque dur de l’ordinateur, et de synchroniser un site, un répertoire ou un dossier avec Alfresco.

Il suffit ensuite d’effectuer les modifications en local pour qu’Alfresco se mette à jour automatiquement. L’utilisateur sélectionne les dossiers Alfresco qui l’intéressent et les copie dans son dossier Alfresco Sync local. Il n’a pas à s’encombrer de documents qui ne le concernent pas. Toutes les modifications effectuées en local sont automatiquement sauvegardées sur Alfresco.

AlfrescoSync est compatible avec les versions suivantes d’Alfresco :

  • Enterprise 4.0 et supérieure.
  • Community 4.0.c et supérieure.
  • Cloud (Compte premium uniquement ).

Installation et Configuration (Windows)

L’installeur Windows est facile à utiliser, il suffit de suivre les instructions pour installer Alfresco Sync sur le poste de travail.

L’utilisateur n’a qu’à saisir son identifiant et son mot de passe s’il s’agit d’Alfresco Cloud (compte premium uniquement), ou bien son identifiant, mot de passe et adresse du serveur Alfresco dans le cas d’un serveur privé (URL du serveur au format : http(s)://adresse:port/alfresco)

« Account Type » permet de choisir entre un Alfresco de type privé (« private ») ou cloud.

Configuration des dossiers à synchroniser

Une fois authentifié, l’utilisateur peut choisir de synchroniser un site, ou encore un ou plusieurs répertoires d’un site. Les sites synchronisables sont les sites déjà identifiés en tant que favoris de l’utilisateur. Le dossier local qui sera synchronisé avec Alfresco est renseigné à l’aide du champs « Local Folder ».

Il est possible de synchroniser plusieurs comptes Afresco privé ou Alfresco cloud avec plusieurs dossiers locaux, à condition de créer un dossier local par compte.

Une fois AlfrescoSync installé, une icône apparaît dans la barre de tâches. Celle-ci permet d’accéder à des menus contextuels. Si la synchronisation ne s’effectue pas automatiquement, il suffit de cliquer sur le bouton « Sync Now ! » pour lancer la synchronisation manuellement. Le bouton « Préférences » permet de modifier, supprimer ou ajouter des répertoires à synchroniser.

En conclusion

Nous avons réalisé quelques tests d’ AlfrescoSync 0.8.0.6 avec Alfresco 4.0.2 Entreprise et avons observé les comportements suivants :

  • AlfrescoSync utilise Webdav pour se connecter à Alfresco.
  • Par défaut, un document modifié en local mis à jour dans Alfresco provoque l’écrasement de la version précédente du document. Ce comportement peut être évité en ajoutant l’aspect versionable sur tous les documents.
  • AlfrescoSync ne gère pas les locks, un fichier ouvert par un utilisateur X ne verrouille pas le document. Un utilisateur Y peut modifier le document simultanément.
  • La modification en local par l’utilisateur Y d’un document « document.txt » verrouillé par un utilisateur X (working copie) ne génère aucun message d’erreur au niveau de l’interface utilisateur, néanmoins un message d’erreur est affiché dans logs de AlfrecsoSync (*)
  • Si l’utilisateur X déverrouille le fichier, la synchronisation écrase le document « document.txt » local de l’utilisateur Y par le contenu d’Alfresco.

En conclusion, l’application AlfrescoSync apporte des fonctionnalités bien pratiques du moment qu’un seul utilisateur à accès à un dossier. Dès lors que plusieurs utilisateurs partagent un même dossier, les choses se compliquent et la synchronisation par le biais de d’AlfrescoSync devient source d’incohérences.

AlfrescoSync n’est encore qu’en beta, aussi on peut espérer qu’une version future permettra de gérer la synchronisation de dossiers partagés entre plusieurs utilisateurs; ainsi que la synchronisation avec les tablettes et smartphones.

En savoir plus

Alfresco vous intéresse ? Téléchargez nos 10 cas d’usage pour mieux comprendre la solution.

(*) Fichiers de log de AlfrescoSync :
Windows XP: C:\Documents and Settings\<nomUtilisateur>\Application Data\AlfrescoSync
Windows 7: C:\Users\<nomUtilisateur>\AppData\Roaming\AlfrescoSync
Mac OS X: /Users/<nomUtilisateur>/Library/Application Support/AlfrescoSync

Comment enrichir votre GED Alfresco pour satisfaire vos utilisateurs ?

Alfresco a l’avantage de bien savoir s’adapter aux besoins des utilisateurs, qu’il s’agisse de personnaliser la solution, de l’intégrer aux applications métiers, ou de développer des fonctionnalités spécifiques.

Or, le développement de fonctionnalités spécifiques n’a pas besoin d’être onéreux pour améliorer la productivité des utilisateurs. Par exemple, il suffit d’à peine deux jours de développement pour créer un menu intégrant de nouvelles fonctionnalités bureautiques dans Alfresco, dans le cas de l’exemple suivant.

Exemple de développement

Le protocole Sharepoint est mis à profit par Alfresco pour pouvoir consulter un document Office existant sans quitter l’application de GED. Par contre, il n’est pas possible de créer un document Office de toute pièce dans Alfresco. Or un simple développement en webscripts permet de rajouter un menu dans Alfresco pour effectuer cette opération en trois clics.

Un nouveau menu remplace l’ancien bouton « Ajout de contenu ». Le nouveau menu offre le choix entre trois types de documents MS Office : Word, Excel et PowerPoint.

A la sélection d’un type de document, une fenêtre s’ouvre et charge les modèles existants (en fonction du type de document Office sélectionné) et disponibles dans Alfresco, sous la forme d’une liste déroulante.

Il suffit de sélectionner un modèle et de donner un nom au nouveau document. Si l’utilisateur oublie d’ajouter l’extension du fichier, celle-ci est deduite automatiquement à partir du modèle sélectionné.

Un contrôle sur l’existence du nom de fichier est ajouté pour ne pas autoriser de nom blanc :

On peut ajouter un autre test pour n’autoriser que les chiffres et les lettres.

Si, le nom est valide le document est créé dans le dossier courant :

Pour ajouter de nouveaux modèles de documents à la liste, il suffit de les placer dans le dossier approprié (« modèles Word », « modèle Exel » ou « modèles Powerpoint »).

En savoir plus sur le fonctionnement de la Gestion Electronique de Documents

Téléchargez le livre blanc Bien comprendre les fonctionnalités d’une GED

 

Sécurité Alfresco : comment configurer le contrôle des accès ?

Votre Alfresco est pénétré par des personnes externes à l’entreprise qui ont accès à votre propriété intellectuelle. Un cauchemar dont vous vous réveillez en sueurs ? Le scénario du dernier film d’espionnage faisant triompher Bruce Willis ?

Pas nécessairement mais c’est un sujet fréquent d’interrogations. En effet, il existe une fonctionnalité permettant à un gestionnaire de site d’inviter un utilisateur jusque là inexistant dans Alfresco. Si cette possibilité est intéressante pour une plate-forme ouverte–dans le cas d’un projet regroupant des équipes hétérogènes–dans un environnement d’entreprise on préfère contrôler l’accès à l’application en gérant les comptes dans un annuaire LDAP. Une telle fonctionnalité constitue alors une faille de sécurité dans le système, d’où l’importance de bien configurer Alfresco en fonction de vos besoins.

Configuration par défaut

Dans l’onglet « Membres » d’un site Share, le bouton « Inviter des personnes » nous envoie vers un formulaire permettant de rechercher un utilisateur (ou un groupe) pour l’inviter sur le site. En dessous de cette interface, une boite permet de saisir le nom et prénom d’un utilisateur, ainsi que son adresse e-mail. En cliquant sur « Inviter » un compte sera créé dans Alfresco et un mail sera envoyé aux utilisateurs.

Modifier la configuration

Selon la documentation officielle1 : « Cette fonctionnalité est désactivée si l’installation de votre application ne permet pas la création de nouveaux utilisateurs2 ». Si cela ne vous paraît pas très explicite, précisons que l’authentification d’un utilisateur depuis la base interne d’Alfresco–c’est à dire ne provenant pas d’une base LDAP–doit être désactivée pour que cette fonctionnalité cesse d’être accessible. Techniquement cela correspond à désactiver le sous-système d’authentification « alfrescoNtlm » dans votre fichier de configuration alfresco-global.properties, puis à le remplacer par une authentification LDAP.

Par exemple :

authentication.chain=passthru1:passthru,ldap1:ldap,alfrescoNtlm1:alfrescoNtlm

devient :

authentication.chain=passthru1:passthru,ldap1:ldap

En savoir plus

1 http://docs.alfresco.com/4.0/index.jsp?topic=%2Fcom.alfresco.enterprise.doc%2Ftasks%2Fmembers-invite.html

2 This feature is disabled if your installation of the application does not support the creation of new users.

Vous avez besoin d’aide pour configurer correctement votre Alfresco ? N’hésitez-pas à nous contacter.

OPAL (OpenOffice Plug-in for ALfresco) pour Alfresco 3.4 maintenant disponible

OPAL, le plugin permettant d’ouvrir et de modifier des fichiers OpenOffice/LibreOffice placés sur un serveur Alfresco, bénéficie d’une nouvelle version, compatible avec Alfresco 3.4, OpenOffice 3.3 et LibreOffice.

OPAL 3.3.1 apporte également des corrections, notamment concernant la modification des méta-données des documents depuis la suite bureautique. Cette nouvelle version corrige aussi la modification des type-mime des fichiers qui posaient des problèmes pour la prévisualisation des fichiers dans Share.

La fonction d’enregistrement des fichiers a été simplifiée afin de proposer un fonctionnement intuitif pour l’utilisateur, en reprenant la logique des fonctions d’enregistrement et de fermeture de document du menu Fichier standard d’OpenOffice.org/LibreOffice.

Ainsi lorsque l’utilisateur utilise la fonction « Enregistrer » du menu OPAL, la copie de travail est mise à jour sur le serveur sans poser de question (pas de création de nouvelle version à cette étape). La copie de travail n’est réintégrée dans le document sur le serveur que lors de la fermeture du document. Une nouvelle version du document sera créée à la fermeture du document seulement.

En savoir plus :

Télécharger OPAL pour :

Alfresco : audit de performances d’Explorer vs Share

Alfresco Share, étant plus récent qu’Alfresco Explorer, bénéficie de nouvelles améliorations et c’est bien normal. Mais au delà des nouveautés fonctionnelles, qu’en est-il des performances ? C’est ce que StarXpert a cherché à savoir en effectuant un audit des deux interfaces.

StarXpert a donc mis face à face Alfresco Explorer, l’interface développée en JSF, et Alfresco Share, l’interface développée avec le nouveau framework Spring Surf. StarXpert a utilisé JMeter pour stresser l’application, et a étudié le comportement de la machine pendant les phases de tests grâce à des outils développés en interne.

Méthodologie

La version installée est Alfresco Enterprise 3.4. Un script JMeter a été développé pour stresser l’interface Explorer. Puis, un script équivalent a été développé pour l’interface Share. Ces scripts sont simples : Ils se contentent de parcourir une dizaine d’espaces contenant entre 4 et 866 fichiers pdf (pour un total de 2 319 fichiers). Le scénario est le suivant :

  1. L’utilisateur s’authentifie
  2. Il accède à l’espace racine d’Alfresco (My Alfresco ou Repository)
  3. Il accède à l’espace de test racine, contenant les 10 espaces de tests.
  4. Il rentre dans un espace de test et liste les fichiers.

Les étapes 3 et 4 sont répétées en boucle jusqu’à la fin du test. Le script changeant d’espace à chaque itération, au total 1000 itérations sont effectuées pour chaque test.

Le test a été lancé successivement avec 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40, 45 et 50 threads simultanés. Il faut préciser qu’un thread ne correspond pas à un utilisateur réel. On peut considérer qu’un thread impact le serveur de la même façon que 5 à 10 utilisateurs travaillant simultanément.

Le serveur utilisé pour ce test est un serveur virtualisé sur vmware avec 2 cpu et 4Go de RAM, application sur Tomcat et MySQL.

Résultat

Les deux graphiques ci-dessous présentent une synthèse des résultats pour les deux interfaces.

Les barres représentent le temps de réponse moyen d’une page en millisecondes. Le premier trait pointillé correspond à 1 seconde, le premier trait plein correspond à 2 secondes.

Les lignes représentent le débit moyen en pages par minutes. L’échelle utilisée ici est exponentielle, en moyenne le débit est compris entre 300 et 1100 pages par minutes.

On constate que l’interface Explorer s’effondre lorsque la charge est trop importante (>35 threads) alors que l’interface Share encaisse la charge de façon linéaire.

On peut voir aussi que le débit maximal de la machine (~1k pages/minutes) est atteint avec 15 threads, soit 75 à 150 utilisateurs. Au dessus de ce seuil, les performances vont naturellement se dégrader.

Cependant, le point le plus important de l’étude est de constater qu’après les tests de charge, le système se rétablit parfaitement si on utilise l’interface Share, ce qui n’est pas le cas pour l’interface Explorer. Un redémarrage de l’environnement Tomcat devient indispensable !

Ceci s’explique en regardant l’évolution de la mémoire JAVA. La région Old Generation de la pile mémoire se remplit progressivement au cours des tests, jusqu’à atteindre le seuil maximal. Ceci provoque un déclenchement disproportionné du Garbage Collector et impact très fortement les performances.

En utilisant l’interface Share, ce phénomène ne se rencontre pas.

Conclusion

Cette étude nous montre que l’interface Share gère mieux la mémoire Java que l’interface Explorer. Elle peut donc plus facilement subir un pic d’activité sans compromettre la stabilité de l’application. On peut conclure également que l’usage d’outils de stress et de supervision (tels que ceux développés par StarXpert) est necessaire pour mieux calibrer et optimiser les serveurs Alfresco.

 

Comment créer un site web en un temps record avec Alfresco Web Quick Start

La Gestion de Contenu Web (WCM) est devenue une partie incontournable de la Gestion de Contenu de d’entreprise. Alfresco proposait depuis longtemps une solution appelée Alfresco WCM. Or, celle-ci avait l’inconvénient majeur de nécessiter des compétences informatiques pour effectuer une mise en place initiale, pour par exemple paramétrer des formulaires XSD et des templates FreeMarker.

Alfresco WCM est maintenant remplacée par le module Web Quick Start. Le point clé de cette nouvelle solution est sa simplicité de mise en œuvre, qu’il s’agisse de son installation ou de son utilisation. De plus, Web Quick Start intègre des modèles de sites permettant de démarrer sur un existant et d’avoir immédiatement une visualisation du fonctionnement et des concepts de l’outil.

La solution Web Quick Start est basée sur Alfresco Share. Elle bénéficie donc de la facilité d’utilisation de cette interface développée selon les concepts du « Web 2.0 ».

Fonctionnalités principales

Web Quick Start apporte les fonctionnalités suivantes (liste non exhaustive) :

  • modification de la structure du site publié en modifiant l’organisation des dossiers Alfresco Share
  • gestion des menus d’accès aux rubriques
  • paramétrage de la page d’accueil par sélection d’éléments des différentes rubriques, par choix de carrousel d’images, extraits d’articles de blogs, extraits de contenus
  • gestion des liens entre rubriques et articles
  • définition de templates pour la page d’accueil de chaque rubrique ou sous-rubrique, pour les articles d’une rubrique, pour les contenus d’une rubrique
  • accès à des publications (téléchargement de documents PDF présents dans le référentiel Alfresco)
  • formulaire de contact
  • commentaire sur les articles
  • gestion du multilinguisme
  • recherche plein texte

Installation et utilisation

L’installation de Web Quick Start sur Alfresco se résume à l’installation de modules Alfresco. La procédure décrite sur le wiki d’Alfresco s’effectue en quelques minutes.

Une fois Web Quick Start installé, une visualisation rapide de ses capacités est proposée à l’aide des exemples fournis avec le produit.

La procédure à suivre pour cela est :

  • créer un site Alfresco Share,
  • utiliser la fonction Personnaliser le tableau de bord puis Ajouter des dashlets
  • choisir la dashlet Démarrage rapide WQS

Le tableau de bord du site proposera alors la dashlet Web Quick Start :

  • Web Quick Start est fourni avec deux modèles de site. Choisir un modèle puis faire Import.

Le site pubié correspondant est alors accessible depuis l’url http://monServeur:8080/wcmqs.

Aperçu du fonctionnement

La structuration du site publié, les pages et les contenus sont définis et gérés dans l’espace documentaire du site Alfresco Share.

Cet espace est organisé comme suit (exemple après avoir importé le modèle Government) :

La branche éditoriale sera utilisée pour effectuer et tester des modifications, la branche Live correspond elle à ce qui sera visualisé par les utilisateurs. La validation d’une modification s’effectue via un workflow pré-défini.

Les sous-répertoires du site correspondent aux rubriques du site; le contenu des sous-répertoires sont les pages affichées. Les sous-répertoires d’une rubrique correspondent aux sous-rubriques.

La modification des pages s’effectue par l’éditeur web intégré à Alfresco Share.

Pour aller plus loin

Le paramétrage s’effectue principalement via les méta-données des dossiers et des pages.

Les modèles de pages sont des pages Surf. Leur définition implique donc des fichiers XML et des templates Freemarker.

Alfresco Enterprise 4 : quelles améliorations attendre ?

La première version Alfresco Communautaire (4.0a) est déjà disponible alors qu’Alfresco Enterprise est prévu pour la fin de l’année. StarXpert lève le voile sur les nouveautés qui caractérisent la prochaine version majeure d’Alfresco.

L’équipe d’Alfresco a mis l’accent sur trois sujets :

  • améliorer l’ergonomie d’Alfresco
  • enrichir les fonctions de réseau social d’entreprise
  • faciliter le déploiement et l’administration

Au titre de ces 3 sujets, les améliorations relevées par StarXpert sont :

  • le glisser-déplacer pour déposer des fichiers, pour déplacer des fichiers
  • l’édition en ligne des propriétés des documents
  • des possibilités de tri accrues
  • la refonte du calendrier,
  • une intégration avec Twitter, YouTube, Facebook, des fonctions de suivi des personnes et des contenus, des notifications email sur abonnement,
  • une nouvelle console d’administration (gestion des tags, des workflows, configuration…),
  • le remplacement de l’indexation Lucene par le moteur de recherche Solr. Ceci apporte des améliorations notables sur les capacités de recherche, ainsi que sur les performances d’Alfresco.

On note aussi sans surprise l’arrivée du moteur de Workflow Activiti, qui était déjà annoncé pour cette version.

Autre grande nouveauté, Alfresco Team est un outil dédié permettant d’étendre le travail collaboratif sur les contenus au terminal mobile. Alfresco le considère comme un un point clé de l’avenir. L’ECM pourra ainsi tirer partie de la révolution concernant la diffusion d’outils nomades apportée notamment par Apple (iPhone, iPad).

Activiti et Bonita : tour d’horizon des solutions de BPM open source

Il existe deux principales solutions open source permettant de modeler et de mettre en place un processus BPM : Activiti, bénéficiant du soutien d’Alfresco, et Bonita. StarXpert a préparé un livre blanc gratuit permettant de mieux comprendre Activiti et de le comparer à Bonita. Cet article fournit un aperçu rapide.

Activiti

Activiti est un projet open source de gestion des processus métier (BPM), lancé en 2010 sous licence Apache, pour implémenter le nouveau standard BPMN 2.0 de l’OMG (Object Management Group) et pour permettre de supporter de manière optimale les nouveaux défis technologiques comme l’interopérabilité et le mode cloud.

Géré sous une marque indépendante, Activiti fonctionne indépendamment du système ECM open source Alfresco. Entièrement pensé comme un moteur BPM léger et aisément intégrable, Activiti est également conçu pour fonctionner au sein d’environnements cloud évolutifs. Il est publié sous licence Apache 2.0, permettant notamment d’encourager l’utilisation et l’adoption du BPMN 2.0, standard en cours de finalisation par l’OMG.

Activiti comprend différents composants :

  • Activiti Engine
  • Activiti Modeler les fichiers du déploiement.
  • Activiti Explorer
  • Activiti Cycle

Bonita

Bonita, développé par Bonita Open Solution (bonitaSoft), combine trois solutions en une: un studio de création de processus, un moteur de BPM et une interface utilisateur final. Bonita Open Solution offre une solution simple, intuitive et graphique. Le déploiement d’un processus est relativement facile via des menus depuis le studio BonitaSoft. BonitaSoft est conçu pour les utilisateurs/développeurs. Il dispose d’une interface appelée « connecteurs » et qui permet de rajouter l’aspect technique aux activités. A ce jour un nombre important de ces connecteurs est développé et mis à disposition par la communauté. Ceux-ci permettent de communiquer avec une base de données, un web service, une GED, etc.

Un utilisateur peut effectuer des taches de suivi ou d’administration. Cette interface ressemble au module activiti-explorer dans sa partie d’administration.

Activiti vs Bonita

Activiti, lancé seulement en 2010, s’améliore à une vitesse phénoménale. Cependant, Activiti reste un outil s’adressant uniquement aux développeurs. En effet, s’il permet une grande flexibilité, il souffre d’être peu intuitif et donc peu accessible aux usagers autres que développeurs.

De son côté, Bonita reste un outil complet pour faire du BPM, et surtout plus facile à utiliser par les non-développeurs.

En savoir plus

Téléchargez gratuitement le livre blanc  » Découverte d’Activiti et comparaison avec Bonita « 

Projet collaboratif Alfresco : fédérez vos équipes avec un Extranet commun !

La semaine dernière, nous avons évoqué le cas d’un workflow de validation intégrant un outil de signature éléctronique au sein d’Alfresco. Cette semaine nous allons aborder un autre cas de figure fréquement demandé par nos clients : la mise en oeuvre d’un extranet Alfresco permettant de rassembler tous les acteurs d’un projet.

En effet, nombre de projets nécessitent d’encourager la communication et le partage de documents au sein d’équipes dont la collaboration n’est pas facilitée par le manque de contacts ni par des besoins et modes de fonctionnement hétérogènes. Par exemple, le projet du grand théâtre des Cordeliers de la ville d’Albi concerne des intervenants aussi divers que maîtres d’ouvrage, assistants à la maitrise d’ouvrage, maître d’oeuvre et entreprises. Aussi la ville d’Albi avait besoin d’un outil de GED permettant de centraliser et de partager l’ensemble des documents dans le cadre du projet, mais aussi d’assurer la traçabilité des plans, des notes de synthèse, des compte-rendu de chantier etc …

L’outil de GED devait être accessible depuis le réseau local de la ville d’Albi ainsi que depuis internet via des accès sécurisés et un navigateur. Chaque utilisateur devait pouvoir accéder au système de GED par le biais d’un compte nominatif lui permettant d’accéder aux documents en fonction de ses droits. Pour cela, Alfresco a été connecté à un annuaire central, afin de récupérer les noms des utilisateurs et les groupes d’utilisateurs. Les utilisateurs sont authentifiés soit grâce à l’annuaire central Active Directory de la ville d’Albi, ou pour les utilisateurs externes via une authentification CAS connectée à l’annuaire LDAP.

Une traçabilité de l’ensemble des opérations réalisées avec chaque compte est assurée : création, suppression ou modifications (avec une gestion du versioning) des documents. Le volume de documents créés pour un tel projet requiert également la possibilité d’effectuer des recherches dans le titre des documents, les commentaires et le contenu (recherche plein texte pour les documents bureautiques : OpenOffice, Microsoft Office, PDF). Enfin, les documents supprimés sont conservés sur une sauvegarde pendant un mois.

Gestion des droits d’accès aux documents

Les droits d’accès aux répertoires sont définis en amont et sont gérés par l’administrateur du système GED. Les utilisateurs finaux ne peuvent pas de leur propre chef créer ou modifier ces droits d’accès. Lorsqu’un utilisateur crée un dossier ou un document, celui-ci hérite des droits du répertoire supérieur. Trois rôles définissent les possibilités d’accès aux répertoires et documents. Les rôles sont attribués aux utilisateurs ou groupes d’utilisateurs au niveau de chaque répertoire géré par l’administrateur du système :

  • Lecteur : permet uniquement d’accéder au répertoire et à son contenu pour consulter les documents
  • Collaborateur : permet d’accéder au répertoire et à son contenu mais également de modifier ou d’ajouter un document
  • Coordinateur : permet d’accéder à l’ensemble des répertoires et des documents. Ce rôle est réservé aux administrateurs fonctionnels du système

La notion de « propriétaire » d’un répertoire ou document est également importante. En dehors du coordinateur, seul le propriétaire d’un répertoire/document est autorisé à supprimer un document. Il ne peut donc pas y avoir de suppression intempestive sans que le propriétaire du document (en général le créateur) ne soit partie prenante. Cela montre une fois de plus l’importance d’avoir un compte nominatif par utilisateur.

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Alfresco : implémenter un workflow de validation

Alfresco est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise très puissant, et nombre de DSI reconnaissent le besoin d’une telle application au sein de leur entreprise privée ou publique. Cependant, ils ne savent pas toujours comment aborder le projet. StarXpert intervient souvent pour expliquer Alfresco et sa mise en oeuvre. C’est pourquoi nous allons examiner ici un cas de figure fréquent, à savoir  la création d’un workflow de validation, tel que nous l’avons implémenté pour un de nos clients parmi les collectivités locales et territoriales .

Le workflow de validation développé ici par StarXpert permet la gestion des arrêtés (les décisions de nomination à un poste) pour le compte du service des Ressources Humaines. L’objectif de l’application est de dématérialiser le processus de validation et de signature des nominations, avec l’aide d’un parapheur électronique. Les arrêtés sont produits par l’application Métier, qui les déverse dans un site Alfresco Share. Les méta-données fournies par l’application Métier permettent le classement du document lors de son importation dans Alfresco. Le plan de classement est organisé par direction et par type d’arrêté.

Le site Alfresco Share est interfacé avec un parapheur électronique, permettant de signer les documents de façon numérique. Ainsi dans le dossier des arrêtés à faire signer, chaque document peut être envoyé dans le parapheur par un simple clic. Il est ensuite automatiquement converti en PDF pour ne plus être modifié. Dans le parapheur, chaque signataire dispose de huit bannettes, dont quatre principales : Dossiers à traiter, à venir, récupérables et en retard.

Lors du traitement, et pour chaque document, s’affichent : la chaîne de validation, un aperçu du document et les actions possibles (viser ou rejeter). En cas de rejet, le validateur peut écrire une annotation publique ou privée. En fin de processus de validation, le Président signe l’arrêté avec un certificat électronique.

Chaque étape de validation est enregistrée dans le dossier RH du candidat dans le site Alfresco Share. Le tableau de bord permet de connaître l’état d’avancement des dossiers.

L’application a été développée sous Alfresco Share 3.4 Enterprise et interfacée avec le parapheur de l’Adullact.

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