Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco

Réussir sa migration vers Alfresco peut s’avérer délicat c’est pourquoi StarXpert met à contribution son savoir faire et ses outils.

Quels sont les problèmes fréquemment rencontrés et pourquoi migrer ?

Le volume de flux d’informations et de documents à gérer est vite exponentiel en entreprise et très souvent une GED trop ancienne se retrouve confrontée à des problèmes de performances majeures : Problèmes de stabilité dues à un volume trop important des documents, des temps de réponse trop longs et un manque cruel d’innovation de la part des éditeurs.

GED open source : une approche structurante pour votre gestion de contenu

Open source signifie que le code source est en libre accès. Par conséquent StarXpert met à votre disposition son expérience et ses outils pour vous assister dans la migration de votre ancienne solution de gestion documentaire vers Alfresco. Notre démarche consiste à migrer les composants techniques de l’application sans effectuer de refonte ni de réorganisation en profondeur du code tout en conservant les métadonnées de vos documents.

Migration de vos données depuis votre ancienne GED vers Alfresco

Injection de vos données grâce à notre outil d'injection de métadonnées ADMIT v2

StarXpert a développé un utilitaire permettant de migrer automatiquement et rapidement des millions de données depuis votre ancien outil de gestion documentaire.

Le processus automatisé permet de migrer un large volume de documents en peu de temps et de fournir un tableau de bord pour analyser les résultats.

Les avantages d'une solution Open Source pour votre entreprise

Pérénnité

Nos développeurs vous accompagnent tout au long de la migration et restent à votre écoute quelque soit le besoin.

Ouverture

 Alfresco s’intègre parfaitement aux outils Microsoft et nous vous proposons des modules à la carte selon vos besoins pour une meilleure gestion des coûts.

Sécurité

Alfresco fait suivre à la bonne personne, au bon moment, les informations dont elle a besoin, dans le respect des exigences réglementaires de conformité en matière d’archivage des documents (ISO 15489, FOIA, DoD 5015.02, EgovG et MoReq, notamment). Ainsi, vos données sont protégées sans être confinées. Et vous donnez de l’autonomie à vos équipes, sans compromettre la sécurité.

Votre GED est obsolète ? N'hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions au mieux vous conseiller

LibreOffice, OpenOffice : l’avenir de la bureautique open source en 2013

2013 verra apparaître la version 4.0 des deux principales suites bureautiques open source. En effet, l’annonce de la v4 d’Apache OpenOffice a été récemment suivie de l’annonce de la version 4 de LibreOffice.

LibreOffice a décidé de nommer sa prochaine version 4.0 plutôt que 3.7. Cette décision prend en compte l’évolution importante de la suite bureautique depuis ses débuts il y a deux ans avec la sortie de la version 3.3, en réalité la première version pour LibreOffice. LibreOffice 4.0 est attendue pour le premier trimestre 2013.

L’été dernier, LibreOffice avait déjà été le sujet d’annonce d’évolutions majeures puisque la fondation travaille sur une version cloud et une version mobile (sous Android). Cependant, il faudra attendre fin 2013, voire 2014, avant de pouvoir en bénéficier.

Nous suivons régulièrement les évolutions de LibreOffice, laquelle en ses deux ans d’existence a réussi le pari de séduire les organisations que StarXpert épaule dans leur migration.

Un an après avoir accepté de reprendre le projet OpenOffice en tant qu’incubateur, la fondation Apache rompt maintenant le silence en lui accordant le statut de projet de haut niveau. A partir du premier trimestre 2013, la version 4.0 d’Apache OpenOffice intégrera l’interface développée par IBM pour Lotus Symphony, et dont le code a été reversé par IBM. De son côté, IBM déclare renforcer son engagement dans le projet. Son aide sera utile pour intégrer la nouvelle interface. En parallèle, Apache travaille sur une version cloud de sa suite bureautique, et dont la sortie est attendue pour 2013-2014.

StarXpert se réjouit d’autant d’activité au sein des fondations des deux solutions bureautiques, LibreOffice et OpenOffice. En effet, la communauté qui soutient un projet open source est un critère important de son succès. Les organisations qui ont adopté la bureautique libre n’en sont que confortées dans leur choix.

Comment migrer depuis MS Exchange vers Zimbra ?

L’idée de migrer votre serveur MS Exchange vers Zimbra vous parait insurmontable ? Vous avez peur de la réaction de vos utilisateurs ? Pas de panique. Zimbra a consacré beaucoup d’efforts pour vous permettre de migrer sans interruption de service et de façon entièrement transparente pour vos utilisateurs. Il existe une panoplie d’outils de migration vous permettant de conserver toutes vos données et vos fonctionnalités.

Installation du serveur Zimbra

L’architecture du serveur Zimbra est proche de celle d’Exchange, il n’y aura donc pas de surprises. Dans un premier temps, le serveur Zimbra va être connecté au serveur Exchange. La migration s’effectue de façon totalement transparente pour les utilisateurs, puisque ceux qui sont toujours sur le serveur Exchange pourront continuer à consulter l’agenda des utilisateurs qui ont déjà été migrés sous Zimbra, et effectuer des demandes de rendez-vous. On pourra alors passer les utilisateurs d’un serveur à l’autre sans que ceux-ci s’en rendent compte.

Migration des données depuis Exchange

Il existe plusieurs façons de procéder. La première est d’utiliser l’assistant de migration (Zimbra Migration Wizard), disponible depuis la version 7.0 de Zimbra. La seconde consiste à exporter le contenu des dossiers Exchange vers un fichier .pst puis de l’importer dans Zimbra grâce à l’assistant d’import des PST (PST Import Wizard). La troisième option est d’exporter les données vers un fichier .pst comme précédemment, puis de le restaurer une fois que le nouveau profile Zimbra de l’utilisateur est créé, en utilisant soit le connecteur Outlook de Zimbra, soit IMAP.

Quelles données peuvent être récupérées dans Zimbra ?

Les données qui peuvent être reprises depuis Exchange dans Zimbra sont les mails, bien sûr, mais aussi le contenu des carnets d’adresses et GAL, les rendez-vous mais aussi les fichiers PST contenus sur les postes de vos utilisateurs. StarXpert a d’ailleurs développé des outils spécifiques venant compléter les outils déjà très complets fournis par Zimbra, pour reprendre l’ensemble des données depuis votre messagerie Exchange.

Faire un prototype pour une installation de grosse taille

Nous avons plusieurs clients ayant migré des milliers de boîtes depuis Exchange vers Zimbra. Pour une installation importante, nous conseillons de procéder à un prototype, puis de migrer service par service. La migration s’effectuera alors de façon entièrement transparente, de la manière expliquée dans le paragraphe au dessus.

Et Outlook ?

Il existe deux cas de figure possibles pour les utilisateurs d’Outlook. Le premier consiste à installer le connecteur Outlook (connecteur MAPI) fourni par Zimbra et simplement remplacer le serveur Exchange vieillissant par le nouveau serveur Zimbra. L’utilisateur conserve Outlook installé sur son poste. L’opération sera effectuée de façon transparente pour les utilisateurs qui pourront continuer à envoyer des emails en sélectionnant leurs contacts dans la GAL ou dans leur carnet d’adresses, ou bien d’effectuer des demandes de rendez-vous en consultant les plages horaires de disponibilités des autres utilisateurs.

La deuxième solution consiste à remplacer Outlook par un client Zimbra : webmail en mode connecté ou bien Zimbra Desktop en mode déconnecté. Le client mail Zimbra a l’avantage d’être de conception plus moderne et d’usage plus ergonomique. En particulier, le webmail Zimbra est plus complet que celui fourni par Microsoft.

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Téléchargez le comparatif Zimbra vs Exchange

La bureautique payante : le dernier bastion

Évolution du poste de travail

Au fil des années, les utilisateurs ont vu leur poste de travail s’étoffer et intégrer de plus en plus d’utilitaires fournis gracieusement. Parmi les fonctionnalités initialement payantes devenues gratuites on peut citer :

  • le navigateur web
  • le graveur de CD/DVD
  • l’utilitaire de compression
  • le traitement d’image basique
  • le lecteur multimédia

Aujourd’hui, les solutions payantes présentes sur les postes de travail professionnels font partie des catégories suivantes :

  • applications professionnelles
  • progiciels
  • solutions liées à des services (comme les antivirus)
  • solutions d’infrastructure (messageries collaboratives)

Les seules ? Presque.

Exception à la règle

Il reste une exception au principe ci-dessus : le traitement de texte, et, par extension, la suite bureautique. Or ce type d’outil est arrivé à maturité depuis de nombreuses années, les documents produits et la façon de les produire étant restés globalement les mêmes. On s’étonne alors du prix important de la suite MS Office.

Une situation en pleine évolution

OpenOffice.org, arrivé sur le marché il y a dix, propose une alternative gratuite à la suite MS Office. Depuis, les entreprises ayant migré vers OpenOffice.org (et maintenant LibreOffice) ont assimilé le fait que la bureautique fait partie de ces utilitaires du poste de travail fournis par défaut, et sans surcout. Cette approche représente un soulagement important en termes de gestion du parc pour l’entreprise : absence de gestion des licences, dernière version disponible gratuitement et homogénéité du parc installé.

Les acteurs du marché prennent conscience de ce mouvement et chacun y réagit à sa manière :

  • Google propose une suite bureautique gratuite en ligne.
  • Microsoft adapte également son offre pour les professionnels et cherche à transformer Office en solution d’infrastructure autour d’Exchange et SharePoint. Cependant, Microsoft a perdu de son impact et les DSI rechignent aujourd’hui à adopter une politique qui les oblige au tout Microsoft.
  • Pour les particuliers, Microsoft propose de fortes baisses tarifaires et une solution en ligne gratuite comme Google. Pour ceux-ci, il n’est plus question de dépenser des sommes importantes pour acquérir MS Office.

Les solutions en ligne proposées par Google et Microsoft notamment, posent encore des problèmes de couverture fonctionnelle, de connexion, et de confidentialité des données. En revanche OpenOffice.org, relayée par LibreOffice, s’inscrit parfaitement dans le sens de l’évolution informatique.

Une solution pragmatique

Nombre d’entreprises sont parfaitement placées pour migrer vers OpenOffice.org et bénéficier de la gratuité des licences et de l’allègement de la gestion du parc installé. La réussite de leur migration dépend alors du soin qu’elles apporteront à préparer et à exécuter leur projet.

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OpenOffice.org et LibreOffice : où en est-on ?

Dix huit mois bien agités

Début 2010, Oracle rachetait Sun Microsystems. Cet événement a impacté de nombreux projets open source, Sun étant un acteur important dans le monde du libre. Puis, il y a un peu plus de six mois, The Document Foundation et LibreOffice naissaient de la volonté de plusieurs membres éminents de la communauté OpenOffice.org de s’affranchir d’Oracle. Cette initiative a fait grand bruit dans la presse. A terme, seul un de ces deux produits jumeaux pouvait obtenir l’adhésion des utilisateurs.

Les versions 3.3 d’OpenOffice.org et de LibreOffice sont sorties de concert en janvier, LibreOffice démontrant ainsi sa capacité d’action et Oracle présentant une offre commerciale complète autour de la bureautique. Puis le mois dernier, à la surprise générale, Oracle a annoncé son désir de cesser toute offre commerciale concernant la bureautique et de faire d’OpenOffice.org un projet pleinement communautaire. Derrière cette annonce, on est en droit de se demander si Oracle n’a pas décidé de jeter l’éponge devant le succès affiché de LibreOffice.

Des points à éclaircir

L’annonce d’Oracle a laissé certaines zones d’ombre sur ses intentions concernant OpenOffice.org : l’éditeur va-t-il continuer le développement ? Si oui, dans quel cadre ? Oracle veut-il créer une fondation comme AOL l’avait fait avec la Mozilla Fondation ?

Un événement classique dans l’univers des logiciels libres

Ce genre d’événements peut sembler surprenant, voire inquiétant. Pour autant, cela fait partie de la vie des logiciels libres et c’est même là leur grande force. En effet, avec les logiciels propriétaires, les utilisateurs sont tributaires de l’éditeur (tarif, évolution, et fin du produit). Tandis qu’avec l’open source, une communauté a toujours la possibilité de recréer une nouvelle initiative à partir du code source. Cela a déjà été le cas avec des projets libres importants : Netscape / Mozilla, le serveur X11 XF86 / Xorg, pour n’en citer que quelques uns. OpenOffice.org avait d’ailleurs déjà fait l’objet de forks plus ou moins ciblés (NeoOffice, Lotus Symphony, OfficeOne, etc.). Les changements structurels des projets libres sont souvent l’occasion de mettre à plat certaines choses et donnent une bouffée d’air frais aux projets.

La vie sans Oracle : une chance pour OpenOffice.org ?

Sans Oracle, OpenOffice.org et LibreOffice vont vivre une nouvelle étape, et les freins importants que constituait sa mainmise vont être levés :

  • Les développeurs ne seront plus dépendants des choix techniques dictés par l’offre technologique de Sun d’abord, puis d’Oracle
  • Les contraintes notamment légales imposées par Sun/Oracle ne seront plus de mise, ce qui conduira vraisemblablement à la contribution de nouveaux acteurs, éventuellement concurrents d’Oracle.

Faut-il interrompre les initiatives de migration ?

Il pourrait paraître judicieux de mettre en veille les projets de déploiements en attendant que la situation se décante. En réalité, cela risque de faire perdre un temps précieux à l’entreprise :

  • La suite OpenOffice.org/LibreOffice n’est pas menacée, elle est simplement passée aux mains de la communauté
  • Techniquement, LibreOffice et OpenOffice sont identiques et le choix de l’un ou l’autre n’a pas d’impact sur la mise en œuvre, ni sur les futures compatibilités
  • Le choix d’évoluer conduit à des bénéfices dont il serait regrettable de renoncer sans vraie raison

StarXpert se réjouit que les choses bougent dans l’univers d’OpenOffice.org et qu’un vent de renouveau souffle sur la bureautique libre.

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Téléchargez les nouveautés d’OpenOffice.org 3.3 et de LibreOffice 3.3.

Migrer vers la dernière version de Microsoft Office ?

Par rapport à d’autres types de migrations, migrer vers une nouvelle suite bureautique (mise à jour vers MS Office 2007/2010 ou migration vers OpenOffice.org, LibreOffice, etc) met en jeu relativement moins d’aspects purement techniques. Il n’en reste pas moins que tout projet de migration réussi se prépare à l’avance. Ainsi, il faudra identifier les démarches qui, dans le contexte particulier de l’entreprise, devront être mises en œuvre pour assurer la réussite du projet. Nous examinerons aujourd’hui les éléments importants et souvent méconnus d’une migration vers Office 2007 ou Office 2010.

Le Ribbon, une interface très remaniée

Microsoft a proposé une évolution majeure de MS Office début 2007. La suite bureautique n’avait pas connu de mis à jour depuis quatre ans. Contrairement aux versions précédentes, Office 2007 introduit des différences notoires et qui ne sont pas sans conséquences dans le cadre d’une migration. Avec MS Office 2007, Microsoft a bouleversé les codes définis de longue date avec les interfaces graphiques en introduisant la nouvelle interface dite « Ribbon ».

Le Ribbon est une interface remplaçant le menu et les barres d’outils par d’une série de panneaux disposés en onglets et présentant les commandes de façon très visuelle. Au départ, l’idée derrière ce concept est d’éviter à l’utilisateur de devoir rechercher les fonctions dans des menus devenus de plus en plus chargés. Avec le Ribbon, l’ensemble, ou presque, des fonctions devient accessible par les panneaux.

L’idée est louable et censée, mais, dans la mesure où il n’y a pas d’option pour revenir à l’interface « classique », le Ribbon déstabilise fortement les utilisateurs. Aussi, les entreprises qui migrent depuis des versions antérieures à Office 2007 se trouvent contraintes de prévoir un accompagnement important des utilisateurs afin de ne pas subir une perte de productivité prolongée de leurs équipes. Face à ce sérieux problème, des développeurs tiers n’ont pas tardé à proposer des solutions permettant aux utilisateurs de retrouver leurs anciens menus et barres d’outils, même si appliquer une rustine ne représente pas une solution idéale.

Plus préoccupant encore, le Ribbon présente des défauts de conception, voire de concept : la présentation de toutes les fonctions sous cette forme visuelle réclame beaucoup d’espace, contraignant les utilisateurs à naviguer d’un panneau à l’autre pour accéder aux fonctions. L’espace réservé aux documents est également plus réduit, notamment dans la hauteur, ce qui a notamment conduit Microsoft à masquer la règle dans Word. De plus, les fonctions qui ne sont pas directement visible sur le panneau (ce serait tout simplement impossible) sont placées dans des listes qui sont loin d’être intuitives, et sur une interface moins structurée qu’un menu.

Au final, même les utilisateurs aguerris ont beaucoup de mal à retrouver une commande qu’ils connaissaient sur l’interface classique. Une étude réalisée auprès d’utilisateurs avancés a montré qu’après un an d’utilisation, ils souffraient toujours d’une baisse de productivité par rapport à l’interface classique. Nombre d’entre eux revenaient d’ailleurs en arrière pour cette raison.

OpenXML, des nouveaux formats ouverts et basés sur XML

A la demande d’un nombre croissant de clients, Microsoft a introduit de nouveaux formats de fichiers dans MS Office 2007, sous le nom d’OpenXML. Ces formats sont documentés et reposent sur la norme XML. Ce n’était pas la première fois que Microsoft introduisait des formats basés sur XML. C’était déjà le cas pour Office 2002 et plus encore Office 2003, même si ces anciens formats n’ont pas survécu. La grande différence avec OpenXML, c’est que ce dernier s’applique par défaut.

Qui n’a pas vu arriver avec perplexité des documents .docx, que les anciennes versions ne pouvaient ouvrir nativement ? Microsoft a fait d’OpenXML une norme ISO, après un parcours à rebondissements. Au final, seul MS Office 2010 implémente la version ISO d’OpenXML, le format d’Office 2007 étant devenu obsolète.

Cette prolifération de formats est un facteur majeur de perturbation pour une entreprise qui souhaite évoluer progressivement vers la nouvelle suite. En effet, la migration vers la dernière version d’Office doit se faire en un seul bloc, et les utilisateurs doivent être sensibilisés à la question des formats documentaires.

Une acceptation très lente

La nécessité de l’accompagnement, le changement des formats auxquels s’ajoutent d’autres écueils (macros et développements à adapter au nouveau langage de programmation, puissance machine requise plus importante qu’avant) ont conduit nombre d’entreprises et d’administrations à temporiser la migration vers la nouvelle version.

Beaucoup ont pris le parti de profiter de cette migration forcée pour passer à la concurrence et s’affranchir, avec OpenOffice.org, des coûts de licences. Ainsi, en 2010, OpenOffice.org disposait de 20% de parts de marché en France. Aujourd’hui, avec la fin du support de MS Office 2003, nombre d’entreprises vont devoir se poser la question de leur avenir bureautique.

En savoir plus

Le webinaire « Réussir sa migration vers OpenOffice.org » présente les éléments qui déterminent le succès d’un projet bureautique open source ainsi que la satisfaction des utilisateurs.

Liens utiles

http://www.exceluser.com/explore/surveys/ribbon/ribbon-survey-results.htm

http://www.lemagit.fr/article/microsoft-entreprises-migration-office-2010/7750/1/forrester-migrer-vers-office-2010-est-pas-une-partie-plaisir/