Alfresco Enterprise 4 : quelles améliorations attendre ?

La première version Alfresco Communautaire (4.0a) est déjà disponible alors qu’Alfresco Enterprise est prévu pour la fin de l’année. StarXpert lève le voile sur les nouveautés qui caractérisent la prochaine version majeure d’Alfresco.

L’équipe d’Alfresco a mis l’accent sur trois sujets :

  • améliorer l’ergonomie d’Alfresco
  • enrichir les fonctions de réseau social d’entreprise
  • faciliter le déploiement et l’administration

Au titre de ces 3 sujets, les améliorations relevées par StarXpert sont :

  • le glisser-déplacer pour déposer des fichiers, pour déplacer des fichiers
  • l’édition en ligne des propriétés des documents
  • des possibilités de tri accrues
  • la refonte du calendrier,
  • une intégration avec Twitter, YouTube, Facebook, des fonctions de suivi des personnes et des contenus, des notifications email sur abonnement,
  • une nouvelle console d’administration (gestion des tags, des workflows, configuration…),
  • le remplacement de l’indexation Lucene par le moteur de recherche Solr. Ceci apporte des améliorations notables sur les capacités de recherche, ainsi que sur les performances d’Alfresco.

On note aussi sans surprise l’arrivée du moteur de Workflow Activiti, qui était déjà annoncé pour cette version.

Autre grande nouveauté, Alfresco Team est un outil dédié permettant d’étendre le travail collaboratif sur les contenus au terminal mobile. Alfresco le considère comme un un point clé de l’avenir. L’ECM pourra ainsi tirer partie de la révolution concernant la diffusion d’outils nomades apportée notamment par Apple (iPhone, iPad).

Alfresco 3.4 – démonstration des nouveautés

StarXpert a effectué une démonstration des nouveautés d’Alfresco 3.4, au cours d’un webinaire dont l’enregistrement se trouve ci-dessous :

OpenOffice.org 3.3 et ses nouvelles fonctionnalités

OpenOffice.org 3.3 est en RC, ce qui est l’occasion pour nous de mettre en avant les améliorations qui nous paraissent les plus intéressantes.

Barre de recherche commune

Common Search Toolbar

Cette fonctionnalité correspond à une demande fréquente des utilisateurs qui souhaitent pouvoir effectuer rapidement une recherche plein texte dans un document. C’est maintenant possible grâce à la nouvelle barre d’outil de recherche. Celle-ci contient un champ de saisie ainsi que deux boutons « suivant » et « précédent ».

Protection des documents renforcée dans Writer et Calc

Increased Document Protection in Writer and Calc

Writer and Calc proposent maintenant deux niveaux de protection des documents. Il est toujours possible de sauvegarder un document avec un mot de passe pour que les utilisateurs non autorisés ne puissent lire le contenu du document. Il est maintenant également possible de protéger un document contre les modifications du document. Ainsi, le contenu peut être mis à la disposition d’un groupe d’utilisateur en lecture seule, tandis qu’un autre groupe d’utilisateurs peut à la fois lire et modifier le document. Cette fonctionnalité est compatible avec la protection des documents présente sous Microsoft Word et Excel.

Feuille de calcul d’1 million de lignes

Les feuilles de calcul de Calc supportent maintenant 1,048,576 (1 million) de lignes au lieu de 65,536. Cette fonctionnalité ne concerne peut être pas le commun des mortels mais est très demandée par les scientifiques

Nouvelles options pour l’import de CSV (Comma Separated Value) dans Calc

New Options for CSV (Comma Separated Value) Import in Calc

Deux nouvelles options sont disponibles pour l’import de fichiers CSV contenant des données séparées par des caractères spécifiques. Ces options permettent de déterminer si les données seront importées en tant que texte, si Calc doit automatiquement détecter les formats numériques, y compris les formats numériques spéciaux tels que dates, heures et caractères scientifiques. Cette détection dépend des paramètres de langue choisis. Cette amélioration s’ajoute au fait que l’import de fichier csv de Calc est déjà plus souple que celui de MS Office dans le choix du caractère délimiteur.

Insérer des objets de dessin dans les graphiques

Insert Drawing Objects in Charts

La fonctionnalité de création de graphiques est améliorée avec le support du dessin d’objets. La barre d’outils de dessin permet d’insérer des formes simples telles que des lignes, rectangles, et boîtes de texte ainsi que des formes plus compliquées comme les cubes, symboles, flèches, étoiles… Les objets dessinés peuvent être modifiés par le biais de plusieurs boîtes de dialogue, lesquelles sont accessibles par le menu contextuel. Les polices de caractères et le formatage du texte peuvent également être modifiés.

Modification manuelle des paramètres des clés primaires des bases de données

Jusqu’à présent, lorsque Base était connecté à une base de données par le biais d’un pilote ODBC, JDBC, ou ADO, il appliquait une méthode heuristique pour déterminer si la base de données supporte les clés primaires. Il arrivait que la méthode heuristique échoue. Aussi, depuis la version 3.3, il existe une option permettant de déclarer le support de la clé primaire de manière explicite. Lorsque les paramètres sont activés, Base part toujours du principe que la base de données supporte des clés primaires, quel que soit le résultat de l’analyse heuristique.

Amélioration de l’interface d’impression

New Easier to Use Print Interface

La boîte de dialogue d’impression a été complètement revue pour la rendre plus accessible et efficace. Une prévisualisation intégrée permet de vérifier l’apparence d’un document à imprimer, et tous les paramètres appropriés peuvent être sélectionnés depuis cette même boîte de dialogue, y compris le nombre de pages, le groupement des pages à l’impression, les objets à imprimer ou à cacher, l’ordre des pages, les pages multiples et plus encore.

Options supplémentaires pour modifier la casse

Depuis la version 3.3, il existe des options supplémentaires pour changer la casse d’une portion de texte sélectionnée. En plus de pouvoir passer de tout en minuscules à tout en majuscules et vice versa,  il est maintenant possible de faire en sorte que la première lettre d’une phrase soit une majuscule, que toutes les lettres soient en majuscules, ou d’inverser la casse existante.

Modifications des paramètres par défaut des graphiques

Plusieurs paramètres par défaut des graphiques ont été changés : taille des graphiques et police plus grandes, absence de bordure, meilleur rendu en 3D et plus encore.

Onglets de feuilles Calc de différentes couleurs

Colored Sheet Tabs in Calc

Une couleur différente peut maintenant être attribuée à chaque onglet correspondant à une feuille différente dans Calc, en bas à gauche de la fenêtre. Il s’agit là d’une fonctionnalité très demandée par les utilisateurs.

Alfresco 3.4 ou l’aboutissement de Share

Alfresco 3.4 est prévu pour bientôt, l’attente de sa sortie est l’occasion de faire le point sur ses nouvelles fonctionnalités.

Share occupe le devant de la scène

Parmi les principales innovations d’Alfresco 3.4 on remarque d’abord celles concernant Share. L’interface bénéficie d’améliorations, notamment autour du module d’Administration, auxquelles s’ajoutent la mise en place de workflows avancés.

Share – amélioration des capacités de personnalisation de l’interface, en particulier sur la barre d’entête :

Si le thème d’Alfresco peut être changé depuis la version 3.3, le module d’administration permet maintenant d’effectuer les modifications depuis l’interface, sans aucun redémarrage de l’application. L’administrateur peut aussi modifier le mot de passe d’un utilisateur au cas où celui-ci l’aurait oublié (depuis la version 3.4.b).

Share – Formulaire personnalisable de recherche avancée (choix du type, de l’aspect et des propriétés personnalisées) :


Par ailleurs, le dashlet « mes tâches » renvoie désormais vers une interface permettant de gérer les workflows. Un workflow peut être démarré sur n’importe quel élément d’un site, voir sur le site lui-même, ou bien encore sur un élément du repository d’Alfresco. Il existe 5 types de workflows car les workflows assignés à un groupe diffèrent de ceux assignés à un utilisateur. Lorsqu’une date d’échéance est définie sur une tâche, celle-ci se présente sous une icône différente dans la dashlet « mes tâches ». La notification peut également être activée à chaque fois que l’utilisateur décide de modifier une tâche.

Depuis la version 3.3 est aussi apparu un nouveau composant dans les sites : les Data Lists. Il existe plusieurs types de Data Lists permettant de créer :

  • une liste d’adresses
  • une liste d’événements
  • une liste de contacts
  • une liste de questions
  • une liste de tâches
  • une liste de choses à faire
  • un programme de réunions
  • un programme d’événements

Pour toutes ces listes, il est possible d’attacher n’importe quel élément, comme pour les workflows. Petite nouveauté, il est aussi possible d’indiquer un statut au niveau du profil pour informer les collaborateurs de ce que l’utilisateur est en train de faire (voir ci-dessous).

Depuis Alfresco 3.3, la fonctionnalité de Site Service permet la création de sites Share publics, privés ou modérés. Ces niveaux de visibilité sont maintenus dans Alfresco 3.4., avec une visibilité publique par défaut. Depuis Alfresco 3.4 il est également possible de changer les configurations pour que tous les nouveaux sites créés soient accessible à un groupe plus restreint par défaut.

Dernier point, l’outil de réplication automatique des données est dorénavant géré par une console d’administration.

Les fonctionnalités qu’Alfresco 3.4 apportent à Share en font un produit complet, dont l’utilisation se substitue à celle de l’interface d’origine d’Alfresco (explorer).

Modifications internes à Alfresco

L’outil de réplication automatique (Transfer Service) a subit des améliorations lui permettant d’effectuer une réplication localisée géographiquement. Il permet un accès rapide sur des sites distants. La réplication ne fonctionne que dans un sens par défaut, le dépôt secondaire étant accessible en lecture seule.

Par ailleurs :

  • L’API prévoit dorénavant un service de notation (RatingService). Celui-ci permet de mettre en place une notation par étoile ou autre critère. Il sera intégré à Share dans les versions futures, probablement à commencer par les blogs.
  • Alfresco Web Quick Start est un ensemble de modèles permettant de créer dynamiquement des sites Web riches en contenu.
  • Alfresco 3.4 présente des performances de lecture améliorées sur le test de permission de lecture. Enfin, les anciennes tables d’Audit ne sont plus utilisées par Alfresco (alf_audit_config, alf_audit_date, alf_audit_fact, alf_audit_source)

Les nouvelles fonctionnalités de Zimbra 7.0

StarXpert a sélectionné pour vous quelques nouvelles fonctionnalités de la future version 7.0 de Zimbra qui nous paraissent intéressantes. La sortie de Zimbra 7.0 est actuellement prévue pour la fin de l’année.

  • Les dernières versions des OS (Suse, Red Hat, Ubuntu, MacOS) sont supportées uniquement sur serveurs 64bit
  • Un datasource externe permet de migrer des données d’une boîte mail POP ou IMAP de l’ancienne messagerie vers les dossiers root de Zimbra. Cela permet de se passer d’Imapsync ou de pop2imap pour ceux qui ne maîtrisent pas bien.
  • Versionning des documents contenus dans le porte-document
  • Nouveau gestionnaire de rendez-vous calculant automatiquement la prochaine plage horaire disponible pour tous les participants (voir copie d’écran ci-dessous)
  • Possibilité de sélectionner plusieurs fichiers et de les inclure dans le porte documents en une seule action
  • Heures et jours de bureaux définissables dans les préférences utilisateur
  • Possibilité de configurer la signature de domaine par domaine
  • Appliance multi-instance pouvant supporter jusqu’à 100 000 boîtes mail
  • Déploiement et mise à jour automatique du connecteur Outlook
  • Possibilité de connaître les adresses emails des membres des groupes contenus dans la GAL d’Active Directory – fonction très demandée
  • Aperçu des documents contenus dans le porte-documents grâce à Adeptol

NB : comme c’est le cas pour toute version en cours de développement, certaines des fonctionnalités énoncées ci-dessus pourraient être repoussées à une version ultérieure.