Les avantages de la GED pour votre entreprise

Les avantages de la GED pour votre entreprise

Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?

En pleine transformation numérique, nombreuses sont les entreprises qui mettent en place des outils de gestion électroniques de documents leur permettant une meilleure conduite de leur administration générale. Ainsi c’est pas moins de 46% de raccourcissement du cycle de traitement des documents et jusqu’à 91% de réduction des coûts.

Vous hésitez à mettre en place une solution de GED ?

Découvrez-en ici les 3 principaux avantages.

1 - Réduction des coûts

La mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents telle que Alfresco permet une réduction des coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information : consommation d’encre et de papier, volume utile de l’archivage physique… Elle permet par ailleurs de réduire le temps de traitement des documents et ainsi d’augmenter la productivité de vos collaborateurs. Aujourd’hui 19,5% des pertes de productivité sont intrinsèquement liées aux problématiques de gestion de documents. La GED vous permet de concilier agilité et conformité.

2 - Gestion documentaire Agile

La Gestion Électronique des Documents permet d’offrir à vos clients et collaborateurs un accès aux documents les concernant. Ils peuvent ainsi consulter les informations qui leurs sont utiles à tout moment et partout. Mieux, ils peuvent remplir les formulaires en ligne, tout comme télécharger les pièces justificatives nécessaires, gérez les droits d’accès, de modification… Les flots d’informations circulent mieux entre votre entreprise et les clients, et les processus concernant le traitement des documents se voient raccourcis, vous offrant une meilleure transparence et une plus grande réactivité. Afin de gérer au mieux la documentation Qualité et de répondre à ses nombreuses normesStarXpert à développé un module Qualité sous Alfresco grâce au moteur de workflow Activiti.

3 - Sécurisation des informations

Grâce à la GED, mettez un terme aux risques de perte ou de détérioration des documents. Vous avez dorénavant l’assurance d’un document mis à jour par tous les collaborateurs de façon simultanée. Une fois le cycle de vie du document terminé, il est possible de l’archiver au sein d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) afin de pouvoir le protéger des modifications tout en y gardant un accès simple et rapide. Aucun document n’est perdu et est accessible à tout moment.

Vous avez une question ? Un projet de GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent gratuitement.

Le couple Ephesoft-Alfresco offre une solution complète, allant de la dématérialisation à la gestion des documents

A l’heure où les pressions sur les entreprises s’intensifient autour de la gestion des documents et courriers entrants (traçabilité, réactivité…), la dématérialisation devient une priorité pour beaucoup.

Alfresco, couplé à la solution de numérisation de son partenaire Ephesoft, propose une approche entièrement open source, allant de la dématérialisation à la gestion des contenus de l’entreprise, et cela à moindre coût.

Au delà de la numérisation, le couple Ephesoft-Alfresco permet d’associer des métadonnées aux documents scannés, puis de les classer, de façon à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés lors des recherches.

Pourquoi numériser ?

  • Protéger contre la perte, le vol ou la destruction.
  • Permettre un accès de partout et à tout moment.
  • Supprimer le papier et permettre un gain de place.

Présentation d’Ephesoft

La solution de numérisation Ephesoft propose un accès web – Ephesoft est compatible avec Explorer, Firefox, Chrome et Safari – ce qui évite d’avoir à installer un client lourd sur chaque poste. Ephesoft est la seule solution de numérisation open source respectant les standards ouverts.

Cette solution permet de scanner ou d’importer des documents provenant de fax, scanners et emails, puis de les classer et d’en extraire des métadonnées. Ephesoft utilise le module d’océration Recostar, reconnu pour sa fiabilité.

Ephesoft est partenaire d’Alfresco. La solution est compatible avec Afresco 3.x et 4.x. Ephesoft utilise le protocole CMIS pour exporter les documents vers Alfresco. Ephesoft est disponible en version Communautaire, Entreprise ou Cloud.

Avantages de la solution Ephesoft

  • Entièrement open source.
  • 100 % web.
  • Paramétrable selon les besoins des utilisateurs : Facile à utiliser et à configurer.
  • Transparence : le workfow du processus est entièrement visible par l’opérateur durant son déroulement
    • New => Locked => Running => Ready to Review & Validation => Export.
  • Gère trois points d’entrée : fax, emails et scanners.
  • Le traitement est automatisé : Minimise le risque d’erreurs.
  • Apprentissage en ligne des fax, scan et email.
  • Extraction des métadonnées par code-bar, expressions régulières et phrases.
  • Support OCR : I.R.I.S, ABBYY FineReader ou RecoStar.
  • Les formats suivants sont supportés : TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF, JPEG.
  • Intégration LDAP et Active Directory.
  • Compatible avec MySQL, MS SQL Server and Oracle.

Présentation Fonctionnelle

schema d'architecture V0.1
Ephesoft fonctionne à l’aide de « Batch Class », représentées sur le schéma ci-dessus par «  BC1, BC2, BC3 ». Chaque BC classe est configurable depuis le navigateur à partir du Module d’administration et permet de définir :

– Le Workflow du Processus :

  • Import
  • Traitement
  • Assemblage
  • Validation de la Classification
  • Validation des métadonnées
  • Export

– Les types de documents reconnaissables par ce « BC » et les metadonnées correspondantes.

En savoir plus

– Pour avoir un comparatif des versions « entreprise » et « communautaire », aller sur le site http://www.ephesoft.com/products/on-premise
– Starxpert met à votre disposition son expérience de la dématérialisation : choix de la solution, installation et intégration à la GED Alfresco. Contactez StarXpert pour votre nouvelle solution de dématérialisation.