Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED (gestion électronique de documents)

La gestion électronique des documents (GED) et processus qualité est un enjeu majeur en termes de stratégie et de développement pour les entreprises. Mais face à une gestion documentaire croissante, il est primordial de centraliser toutes les données et de préserver l’ensemble des documents.

La gestion électronique des documents

Pour administrer au mieux les flux documentaire, de nombreuses organisations recourent à des logiciels de gestion électronique de documents (GED)L’objectif : gagner en agilité en développant une gestion efficiente du savoir-faire et des connaissances internes de l’entreprise. En effet, si les logiciels utilisés par les différents services apportent des réponses concrètes à un besoin métier, la complémentarité d’une solution de gestion documentaire permet de fluidifier le partage de l’information et de faciliter l’application des procédures qualité dans le respect des normes en vigueur.

Gestion qualité : un référentiel documentaire à centraliser et ordonnancer

La gestion de la qualité constitue un référentiel documentaire essentiel pour les entreprises en quête d’amélioration et de performance. Les entreprises manufacturières ayant des exigences de qualité très élevées sont confrontées à de nombreux obstacles pour atteindre leurs objectifs de qualité. Certaines sociétés déroulent leurs activités dans un cadre strictement réglementé (notamment celles produisant des appareils médicaux, par exemple) et doivent régulièrement se soumettre à des audits, tandis que d’autres doivent respecter des normes de qualités telles que les BPF et ISO9001. La norme ISO 9001, qui décrit les exigences d’un système de management de la qualité, n’indique pas exhaustivement l’ensemble des documents à produire.

Cependant, les entreprises engagées dans une démarche de gestion de la qualité disposent généralement d’une documentation constituée d’un manuel qualité, de procédures organisationnelles et de processus fonctionnels. À cela s’ajoute également plusieurs modes opératoires (fiches d’instructions et de consignes, fiches de postes, etc) ou documents dit « d’enregistrement », certifiant les preuves de résultats et assurant la traçabilité des opérations réalisées grâce aux métadonnées.

Une gestion documentaire stratégique regroupent des données techniques à structurercentraliser et organiser rigoureusement. L’objectif étant de pouvoir l’exploiter pleinement et d’en retirer les bénéfices attendus : amélioration continue, gain de productivité, maîtrise et contrôle des procédures qualités, etc…

La GED, une réponse rationnelle à la gestion documentaire qualité

En effet, la fonction première d’un logiciel de GED est de stocker les données dématérialisées d’une organisation en un espace unique. La GED facilite ainsi l’accès et le partage d’un référentiel commun de documents qualité à tous les utilisateurs et assure leur pérennité. Il assure également une uniformisation des documents et favorise le travail collaboratif, fonctionnalités indispensables pour répondre à la mise en œuvre d’une démarche qualité en entreprise.

L’acquisition d’un logiciel de gestion documentaire permet de répondre à ces enjeux, en s’intégrant au système d’information existant de l’entreprise. Par ailleurs, il s’adapte parfaitement aux exigences et aux contraintes de la gestion qualité des entreprises.

Garantir sécurité et confidentialité

Pour autant, un tel référentiel peut contenir des informations clefs de l’entreprise qu’il n’est pas nécessaire de diffuser à l’ensemble des collaborateurs. Il est donc indispensable pour une solution de gestion documentaire d’assurer la sécurité et la confidentialité des données stockées. La GED répond très bien à cette problématique : elle offre la possibilité d’attribuer des droits d’accès différents, selon les profils utilisateurs (rédacteur, superviseur, signataire, etc…) et de définir des niveaux d’autorisation (consultation, modification, partage, etc…).

Maîtriser les procédures qualités, un enjeu primordial pour les entreprises

Le défi majeur pour les Responsables QSE (Qualité-Sécurité-Environnement) est de s’assurer que les étapes des procédures qualité de l’entreprise sont suivies par l’ensemble des acteurs de la chaîne de production. Alors que les réglementations changent constamment, comment vérifier que chaque collaborateur dispose des bonnes instructions ? Un logiciel de GED offre la certitude que l’information diffusée est conforme et que chaque intervenant dispose des procédures à jour.

Pour enchérir, la GED intègre également la possibilité de paramétrer des workflowsLes workflows constituent des processus d’automatisation des tâches permettant un enchaînement automatisé des différentes opérations et étapes de validation de tâches plus ou moins complexes. Ils reproduisent le déroulement d’un processus métier dans son intégralité. Les circuits de validation permettent ensuite de s’assurer que chaque étape est bien conforme aux critères de qualité requis.

Un responsable de projet peut suivre l’avancée d’un projet en temps réel et agir efficacement. Notamment grâce aux outils de pilotage ; alertes et notifications, tableaux de bord personnalisés et indicateurs de performance etc… Il est ainsi plus facile de contrôler les écarts entre les objectifs à atteindre et les résultats constatés.

Un atout pour l’acquisition des normes et certifications qualité

La GED facilite l’application des procédures qualité en interne mais pas que. Elle accompagnent aussi la préparation des entreprises au passage d’audit qualité pour obtenir les certifications ISO 9001 (Normes ISO 9000).

Toutefois les SMQ ne conviennent pas à toutes les sociétés de MedDev. Si votre entreprise répond aux critères suivants, il serait justifié d’envisager la mise en place d’un logiciel de gestion de documents ou d’un système de gestion de contenu pour vous aider à respecter les normes de qualité en toute efficacité :

Vous avez des questions ? Un projet GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent.

Alfresco : implémenter un workflow de validation

Alfresco est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise très puissant, et nombre de DSI reconnaissent le besoin d’une telle application au sein de leur entreprise privée ou publique. Cependant, ils ne savent pas toujours comment aborder le projet. StarXpert intervient souvent pour expliquer Alfresco et sa mise en oeuvre. C’est pourquoi nous allons examiner ici un cas de figure fréquent, à savoir  la création d’un workflow de validation, tel que nous l’avons implémenté pour un de nos clients parmi les collectivités locales et territoriales .

Le workflow de validation développé ici par StarXpert permet la gestion des arrêtés (les décisions de nomination à un poste) pour le compte du service des Ressources Humaines. L’objectif de l’application est de dématérialiser le processus de validation et de signature des nominations, avec l’aide d’un parapheur électronique. Les arrêtés sont produits par l’application Métier, qui les déverse dans un site Alfresco Share. Les méta-données fournies par l’application Métier permettent le classement du document lors de son importation dans Alfresco. Le plan de classement est organisé par direction et par type d’arrêté.

Le site Alfresco Share est interfacé avec un parapheur électronique, permettant de signer les documents de façon numérique. Ainsi dans le dossier des arrêtés à faire signer, chaque document peut être envoyé dans le parapheur par un simple clic. Il est ensuite automatiquement converti en PDF pour ne plus être modifié. Dans le parapheur, chaque signataire dispose de huit bannettes, dont quatre principales : Dossiers à traiter, à venir, récupérables et en retard.

Lors du traitement, et pour chaque document, s’affichent : la chaîne de validation, un aperçu du document et les actions possibles (viser ou rejeter). En cas de rejet, le validateur peut écrire une annotation publique ou privée. En fin de processus de validation, le Président signe l’arrêté avec un certificat électronique.

Chaque étape de validation est enregistrée dans le dossier RH du candidat dans le site Alfresco Share. Le tableau de bord permet de connaître l’état d’avancement des dossiers.

L’application a été développée sous Alfresco Share 3.4 Enterprise et interfacée avec le parapheur de l’Adullact.

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Activiti prend le relais de jBPM

Les nouvelles normes BPMNv2 (Business Process Model and Notation v2) qui régissent les applications de gestion de processus métier apportent des changements majeurs, puisqu’au delà d’une représentation graphique commune, elles définissent les sémantiques d’exécution ainsi qu’un format commun d’échange. Une des répercussions est l’abandon du projet jBPM au profit du projet Activiti, né il y a moins d’un an, et se conformant aux nouvelles normes. Pour être plus précis, Activiti prend le relais de jBPM, le chef de projet d’Activiti (Tom Baeyens) n’étant autre que le fondateur de jBPM, tandis qu’Activi sort sa première version majeure sous le nom d’Activiti 5.0, faisant suite à la version 4 de jBPM.

jBPM est pour le moment conservé dans Alfresco, cependant un outil de migration vers Activiti devrait logiquement bientôt voir le jour, puisque le nouveau standard de workflow BPMNv2 sera prochainement adopté par Alfresco. Alfresco est fortement impliqué dans l’avenir des BPMN puisqu’il a participé à la rédaction des normes BPMNv2 et fournit 8 des développeurs du projet Activiti, dont Tom Baeyens.

Activiti offre une interface de modélisation pour Eclipse ainsi qu’une interface de modélisation web (réalisée par Signavio, lequel vend une version en SaaS). Activiti 5.0 est parfaitement fonctionnel et permet de travailler avec Alfresco par le biais d’OpenCMIS. A terme, Activiti sera capable de gérer les processus de conception de workflows, les workflows d’entreprise ainsi que les workflows d’administration de serveur.

Le moteur d’Activiti est fourni sous licence Apache et peut être embarqué dans une application web. La solution est intégrée à Grails, tandis que des applications iPhone et Android sont en cours de développement. Un des points marquants réside dans la capacité d’Activiti à piloter un workflow en utilisant des valeurs présentes dans un classeur xls.

Activiti rejoint ainsi les rangs des applications implémentant BPMNv2, dont fait partie son concurrent Bonita.