Wébinaire 100% secteur public; Comment gérer son archivage légal avec Alfresco

Démonstration de notre module de pré-archivage et d'export SEDA pour Alfresco

Gérer le pré-archivage dans Alfresco​

Les documents sont réputés traverser trois âges successifs au cours de leur existence. Au cours du 1er âge, les archives sont dites courantes car utilisées de manière fréquentes. Ensuite, elles parviennent au stade d’archives intermédiaires puisque leur utilisation est plus ponctuelle et sont conservées à des fins administratives et juridiques. Enfin, pour celles qui ont une valeur légale ou historique, elles accèdent au statut d’archives définitives.

Le module StarXpert couvre les deux premiers âges dans Alfresco, en permettant de préparer le futur archivage au moyen des métadonnées SEDA.

Chaque ‘Type de documents’ reçoit un ‘Aspect Archivage’ qui permet la constitution du bordereau de versement SEDA.

Exporter automatiquement au format SEDA vers le SAE

Les versements sont automatisés. Les délais de transmission au SAE et de conservation dans Alfresco font partie des éléments paramétrables. L’archivage intermédiaire peut donc être effectué en GED, ou dans le SAE, avec un recouvrement entre les deux, au choix de l’archiviste.

Un site Alfresco Share fournit un tableau de bord aux archivistes, leur permettant de gérer les méta-données d’archivage.

Ce module Alfresco a été développé par StarXpert en collaboration avec une collectivité territoriale. Il permet de réaliser l’archivage courant et intermédiaire dans Alfresco et d’exporter automatiquement les documents au format SEDA. Ses principales fonctions :

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